menu

Arbeidscontract opstellen

Een arbeidscontract opstellen is niet verplicht aangezien een mondelinge afspraak hierin ook rechtsgeldig is. Maar door de juridische eigenschappen is het eigenlijk onmisbaar als je besluit iemand in dienst te nemen. Daarom is het van belang dat je weet welke zaken er in een arbeidsovereenkomst horen te zitten als je deze gaat opstellen.

Inhoud:

Wat is een arbeidscontract?

Arbeidscontract opstellenEen arbeidscontract, ook wel arbeidsovereenkomst genoemd, geeft in hoofdlijnen weer welke afspraken er zijn gemaakt rond een functie. Denk aan de looptijd, het salaris of de werktijden en werkzaamheden die de medewerker kan verwachten. Een arbeidscontract is maatwerk. Wat er precies in staat kan dus per contract verschillen. Wel zijn er hoofdlijnen die gewoonlijk in zo’n overeenkomst beschreven staan.

Arbeidscontract ook nuttig bij tijdelijke ondersteuning

In ons artikel starten met personeel vertellen wij het een en ander over de verschillende vormen waarmee er een extra kracht ingehuurd kan worden. Maar ook met een uitzendkracht, stagiaire of tijdelijke vakantiekracht is het raadzaam goed op juridische, fiscale en administratieve veranderingen te letten.

Een arbeidsovereenkomst komt tot stand door wilsovereenstemming tussen werkgever en werknemer. Een schriftelijke vorm is voor de geldigheid van een arbeidsovereenkomst niet vereist. Dit is wel het geval voor enkele specifieke bedingingen, zoals het concurrentiebeding en het proeftijdsbeding. Het is natuurlijk altijd verstandig een schriftelijke overeenkomst op te stellen. Zo’n overeenkomst kan ook een voor akkoord ondertekende aanstellingsbrief zijn.

Zelf het arbeidscontract opstellen?

Je kan ervoor kiezen om zelf een arbeidscontract op te stellen, maar je kunt dit ook simpel uitbesteden. Grotere bedrijven laten dit vaak over aan juristen en advocaten wat het een vrij kostbaar gebeuren maakt. Dit resulteert meestal wel in de beste persoonlijke documenten wat bij lastige situaties geen overbodige luxe is.

Bij een simpeler arbeidscontract kun je ook gebruik maken van zogenaamde standaardcontracten. Ook kun je er zelf een opstellen al is het dan wel aan te raden deze even te laten controleren door een jurist. Als dat lastig is kun je natuurlijk ook even een boekhouder of administratiekantoor vragen er even naar te kijken. Vaak moet je hier toch mee in gesprek, want de salarisadministratie is voor veel ondernemers lastig om zelf te regelen.

Het is maar de vraag of een boekhouder specialistische kennis heeft van het arbeidsrecht, maar hij kan vaak wel helpen rond de eisen van de belastingdienst of gebruikelijke voorwaarden controleren.

Gezagsverhouding

ArbeidscontractSluit je een arbeidsovereenkomst af dan is er sprake van een gezagsverhouding tussen jou als werkgever en je werknemer. De werknemer moet zich richten naar opdrachten die hij of zij van jou krijgt. Je hebt als werkgever de bevoegdheid om instructies aan de werknemer te geven. Je bepaalt de werktijden van de werknemer en stelt regels vast voor het melden van ziekte. De werknemer houdt zich aan deze regels, mag opgedragen werk niet weigeren en zorgt ervoor dat opgedragen werk binnen de hiervoor bepaalde termijn klaar is.

Looptijd van de overeenkomst

Arbeidscontracten worden gesloten voor bepaalde of voor onbepaalde tijd. Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan de duur zijn bepaald door de duur van een project (zoals het bouwen van een huis) of door een concrete kalenderperiode. Een project levert alleen dan een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd op, wanneer het einde of de voltooiing van het werk objectief is te bepalen. Omdat dit niet vaak het geval is, komt een contract voor bepaalde tijd in de vorm van een vaste kalenderperiode veel vaker voor.

Inhoud arbeidsovereenkomst

Hoewel de arbeidsovereenkomst zelf dus niet aan de schriftelijke vorm is gebonden, moet je als werkgever een aantal belangrijke zaken wel in een schriftelijke opgave aan je medewerker verstrekken.

  • De naam en woonplaats van partijen;
  • De plaats waar de arbeid wordt verricht;
  • De functie van de werknemer;
  • Het tijdstip van indiensttreding;
  • De duur van de overeenkomst;
  • Arbeidsduur per dag/week;
  • Hoogte van het vakantiegeld;
  • Aantal vakantiedagen;
  • De opzegtermijn;
  • Duur van eventuele proeftijd;
  • Het loon en de termijn van uitbetaling;
  • Of er een pensioenregeling geldt voor de werknemer;
  • De toepasselijkheid van een CAO.

Aanvullende zaken in het arbeidscontract

Ook afspraken over het werken bij concurrenten (concurrentiebeding), en gebruik van beeld- of tekstueel materiaal (intellectueel eigendomsrecht), alsmede het delen van informatie die op de werkvloer wordt opgedaan (geheimhoudingsbeding) kun je beter maar wel opnemen tijdens het opstellen van een arbeidscontract, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Wat zet je in een overeenkomst en wat in een reglement?

In een arbeidscontract beschrijf je zaken die specifiek voor die persoon gelden. Denk aan het salaris, de functie en als die niet direct duidelijk is kun je hier ook de werkzaamheden in grote lijnen benoemen. Maar meestal blijft het daar wel bij, want werkzaamheden of de dagelijkse gang van zaken kunnen van dag tot dag veranderen. Daarnaast wil je hierin waarschijnlijk niet te ver in detail gaan.

Een bedrijfsreglement stel je met elkaar samen op.

De bedrijfscultuur kun je prima mondeling bespreken of vastleggen in een bedrijfsreglement. Denk hierbij aan zaken die voor iedereen gelden en die jij niet per definitie alleen bepaalt, maar die door alle mensen samen zijn overeengekomen. Veelvoorkomende punten zijn kledingvoorschriften, rookpauzes, hygiëneregels of hoe je omgaat met verjaardagen en bedrijfsfeestjes.

Een bedrijfsreglement opstellen?

Veel bedrijven hebben de interne regels niet op papier en dat is ook niet verplicht. Zeker in kleine bedrijven voelt dat soms ook wat formeel. Toch kan het opstellen van een bedrijfsreglement ook helderheid geven, en gewaardeerd worden door medewerkers. Wat je in een bedrijfsreglement zet is helemaal aan jou en de medewerkers. Vinden die het bijvoorbeeld belangrijk dat huisdieren niet zijn toegestaan? Of willen ze duidelijkheid rond social media-gebruik of (privé)telefoongebruik? Dan kun je dat dus ook opnemen in een los reglement.

Als je verschillende mensen in dienst neemt of wil nemen, dan kan je dus aardig wat tijd kwijt zijn aan het opstellen van deze contracten. Helemaal als het gaat om verschillende functies en contracten, en de een voor bepaalde tijd werkt, de ander een minimum-urencontract heeft en nog iemand anders weer aan de slag gaat als oproepkracht. Denk er dus goed over na of je het opstellen van arbeidscontracten zelf gaat doen of dat je er iemand voor inhuurt.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen rond het opstellen van een arbeidscontract zijn:

Mag ik zelf het arbeidscontract opstellen?

Zeker. En soms is dat zelfs gebruikelijk. Ook bij een stagiaire of tijdelijke vakantiekracht is het fijn als je financiële afspraken, of afspraken over werktijden en werkzaamheden even vastlegt op papier. Maar dan is het wat overdreven als je een jurist vraagt om hiervoor een complete overeenkomst op maat te schrijven.

Schakel je een boekhouder in voor de salarisadministratie? Dan kan deze je misschien helpen met een sjabloon of voorbeeld van een overeenkomst.

Hoe wijzig of verleng ik een arbeidsovereenkomst?

Bij verlengingen of wijzigingen kun je een nieuwe overeenkomst maken en deze wederom tekenen maar dit is niet nodig. De overeenkomst verandert tenslotte regelmatig. Denk aan nieuwe werkzaamheden, een verhuizing, of een salarisverhoging.

Zolang maar duidelijk is dat jullie dit beide zijn overeengekomen is het akkoord. Een simpel mailtje waarin je beschrijft wat jullie zojuist mondeling akkoord zijn bevonden, kan hiervoor dus al voldoende zijn.

Hoelang bewaar ik het arbeidscontract?

Zolang deze geldig is, is het logisch dat je deze bewaart. Zorg wel dat dit op een afgesloten plaats is want meestal bevat deze gevoelige informatie. Is de medewerker inmiddels uit dienst? Dan is het zaak dat je privacygevoelige informatie niet te lang bewaart.

Zaken als een sollicitatiebrief of cv kun je bijvoorbeeld direct verwijderen. Als het arbeidscontract nog dient als bewijs voor jouw eigen financiële administratie kun je deze nog een tijdje bewaren. Hiervoor is een periode van twee jaar gebruikelijk.

Wat als het arbeidscontract niet is getekend?

Heb je iemand in dienst genomen maar ben je vergeten deze voor aanvang te laten tekenen? Een getekende arbeidsovereenkomst is niet verplicht. Als je medewerker is begonnen dan is die (blijkbaar) akkoord gegaan met het voorstel.

Meestal zijn de belangrijkste zaken uitgebreid in sollicitatiegesprekken besproken. Toch kan het wel lastig zijn om te bewijzen dat alle details uit de overeenkomst akkoord zijn bevonden. Zijn er nog geen problemen ontstaan? Dan kun je alsnog even vragen of de medewerker akkoord is met alle details en de overeenkomst even wil tekenen.