Periodieke facturen automatiseren
Veel ondernemers hebben terugkerende facturen. Het herhaaldelijk factureren van abonnementen geeft een meer voorspelbare omzet. Deze maandelijkse facturen lijken veel werk maar je kunt periodieke facturatie ook eenvoudig automatiseren.
Inhoud:
- Werken met abonnementen
- Periodieke facturen automatiseren
- UBL-facturen in XML-formaat
- Automatische incasso
Wat zijn periodieke facturen?
Als je producten of diensten niet eenmalig factureert, maar om de zoveel tijd hiervoor een nieuwe factuur verstuurt, krijg je in de boekhouding te maken met periodieke facturen. Dit zijn terugkerende facturen. Bijvoorbeeld facturen van hostingbedrijven, foodboxen, of bedrijfsadviseurs met een abonnement.
Deze facturen kun je automatiseren. Als je een monteur hebt ingeschakeld omdat je een probleem had met je verwarmingsketel, stuurt die een unieke factuur na de opdracht. Maar als hij daarna jaarlijks de ketel komt controleren, dan is die terugkerende factuur vaak continu hetzelfde.
Periodieke facturen maak je telkens opnieuw. Zoals bij een abonnement op een dienst of product.
Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.
Steeds meer bedrijven bieden abonnementen
Steeds meer bedrijven bieden abonnementen voor producten of diensten. Ze factureren daarna een vast bedrag per maand of kwartaal. Hiermee is er ook zekerheid van omzet in de toekomst. Een terugkerend abonnement maakt de klantrelatie duurzamer en je kunt sturen op klantretentie.
Steeds meer bedrijven bieden hun producten of diensten aan via een abonnement.
Klantloyaliteit is dus waar de focus moet liggen. Als je diensten verleent op basis van een abonnement is de periodieke factuur telkens bijna hetzelfde. Het factuurnummer en de datum zijn dan de enige variabelen, naast een incidentele kostenverhoging of -verlaging.
Bij de start lever je met periodieke betalingen soms in op je omzet. De bedragen zijn vaak kleiner. Er is dus meer administratie en je bouwt langzamer winst op. Maar in werkelijkheid bouw je geleidelijk aan je financiële stabiliteit want die omzet komt volgend jaar vanzelf terug. Als je het abonnement kunt automatiseren kun je uiteindelijk juist tijd besparen op je administratie. Dat begint al bij de automatische facturering.
Op zoek naar een facturatieprogramma dat de maandelijkse facturatie deels automatiseert? Vergelijk ze makkelijk en snel in ons overzicht van facturatieprogramma’s.
Facturatie abonnementen kun je automatiseren
Door het aanmaken en versturen van de factuur te automatiseren, houd je meer tijd over om je klant beter te leren kennen. Hoeveel klanten die dit jaar een betaling deden, gaan dat volgend jaar weer doen? Hoe lang blijft een klant gemiddeld lid? Waarom haken zij af, en wat kun je hieraan doen?
Hier komt een stukje relatiemanagement en data-analyse bij kijken. Dit kan een bijkomende reden zijn om wel te investeren in een alles-in-één softwareprogramma, waar je naast de facturen ook je leden kunt beheren. Zo kun je optimaal gebruik maken van je abonnementsmodel en vergroot je je inzicht in je omzetontwikkeling.
Abonnementen maken je klantrelatie én omzet duurzamer naar de toekomst.
Automatisch, maar wel flexibel
Een abonnement dat je automatisch periodiek factureert betekent overigens niet dat je er geen omkijken naar hebt. Houd het altijd in de gaten want factureringsprogramma’s hebben nog altijd jouw handen aan de knoppen nodig voor deze hun werk kunnen uitvoeren.
Wil een klant bijvoorbeeld tijdelijk het abonnement pauzeren als hij op vakantie gaat? In plaats van het abonnement op te zeggen en de klant te verliezen, kun je automatische facturering hierop aanpassen. Indien je niet alleen je facturering wilt vereenvoudigen, maar ook je boekhouding wilt integreren, is een compleet boekhoudprogramma een goede keus.
Maken van periodieke facturen automatiseren
Met de juiste software is het maken van een periodieke factuur eenvoudiger dan een normale factuur. Maar als het volume toeneemt komt er alsnog een hoop werk bij kijken om deze facturen telkens handmatig te coderen, adresseren, goedkeuren en corrigeren.
Je maandelijkse facturen kun je beter automatiseren met goede facturatiesoftware. Hierdoor hoef je niet telkens elke periodieke factuur handmatig meer aan te maken en te versturen. Enkele pakketten die ook periodieke facturatie aanbieden zijn:
Gratis voor alle starters: Maak, beheer en verstuur je facturen met de facturatie-module van e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor je uitstraling en identiteit behouden blijft. Heb je een zakelijke rekening? Dan kun je klanten je facturen direct laten betalen via iDEAL.
Met enkele simpele handelingen is een factuur zo gemaakt en direct per e-mail (als PDF en UBL) verstuurd. DigiBTW biedt facturatie- en boekhoudsoftware speciaal voor zzp'ers. Incl. facturatie, uren- en rittenregistratie en meer.
In minder tijd je administratie gedaan, zonder kennis van boekhouden? Het kan met SnelStart. Onbeperkt offertes en facturen sturen. Je btw-aangifte is zo geregeld. En dat voor een vast bedrag per maand + de eerste 30 dagen gratis.
Handmatig periodieke facturen maken en versturen wordt al snel tijdrovend.
Kosten van facturatiesoftware
De kosten van handmatig factureren worden regelmatig onderschat. Je moet gegevens nauwkeurig bijhouden en een fout in een formuleregel is al gauw gemaakt. Periodieke facturen zijn grotendeels identiek.
Veel ondernemers die werken met Excel willen daarmee de kosten van een facturatieprogramma besparen. Maar vaak zijn die niet veel hoger dan een tientje per maand en er is ook gratis facturatie-software. Al heeft een goed pakket wel extra mogelijkheden waarmee het zichzelf meestal snel terugverdient.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.
Een UBL-factuur maken in XML-formaat
Als je je terugkomende facturen automatiseert, verloopt het factureringsproces allereerst een stuk efficiënter. Alle facturen zijn sneller gemaakt, verstuurd, en betalingen zullen ook sneller binnenkomen. Automatisch factureren wordt helemaal ideaal als je de factuur niet alleen digitaal verzendt, maar de factuur zelf digitaal leesbaar is. Steeds meer boekhoudsoftware en factureringsprogramma’s kunnen bestanden in XML-formaat direct inlezen en verwerken.
In Nederland en andere Europese landen is de standaard voor deze facturen UBL (Universal Business Language). Uitgaande facturen kun je versturen per e-mail, met een pdf-bijlage voor de ontvanger en een XML-bestand voor de administratiesoftware.
Ben je op zoek naar een facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.
Automatische incasso’s automatiseren
Niet alleen de periodieke facturen maar ook de betalingen vanuit de klant kun je deels automatiseren. Bijvoorbeeld met automatische incasso. Dit vergemakkelijkt terugkerende betalingen. Je hebt hiervoor wel toestemming nodig van de geïncasseerde. Deze kan jou hiervoor machtigen.
Met een enkele machtiging voor automatisch incasso maak je de terugkerende betaaldrempel zo laag mogelijk. Hierna hoeft je klant geen extra actie meer te ondernemen. Wel moet je de incasso 14 dagen vooraf aankondigen, mede om mislukte betalingen te voorkomen.
Kondig elke incasso vooraf even aan. Bijvoorbeeld in het klantendashboard.
Terugloop in abonnees of betalingen ontstaan niet alleen omdat klanten opzeggen, maar ook door fouten in het incasseringsproces. Dit kan bij onvoldoende saldo, al kun je ook veel problemen voorkomen met goede informatie. Informeer bijvoorbeeld je klant als gegevens verouderd raken of als een creditcard of betaalpas binnenkort verloopt. Zo help je jouw klant om de betaalgegevens correct en up-to-date te houden.
Ben je op zoek naar een facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.