e-boekhouden

Magazijn inrichten

Als je webshop of assortiment groeit moet je soms opnieuw je magazijn inrichten. Met voldoende ruimte en een beperkte voorraad weet je nog waar wat ligt maar dit verandert zodra je assortiment toeneemt en/of de orderaantallen stijgen.

Inhoud:

Magazijn inrichten: wat heb je nodig?

magazijn inrichtenVoor de eerste voorraden zijn een paar vrije planken of een kastje meestal voldoende. Van een doordachte magazijninrichting is dan nog geen sprake. Het aantal orders is in het begin beperkt en de orderverwerking gebeurt nog tussen de bedrijven door. Maar ga je richting de tien of misschien wel tientallen orders per dag, dan bestaat een groot deel van je dag uit het verzendklaar maken van de pakketjes.

Hoe groter je bedrijf, hoe belangrijker het inrichten van je magazijn wordt.

Hoe groter je bedrijf wordt, des te belangrijker het inrichten van je magazijn wordt. De indeling is niet alleen belangrijk voor de orderverwerking, maar ook voor de veiligheid. Een goede magazijninrichting kan veel tijd en ellende besparen. Als jij – of je medewerker(s) – allerlei capriolen moet uithalen om de juiste producten te kunnen picken, is dit niet echt verantwoord. Om nog maar te zwijgen over het werkplezier dat op deze manier hard achteruitgaat.

PicqerEen eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer kunt automatiseren.

Om je magazijn op een efficiënte en verantwoorde manier in te richten, heb je in ieder geval stellingkasten nodig. Ook een paktafel, met daarop een labelprinter en barcodescanner helpen je enorm tijdens de orderwerking. Verder mag verpakkingsmateriaal uiteraard niet ontbreken in je magazijn.

Welke stellingkasten heb ik nodig?

In de meeste magazijnen zijn stellingen terug te vinden. Ook al opereer je in een echte nichemarkt, de kans is groot dat jouw assortiment bestaat uit artikelen met verschillende formaten. Om de producten zo efficiënt mogelijk op te bergen, is het belangrijk om passende magazijnstellingen te gebruiken. Het liefst in combinatie met opslagbakjes van verschillende formaten, zodat je zo min mogelijk loze ruimtes hebt in je magazijn.

Verkoop je relatief lichte en kleine producten, dan volstaan legbordstellingen. Heb je grotere en/of zwaardere artikelen, dan heb je grootvakstellingen nodig. Heel grote en zware producten plaats je op een palletstelling. De gemiddelde webwinkelier heeft bij de inrichting van het magazijn aan legbordstellingen, eventueel gecombineerd met een aantal grootvakstellingen, echter ruim voldoende.

Paktafel en toebehoren

paktafel en toebehorenOm de orders snel en ergonomisch in te pakken, is een inpaktafel erg fijn. Deze tafels zijn namelijk zo ontworpen dat je alles wat je nodig hebt om een pakket verzendklaar te maken binnen handbereik ligt. Denk bijvoorbeeld aan verzenddozen, opvulmateriaal en tape. Ook is er ruimte voor een computer, (label)printer en barcodescanner. Verder bevat de tafel een ruim werkblad, zodat je meerdere pakketjes tegelijkertijd kunt inpakken.

Inpaktafels zijn in verschillende varianten verkrijgbaar. Zoals vaste of mobiele tafels, tafels met opties voor een extra werkblad of extra opslagruimte en in hoogte verstelbare tafels (zowel handmatig als mechanisch). Welke tafel het meest geschikt is voor jouw magazijninrichting hangt uiteraard af van je eigen voorkeuren en budget. Werk je met meerdere mensen in het magazijn, dan is een in hoogte verstelbare tafel zeker het  overwegen waard.

Labelprinter

Net als een paktafel is een labelprinter geen must bij de inrichting van je magazijn, maar het is wel ontzettend handig. Met een labelprinter kun je veel makkelijker verzendlabels maken dan met een gewone printer. Naast dat de labels in het juiste formaat en op het juiste materiaal worden geprint, voorkom je ook dat je adressen vanuit de bestelling moet overnemen.

Een labelprinter maakt magazijnwerkzaamheden makkelijker.

De meeste labelprinters kun je namelijk koppelen met je webwinkelsoftware, zodat je met één druk op de knop een verzendlabel kunt maken. Een ander voordeel van deze printers is dat je makkelijk etiketten kunt printen voor op je stellingkasten en voorraadbakken. Ook kun je een labelprinter gebruiken om barcodes te printen, mocht de leverancier dit nog niet hebben gedaan.

Zelf je verzendlabel printen en goedkoper je pakket versturen met een collectief verzendcontract? Verzend dan via SendCloud. 15.000 webwinkeliers gingen je voor.

Met barcodes kun je makkelijker de juiste producten picken. Wil je (op termijn) magazijnsoftware gebruiken of je magazijnwerkzaamheden uitbesteden, dan heb je deze barcodes sowieso nodig. Online vind je diverse (gratis of betaalde) tools om streepjescodes te maken, maar het kan ook zijn dat je webwinkelsoftware hier mogelijkheden voor heeft.

Verzenddozen en verpakkingsmateriaal

Ook verzenddozen en verpakkingsmaterialen mogen niet ontbreken tijdens de inrichting van je magazijn. Wat voor verzendmateriaal je zou moeten gebruiken is geheel afhankelijk van jouw voorkeuren en die van je doelgroep. Het doel van een verzenddoos is om ervoor te zorgen dat het product veilig en droog bij de ontvanger aankomt. Een simpele, witte doos doet dit net zo goed als eentje met een fancy design.

Het is wel zo dat de verzenddoos het eerste is wat de ontvanger ziet. Als je een beetje je best doet, wordt dit over het algemeen goed gewaardeerd. Maar dit is ook afhankelijk van je webshop en het type klanten. Als jij een webshop hebt vol duurzame producten, maar je hebt verzenddozen waarvoor veel inkt wordt gebruikt, dan mis je je doel.

Voorkom halflege dozen en onnodig veel opvulmateriaal.

Wat sowieso goed is om rekening mee te houden – ongeacht je productaanbod of doelgroep – is dat halflege dozen en veel opvulmateriaal bij niemand in de smaak vallen. Ondanks dat het goedkoper is om allemaal dozen van hetzelfde formaat te kopen, werkt het in de praktijk beter als je een verzendverpakking gebruikt die past bij de afmeting van de producten. Dit zorgt er tegelijkertijd voor dat de artikelen beter zijn beschermd.

Optimaal je magazijn inrichten

magazijninrichtingEr zijn verschillende manieren waarop je je magazijn inrichten kunt. Sommige ondernemers vinden het fijn om de producten te categoriseren, zodat je precies weet waar je in het magazijn je het artikel moet zoeken. Anderen vinden het juist prettiger als artikelen die op elkaar lijken juist niet naast elkaar staan, om te voorkomen dat er per ongeluk het verkeerde product wordt gepakt.

PicqerEen eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer kunt automatiseren.

Zolang je assortiment beperkt is en de orderaantallen ook nog wel meevallen, maakt het niet zo veel uit welke methode je hanteert. Zolang het voor jou werkt, is het goed. Maar ben je een groot deel van de dag bezig met de orderverwerking of wordt het assortiment toch wel omvangrijk, dan kan het enorm helpen als je je magazijn anders inricht.

Met de ABC-methode kun je sneller orderpicken.

Een veelvoorkomende methode is om je magazijn in te richten met behulp van de ABC-analyse. Groep A zijn de hardlopers, groep B de artikelen die wel goed worden verkocht maar geen topitems zijn en in groep C komen de producten met de kleinste orderaantallen. Groep A zet je vooraan in je magazijn, groep B daarachter en groep C ligt op de plekken waar je het minst makkelijk bij kunt.

Tips voor de inrichting van je magazijn

Waar je naast de omloopsnelheid van de artikelen nog rekening mee kunt houden is het formaat van de producten en het bestelgedrag van je doelgroep. Als een bepaald artikel vaak samen wordt gekocht met een ander product – bijvoorbeeld shampoo en conditioner – dan is het handig als deze items makkelijk samen kunnen worden gepickt.

Verder is het goed om bij de inrichting van je magazijn rekening te houden met de manier waarop de goederen (in de toekomst) binnenkomen. Worden de artikelen bijvoorbeeld op een rolcontainer geleverd of op pallets? En maak je (op termijn) gebruik van een steekwagentje of een heftruckje? Dan heb je meer extra ruimte tussen de stellingen nodig. Ben je in het bezit van een heftruckje, dan kun je wel weer makkelijker de hoogte in met je voorraad.

Magazijnsoftware

Ook al kun je de magazijnwerkzaamheden nu prima opvangen, als je het budget hebt om de orderverwerking (enigszins) te automatiseren is dit de investering vaak dubbel en dwars waard. Door de processen (deels) te automatiseren met magazijnsoftware kun je niet alleen sneller de orders picken, ook verkleint het de kans op fouten aangezien je hiermee een extra controle kunt uitvoeren.

Magazijnsoftware verdient zichzelf vaak snel terug.

De mogelijkheden van magazijnsoftware verschillen per aanbieder, maar er zijn wel een aantal functies die in (vrijwel) elk pakket terugkomen. Zo is het gebruikelijk dat magazijnsoftware inzichtelijk maakt wat de hardlopers zijn en welke producten je beter ergens achterin het magazijn kunt leggen, welke artikelen vaak samen worden gekocht en wanneer het tijd is om nieuwe voorraden aan te leggen.

Ook op het gebied van voorraadbeheer biedt magazijnsoftware een grote meerwaarde. Naast dat de voorraden automatisch worden aangepast zodra je een order binnenkrijgt, helpt de software je ook om retouren administratief goed te verwerken. Verder kun je magazijnsoftware koppelen aan je webwinkel en boekhoudprogramma, zodat bijvoorbeeld de verzendlabels automatisch worden geprint en de order automatisch wordt bijgewerkt in je administratie.

Orderverwerking uitbesteden

pakket versturenBij de (her)inrichting van je magazijn kun je tot de conclusie komen dat je huidige locatie niet (lang meer) toereikend is. Je kunt op zoek gaan naar een nieuwe locatie, maar je kunt er ook voor kiezen om de orderverwerking uit te besteden aan een fulfilmentbedrijf. Je kunt je volledige voorraad bij deze partij onderbrengen, maar je zou ook alleen je hardlopers kunnen uitbesteden.

Overweeg je fulfilment? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Niet alleen een gebrek aan magazijnruimte kan een overweging zijn om de opslag en orderverwerking uit te besteden. Veel webwinkeliers bereiken een punt waarop de magazijnwerkzaamheden eigenlijk te omvangrijk worden. In plaats van een (extra) investering in personeel en software kiezen zij er dan voor om dit uit handen te geven.

Fulfilmentpartijen kunnen vaak de retourverwerking en klantenservice van je overnemen.

De basisdienstverlening van alle fulfilmentpartijen is hetzelfde: ze zorgen ervoor dat de orders worden gepickt, de pakketten worden ingepakt en worden meegegeven aan de juiste vervoerder(s). Bij de meeste fulfilmentbedrijven kun je ook je retouren en klantenservice onderbrengen. Er zijn partijen die ook de producten voor je kunnen fotograferen, webshops maken en het debiteurenbeheer van je willen overnemen.

Dropshipping

Wil je nog een stapje verdergaan dan het uitbesteden van de opslag en orderverwerking? Dan is dropshipping misschien iets voor jou. Bij dit concept verzendt de producent of leverancier de producten uit zijn magazijn rechtstreeks naar jouw klant. Zelf heb je dus niets te maken met de opslag, het verzendklaar maken en versturen van de pakketten.

Bij dropshipping verzorgt de leverancier de opslag en verzending.

dropshippingTerwijl de leverancier zich hiermee bezighoudt, kun jij je richten op de verkoop van de producten. Dit klinkt ideaal. Maar je moet niet vergeten dat je zelf geen invloed hebt op de orderverwerking, terwijl je er wel verantwoordelijk voor bent. Jij bent immers de partij waarbij de klant zijn order plaatst.

Sommige webwinkeliers hebben hun hele bedrijf gebaseerd op dropshipping, maar het is vaak fijner als je hier niet van afhankelijk bent. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de hardlopers zelf (of via een fulfilmentpartij) in je eigen magazijn op voorraad te houden en artikelen die minder vaak worden besteld te dropshippen. Ook is dropshipping een fijne manier om te testen of bepaalde producten gekocht worden door jouw doelgroep.