Exact Online vs. AFAS
Exact Online en AFAS bieden populaire boekhoudsoftware voor bedrijven met personeel die willen automatiseren. Wij vergeleken beide pakketten, en vinden Exact Online goed aansluiten bij bedrijven die stapsgewijs willen groeien en/of producten verkopen. AFAS is beter in personeelsadministratie, rechtenbeheer en rapportages.
Inhoud:
Functies en focus
Zowel Exact Online als AFAS zijn complete boekhoudpakketten waarmee elke mkb-onderneming een administratie kan beheren. Beide zijn daarin zeer volledig, maar hebben wel een verschillende structuur waarin ze zijn opgebouwd. Hierdoor is er ook een (klein) verschil in doelgroep ontstaan.
Focus van Exact Online
Exact Online is opgebouwd rond losse modules per type organisatie. Daarbij is het vrij flexibel. Dat begint al bij de boekhouding en facturatie, die zelfs geschikt is voor kleinere spelers. Voor handelsbedrijven, productiebedrijven en projectorganisaties biedt het ook losse pakketten. Vanaf daar kun je het eenvoudig uitbreiden met losse modules.
Exact Online is modulair en biedt veel koppelingen.
Dankzij de eigen Exact App Store heeft het veel koppelingen en integraties. Doordat je deze eenvoudig kunt toevoegen kun je zelf je eigen pakket samenstellen. Het werkt hierin redelijk ‘plug-and-play’ en het groeit vrij flexibel mee met de wensen van je onderneming.
Focus van AFAS
De software van AFAS biedt ook meerdere pakketten, waarbij het de kernmodules zoals boekhouding, salaris, CRM, documentbeheer en workflow-management volledig in eigen beheer ontwikkelt. Voor kleinere bedrijven biedt het AFAS SB+ (Small Business Plus) waarmee het een laagdrempelige instap biedt, maar de focus ligt op grotere bedrijven.
Er zijn veel kleine bedrijven die met AFAS SB+ werken doordat accountants het vaak aanraden, maar de software is vooral gericht op organisaties die op zoek zijn naar een alles-in-één boekhoudpakket met uitgebreide functionaliteiten en ondersteuning. Vooral rond de personeelsadministratie biedt AFAS een zeer compleet pakket.
Voor kleinere bedrijven is AFAS SB+ een volledig pakket.
Administratie rond verzuim, personeelsdossiers, salarisadministratie of declaraties zijn allemaal goed doorontwikkeld en hebben een heldere structuur. Daardoor zijn organisaties met veel personeelsadministratie, zoals bedrijven in de zorg, grote advies-organisaties of non-profitorganisaties, vaak beter af met AFAS.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.
Implementatie
Doordat Exact Online veel werkt met losse modules kun je er al vrij snel mee starten. De instap is relatief eenvoudig, en met 45 euro per maand ook betaalbaar. Vanaf daar kun je het pakket goed stapsgewijs uitbreiden.
Bij AFAS is de implementatie vaak intensief. Het pakket is vooral gericht op bedrijven die ernaar overstappen omdat ze zaken willen automatiseren. Dat betekent dat nieuwe klanten vaak direct verschillende autorisatieprocessen en instellingen willen inrichten, en dat kost tijd maar die automatisering kan veel voordelen bieden.
Door de losse modules is de instap bij Exact eenvoudiger.
Klantenservice
Zowel AFAS als Exact werken veel met boekhouders en accountants samen. Meestal heb je daardoor weinig contact met de aanbieders zelf, maar mocht dat nodig zijn dan zijn er wel verschillen op dit vlak.
AFAS biedt klantdagen, workshops en bijeenkomsten, maar voor persoonlijke ondersteuning verwijst het je snel naar een partner of kun je een SLA afsluiten. Exact Online biedt veel ondersteuning via video’s en trainingen, maar je kunt ook direct bellen of mailen, ook als kleine klant. Er is ook een live chat.
Veel functies zijn voorzien van helpteksten in de software zelf. De ondersteuning is gericht op snel antwoord geven op operationele vragen. Voor diepere inrichting wordt vaak een implementatiepartner geadviseerd, maar de drempel om hulp te krijgen is lager dan bij AFAS.
Rechtenbeheer en workflows
Exact Online gebruikt vooraf ingestelde gebruikersrollen. De workflows zijn eenvoudig en richten zich op standaard goedkeuringsprocessen, zoals bij facturen of ordergoedkeuring. Dit maakt het overzichtelijk en je hebt het snel ingericht.
In AFAS kun je rechten veel gedetailleerder instellen, zodat je per module en functie specifieke toegang regelt. Denk aan declaraties die automatisch door de juiste manager moeten worden goedgekeurd. Verlofaanvragen die pas kunnen worden goedgekeurd als er vervanging mogelijk is, waarbij de software helpt om die direct in te plannen. Of het automatisch herkennen, goedkeuren of boeken van inkoopfacturen. De workflows zijn volledig geïntegreerd en flexibel, waardoor je complexe processen kunt automatiseren over verschillende bedrijfsfuncties heen.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.
Rapportages
Exact Online biedt standaardrapportages en dashboards per module, met focus op financiën, verkoop en voorraad. De rapporten zijn visueel en snel beschikbaar, maar net als de workflows ook hier minder diep aanpasbaar. Voor maatwerk of gecombineerde rapportages kun je vaak wel externe tools koppelen.
AFAS heeft uitgebreide rapportagemogelijkheden binnen het systeem zelf. Je kunt rapporten combineren over meerdere processen (zoals HR, inkoop en financiën) en automatisch laten versturen. Dashboards zijn configureerbaar per gebruiker en sluiten aan op workflows en autorisaties.
Kosten
Exact Online rekent verschillende abonnementen per pakket. De instap, voor alleen een standaard boekhouding, is mogelijk vanaf 45 euro per maand. Die kosten kunnen snel oplopen als je overstapt op een pakket voor handels- of productiebedrijven.
Verder betaal je bij Exact Online voor wat je afneemt. Zo rekent het losse kosten per gebruiker, en betaal je per app die je via de appstore installeert. Ook voor veel basisfuncties heb je soms al deze apps nodig. Denk aan scan-en-herken-functies of de salarisadministratie. Met 10 tot 50 medewerkers kom je al snel op 300-500 euro per maand uit, afhankelijk van welke modules en koppelingen je nodig hebt.
Buiten het compacte AFAS SB+-pakket zijn de maandelijkse kosten van AFAS bij de start meestal hoger dan die van Exact Online. De pakketprijzen zijn gebaseerd op modules en het aantal medewerkers. Voor een middelgroot bedrijf zijn deze bij de start zo rond de 1000 euro per maand. Daarnaast heb je vaak hogere implementatiekosten.
In dit bedrag zitten standaard boekhouding, HRM, salaris, verlofregistratie, declaraties, CRM en workflowbeheer inbegrepen. Anders dan bij Exact heb je weinig aparte apps of koppelingen nodig.
Conclusie
Zowel Exact Online als AFAS bieden een krachtige boekhoudoplossing voor het mkb, maar verschillen duidelijk in focus en opbouw. Exact Online is modulair en flexibel, met een lage instapprijs en veel externe koppelmogelijkheden. Het is vooral geschikt voor handelsbedrijven en organisaties die hun software stap voor stap willen uitbreiden.
AFAS biedt juist één geïntegreerd systeem, waarin processen rond HRM, salaris en administratieve workflows centraal staan. Dat maakt het krachtig voor organisaties met veel interne processen of personeelsbeheer. Voor kleinere bedrijven is er met AFAS SB+ ook een toegankelijke variant beschikbaar.
Exact is aantrekkelijk voor groeibedrijven die willen starten met een basispakket en deze stapsgewijs willen uitbreiden. AFAS is geschikter voor bedrijven die volledige procesautomatisering zoeken binnen één platform.
