e-boekhouden

Automatisch factureren

Veel ondernemers hebben terugkerende facturen. Het herhaaldelijk factureren van abonnementen geeft een meer voorspelbare omzet. Deze periodieke facturen lijken veel werk maar je kunt deze facturatie automatiseren.

Inhoud:

Wat zijn periodieke facturen?

periodieke facturen automatiserenAls je producten of diensten niet eenmalig factureert, maar om de zoveel tijd hiervoor een nieuwe factuur verstuurt, krijg je in de boekhouding te maken met periodieke facturen. Dit zijn terugkerende facturen. Bijvoorbeeld facturen van hostingbedrijven, foodboxen, of bedrijfsadviseurs met een abonnement.

Periodieke facturen maak je telkens opnieuw. Zoals bij een abonnement op een dienst of product.

Deze facturen kun je automatiseren. Als je een monteur hebt ingeschakeld omdat je een probleem had met je verwarmingsketel, stuurt die een unieke factuur na de opdracht. Maar als hij daarna jaarlijks de ketel komt controleren, dan is die terugkerende factuur vaak continu hetzelfde.

Een facturatieprogramma dat automatisch kan factureren? Probeer e-Boekhouden uit of vergelijk zelf met ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Steeds meer bedrijven bieden een abonnement

Steeds meer bedrijven bieden abonnementen voor producten of diensten. Ze factureren daarna een vast bedrag per maand of kwartaal. Hiermee is er ook zekerheid van omzet in de toekomst. Een terugkerend abonnement maakt de klantrelatie duurzamer en je kunt sturen op klantretentie. Daarmee kun je klanten beter voor een langere periode aan je binden, dan eenmalig te factureren maar de klant daarna nooit meer terug te zien.

Steeds meer bedrijven bieden hun producten of diensten aan via een abonnement.

abonnement facturerenKlantloyaliteit is dus waar de focus moet liggen. Als je diensten verleent op basis van een abonnement is de periodieke factuur telkens nagenoeg hetzelfde. Het factuurnummer en de datum zijn dan de enige variabelen, naast een incidentele kostenverhoging of -verlaging.

Aanvankelijk lijk je met periodieke betalingen in te leveren op je omzet. De bedragen zijn immers kleiner. Er is dus meer administratie en je bouwt langzamer winst op. Maar in werkelijkheid bouw je geleidelijk aan je financiële stabiliteit want die omzet komt volgend jaar vanzelf terug. Als je het abonnement kunt automatiseren kun je uiteindelijk juist tijd besparen op je administratie. Dat begint al bij de automatische facturering.

Op zoek naar een facturatieprogramma dat de facturatie deels automatiseert? Vergelijk ze makkelijk en snel in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Alle facturen voor abonnementen kun je automatiseren

Door het aanmaken en versturen van de factuur te automatiseren, houd je meer tijd over om je klant beter te leren kennen. Hoeveel klanten die dit jaar een betaling deden, gaan dat volgend jaar weer doen? Door de continuïteit in je inkomsten kun je hier op anticiperen. Hoe lang blijft een klant gemiddeld lid? Waarom haken zij af, en wat kun je hieraan doen?

Hier komt een stukje relatiemanagement en data-analyse bij kijken. Dit kan een bijkomende reden zijn om wel te investeren in een alles-in-één softwareprogramma, waar je naast de facturen ook je leden kunt beheren. Zo kun je optimaal gebruik maken van je abonnementsmodel en vergroot je je inzicht in je omzetontwikkeling.

Abonnementen maken je klantrelatie én omzet duurzamer naar de toekomst.

Automatisch, maar wel flexibel

Een abonnement dat je automatisch periodiek factureert betekent overigens niet dat je er geen omkijken naar hebt. Houd het altijd in de gaten want factureringsprogramma’s hebben nog altijd jouw handen aan de knoppen nodig voor deze hun werk kunnen uitvoeren. Flexibiliteit is een must. Wil een klant bijvoorbeeld tijdelijk het abonnement pauzeren als hij op vakantie gaat? In plaats van het abonnement op te zeggen en de klant te verliezen, kun je automatische facturering hierop aanpassen.

Indien je niet alleen je facturering wilt vereenvoudigen, maar ook je boekhouding wilt integreren, is een alomvattend boekhoudprogramma een goede keus. Deze kun je naar je eigen wensen inrichten, afhankelijk van welke aanbieder je kiest.

Maken van periodieke facturen automatiseren

maken van periodieke facturen automatiserenBij periodieke facturen stapelt het administratieve werk zich snel op. Zeker als je gegevens bijhoudt in Excel en facturen handmatig verzendt als pdf-document per e-mail. Als startende ondernemer is hier niks mis mee. Factureren via Excel of Google Spreadsheet is laagdrempelig en je hebt zelf de touwtjes in handen.

Handmatig periodieke facturen maken en versturen wordt al snel tijdrovend.

Een programma als Excel is toegankelijk, maar bij terugkerende facturen enorm tijdrovend. Het maken van een periodieke factuur is eenvoudiger dan een normale factuur, maar als het volume toeneemt komt er alsnog een hoop werk bij kijken om deze facturen telkens handmatig te coderen, adresseren, goedkeuren en corrigeren.

Kosten van facturatiesoftware

De kosten van handmatig factureren worden regelmatig onderschat. Je moet gegevens nauwkeurig bijhouden en een fout in een formuleregel is al gauw gemaakt. Periodieke facturen zijn grotendeels identiek.

Je maandelijkse facturen kun je dus veel beter automatiseren met goede facturatiesoftware. Hierdoor hoef je niet telkens elke periodieke factuur handmatig meer aan te maken en te versturen. Veel ondernemers die werken met Excel willen daarmee de kosten van een facturatieprogramma besparen. Maar vaak zijn die niet veel hoger dan een tientje per maand en er is ook gratis facturatie-software. Al heeft een goed pakket wel extra mogelijkheden waarmee het zichzelf meestal snel terugverdient.

Niet alleen enkele facturen maar de hele boekhouding deels automatiseren? Vergelijk software makkelijk en snel in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Een UBL-factuur maken in XML-formaat

UBL-facturen versturenAls je je periodieke facturen automatiseert, verloopt het factureringsproces allereerst een stuk efficiënter. Alle facturen zijn sneller gemaakt, verstuurd, en betalingen zullen ook sneller binnenkomen. Automatisch factureren wordt helemaal ideaal als je de factuur niet alleen digitaal verzendt, maar de factuur zelf digitaal leesbaar is. Steeds meer boekhoudsoftware en factureringsprogramma’s kunnen bestanden in XML-formaat direct inlezen en verwerken.

Deze facturen worden in Nederland en andere Europese landen gemaakt naar de UBL (Universal Business Language) standaard. Softwareprogramma’s houden zich hier dan ook aan. Je hoeft je dus geen zorgen te maken dat het programma van de ontvanger jouw uitgaande factuur niet kan lezen. Uitgaande facturen zullen doorgaans geleverd worden per e-mail met een PDF voor de ontvanger en een XML voor hun administratiesoftware.

Overheid accepteert alleen nog maar UBL-facturen

Alle overheidsinstanties en bedrijven die zaken doen met de Rijksoverheid, moeten verplicht hun facturering automatiseren. Ook voor kleine ondernemers is dit een slimme investering. Zeker als je een abonnementsmodel hanteert. Totaalbedragen en btw-tarieven worden bijvoorbeeld automatisch berekend, en de factuur wordt direct verwerkt in je administratie. Zo bespaar je per factuur veel kostbare tijd, en geld.

Steeds meer software is geschikt om UBL-facturen automatisch in te lezen en te verwerken.

Ben je op zoek naar een facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Betalingen via automatische incasso’s automatiseren

betaling factuur regelen via een incassoNiet alleen de periodieke facturen maar ook de betalingen vanuit de klant kun je deels automatiseren. Bijvoorbeeld met automatische incasso. Dit vergemakkelijkt terugkerende betalingen. Je hebt hiervoor wel toestemming nodig van de geïncasseerde. Deze kan jou hiervoor machtigen.

Eén machtiging voor alle betalingen

Met een machtiging voor automatisch incasso maak je de terugkerende betaaldrempel zo laag mogelijk. Hierna hoeft je klant in feite geen extra actie meer te ondernemen. Onderbreek de continue betaalstroom dus niet meer met betaalverzoeken, als je klant hier al toestemming voor heeft gegeven. Wel moet je de incasso 14 dagen van tevoren aankondigen, onder andere om mislukte betalingen te voorkomen.

Kondig elke incasso vooraf even aan. Bijvoorbeeld in het klantendashboard.

Terugloop in abonnees of betalingen is vaak niet eens alleen omdat klanten opzeggen, maar kan ook gebeuren door fouten in het incasseringsproces. Dit kan bij onvoldoende saldo, al kun je ook veel problemen voorkomen met goede informatie. Informeer bijvoorbeeld je klant als gegevens verouderd raken of als een creditcard of betaalpas binnenkort verloopt. Zo help je jouw klant om de betaalgegevens correct en up-to-date te houden.

Ben je op zoek naar een facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.