Magazijn inrichten

Als je webshop of assortiment groeit moet je soms opnieuw je magazijn inrichten. Met voldoende ruimte en een beperkte voorraad weet je nog waar wat ligt maar dit verandert zodra je assortiment toeneemt en/of de orderaantallen stijgen. Waar moet je aan denken bij een efficiënte magazijninrichting?

Inhoud:

• Stellingkasten
• Paktafel en toebehoren
• Optimale magazijninrichting
• Magazijnsoftware
• Orderverwerking uitbesteden

Magazijn inrichten: wat heb je nodig?

Het aantal orders en de benodigde ruimte is in het begin beperkt. Dan gebeurt de orderverwerking vaak tussen het andere werk door. Voor de eerste voorraden zijn een paar vrije planken of een kastje meestal voldoende.

Van een ergonomisch verantwoord en doordachte magazijninrichting met stellingen en gangpaden is dan nog geen sprake. Maar ga je richting de tien of misschien wel tientallen orders per dag, dan bestaat een groot deel van je dag uit het verzendklaar maken van de pakketjes.

Een eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer kunt automatiseren.

Om je magazijn op een efficiënte en verantwoorde manier in te richten, heb je stellingkasten nodig om producten op te slaan. Verder helpen een paktafel, labelprinter en barcodescanner je enorm tijdens de orderwerking. Ook heeft je magazijn een plek voor retouren en verpakkingsmateriaal nodig. 

Goede magazijninrichting bespaart tijd en ellende

Hoe meer je verkoopt, hoe belangrijker het inrichten van je magazijn wordt. Een onlogische indeling van de gangpaden en stellingkasten kan het orderpicken tijdrovend maken. Als de benodigde ruimte voor de voorraad en de orderverwerking groeit kijkt men vaak naar een compactere opslag en smallere gangen.

Een verkeerde indeling heeft soms vervelende gevolgen.

Met minder ruimte kan het werkplezier afnemen en soms is het zelfs onverantwoord. Een verkeerde indeling kan zelfs leiden tot onveilige situaties. Veiligheid moet altijd de eerste prioriteit zijn bij een nieuwe magazijnindeling. Jij – of je medewerker(s) – moeten veilig de juiste producten kunnen picken.

Welke stellingkasten heb ik nodig?

In de meeste magazijnen zijn stellingen terug te vinden. Ook al opereer je in een echte nichemarkt, de kans is groot dat jouw assortiment bestaat uit artikelen met verschillende formaten.

Om producten efficiënt op te bergen kun je het beste passende magazijnstellingen gebruiken. Het liefst met opslagbakjes van verschillende formaten, zodat je weinig loze ruimtes hebt.

Verkoop je lichte en kleine producten, dan volstaan legbordstellingen. Met grotere en/of zwaardere artikelen heb je grootvakstellingen nodig. De gemiddelde webwinkelier heeft bij de inrichting van het magazijn aan legbordstellingen, eventueel gecombineerd met een aantal grootvakstellingen, ruim voldoende. Heel grote en zware producten plaats je op een palletstelling.

Paktafel en toebehoren

Om de orders snel en ergonomisch in te pakken, is een inpaktafel erg fijn. Deze zijn zo ontworpen dat alles om een pakket verzendklaar te maken, zoals verzenddozen, opvulmateriaal en tape, binnen handbereik ligt.

Ook is er ruimte voor een computer, (label)printer en barcodescanner. Verder bevat de tafel een ruim werkblad, zodat je meerdere pakketjes tegelijkertijd kunt inpakken.

Inpaktafels zijn in verschillende varianten verkrijgbaar.

Er zijn zowel vaste als mobiele tafels. Let bij tafels ook op de opties voor een extra werkblad of extra opslagruimte. Als je werkt met meerdere mensen in het magazijn is een in hoogte verstelbare tafel prettig. Wat de beste is voor jouw magazijninrichting hangt uiteraard af van je eigen voorkeuren en budget.

Labelprinter

Net als een paktafel is een labelprinter handig bij de inrichting van je magazijn. Hiermee maak je makkelijker verzendlabels dan met een gewone printer. Zo print je eenvoudig labels in het juiste formaat en op het juiste materiaal. Ook kun je de meeste labelprinters koppelen met je webwinkelsoftware, zodat je bij een bestelling automatisch een verzendlabel maakt en adressen niet handmatig hoeft over te nemen.

Een labelprinter maakt magazijnwerkzaamheden makkelijker.

Een ander voordeel van deze printers is dat je makkelijk etiketten kunt printen voor op je stellingkasten en voorraadbakken. Ook kun je een labelprinter gebruiken om barcodes te printen, mocht de leverancier dit nog niet hebben gedaan.

Zelf je verzendlabels printen en goedkoper je pakket versturen via PostNL, DHL, Budbee, UPS en meer met één collectief verzendcontract? Verzend dan via Sendcloud. 23.000 webshops gingen je voor.

Met barcodes kun je makkelijker de juiste producten picken. Wil je (op termijn) magazijnsoftware gebruiken of je magazijnwerkzaamheden uitbesteden, dan heb je deze barcodes sowieso nodig. Online vind je diverse (gratis of betaalde) tools om streepjescodes te maken. Ook webwinkelsoftware biedt dit soms aan.

Verzenddozen en verpakkingsmateriaal

Ook verzenddozen en verpakkingsmaterialen mogen niet ontbreken tijdens het inrichten van je magazijn. Welk verzendmateriaal je kunt gebruiken hangt af van jouw voorkeuren en die van je doelgroep. Een verzenddoos moet het product veilig en droog bij de ontvanger brengen. Een simpele, witte doos doet dit net zo goed als eentje met een fancy design.

De verzenddoos is wel het eerste wat de ontvanger ziet. Als je een beetje je best doet, wordt dit over het algemeen gewaardeerd, maar dit hangt ook af van je webshop en het type klanten. Als jij een webshop hebt vol duurzame producten en verzenddozen gebruikt met veel inkt dan mis je je doel.

Voorkom halflege dozen en onnodig veel opvulmateriaal.

Halflege dozen en veel opvulmateriaal valt bij niemand in de smaak. Ondanks dat het goedkoper is om allemaal dozen van hetzelfde formaat te kopen, werkt het in de praktijk beter als je een verzendverpakking gebruikt die past bij de afmeting van de producten, wat gelijk de artikelen beter beschermd.

Je magazijn optimaal inrichten

Er zijn verschillende manieren waarop je je magazijn kunt inrichten. Sommige ondernemers vinden het fijn om de producten te categoriseren, zodat je precies weet waar je in het magazijn je het artikel moet zoeken. Anderen vinden het juist prettiger als artikelen die op elkaar lijken juist niet naast elkaar staan, om te voorkomen dat er per ongeluk het verkeerde product wordt gepakt.

Een eigen magazijn en meer dan dertig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je jouw voorraadbeheer kunt automatiseren.

Zolang je assortiment beperkt is en de orderaantallen ook nog wel meevallen, maakt het niet zo veel uit welke methode je hanteert. Zolang het voor jou werkt, is het goed. Maar ben je een groot deel van de dag bezig met de orderverwerking of wordt het assortiment toch wel omvangrijk, dan kan het enorm helpen als je je magazijn anders inricht.

Met de ABC-methode kun je sneller orderpicken.

Een veelvoorkomende methode is om je magazijn in te richten met behulp van de ABC-analyse. Groep A zijn de hardlopers, groep B de artikelen die je regelmatig verkoopt maar geen topitems zijn en in groep C komen de producten met de kleinste orderaantallen. Groep A zet je vooraan in je magazijn, groep B daarachter en groep C ligt op de plekken waar je het minst makkelijk bij kunt.

Tips voor de inrichting van je ruimte

Naast de omloopsnelheid van de artikelen zijn ook het formaat van de producten en het bestelgedrag van je doelgroep belangrijk voor de inrichting van je magazijn. Als je producten vaak samen verkoopt – bijvoorbeeld shampoo en conditioner – dan is het handig als je beide items snel samen kunt pakken.

Verder is het goed om bij de inrichting van je magazijn rekening te houden met de manier waarop de goederen (in de toekomst) binnenkomen. Worden de artikelen bijvoorbeeld op een rolcontainer geleverd of op pallets? En maak je (op termijn) gebruik van een steekwagentje of een heftruck? Dan heb je meer extra ruimte tussen de stellingen nodig. Met een heftruck kun je snel de hoogte in met je voorraad.

Magazijnsoftware

Ook al kun je de magazijnwerkzaamheden nu prima opvangen, als je het budget hebt om de orderverwerking (enigszins) te automatiseren is dit de investering vaak waard. Door de processen (deels) te automatiseren met magazijnsoftware kun je niet alleen sneller de orders picken, ook verkleint het de kans op fouten omdat je hiermee een extra controle kunt uitvoeren.

Magazijnsoftware verdient zichzelf vaak snel terug.

De mogelijkheden van magazijnsoftware verschillen per aanbieder, maar er zijn wel een aantal functies die in (vrijwel) elk pakket terugkomen. Zo is het gebruikelijk dat magazijnsoftware inzichtelijk maakt wat de hardlopers zijn en welke producten je beter ergens achterin het magazijn kunt leggen, welke artikelen vaak samen worden gekocht en wanneer het tijd is om nieuwe voorraden aan te leggen.

Ook op het gebied van voorraadbeheer biedt magazijnsoftware een grote meerwaarde. Naast dat de voorraden automatisch worden aangepast zodra je een order binnenkrijgt, helpt de software je ook om retouren administratief goed te verwerken. Verder kun je magazijnsoftware koppelen aan je webwinkel en boekhoudprogramma, zodat bijvoorbeeld de verzendlabels automatisch worden geprint en de order automatisch wordt bijgewerkt in je administratie.

Orderverwerking uitbesteden

Naast een gebrek aan magazijnruimte kunnen ook de magazijnwerkzaamheden te complex of tijdrovend  worden. In plaats van een (extra) investering in personeel en software kiezen zij er dan voor om de opslag en orderverwerking uit te besteden.

Als bij de (her)inrichting van je magazijn je ontdekt dat je huidige locatie of oplossing niet (lang meer) toereikend is kun je een nieuwe locatie zoeken, maar je kunt ook de orderverwerking uitbesteden aan een fulfilmentbedrijf. Je kunt zowel je volledige voorraad onderbrengen, of alleen je hardlopers uitbesteden.

Overweeg je fulfilment? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Fulfilmentpartijen kunnen vaak de retourverwerking en klantenservice van je overnemen.

De basisdienstverlening van alle fulfilmentpartijen is hetzelfde: ze regelen de opslag, orderpicking, het inpakken van pakketten en geven deze mee aan de juiste vervoerder(s). Bij de meeste fulfilmentbedrijven kun je ook je retouren en klantenservice onderbrengen. Er zijn partijen die ook de producten voor je kunnen fotograferen, webshops maken en het debiteurenbeheer van je willen overnemen.

Dropshipping

Wil je nog een stapje verdergaan dan het uitbesteden van het magazijn en orderverwerking? Bij dropshipping verzendt de producent of leverancier de producten rechtstreeks naar jouw klant. Zelf heb je dan niets te maken met de opslag, het verzendklaar maken en versturen van de pakketten.

Bij dropshipping verzorgt de leverancier de opslag en verzending.

Terwijl de leverancier de magazijnwerkzaamheden regelt kun jij je richten op de verkoop van de producten. Dit klinkt ideaal. Maar vergeet niet dat je zelf dan geen invloed hebt op de orderverwerking, maar er wel verantwoordelijk voor bent. Jij bent immers de partij waarbij de klant de order plaatst.

Sommige webwinkeliers baseren hun hele bedrijf op dropshipping, maar dat maakt je wel afhankelijk. Je kunt bijvoorbeeld ook de hardlopers zelf, of via een fulfilmentpartij, in een eigen magazijn op voorraad houden en artikelen die je minder vaak verkoopt dropshippen. Ook kun je met dropshipping handig testen of je bepaalde producten echt kunt verkopen.