Combined Shape menu

Facturen maken

Facturen maken is voor de meeste ondernemers het leukste onderdeel van de financiële administratie. Een enkel papiertje met een mooi bedrag als laatste afsluiting voor een langdurig project, vele uren of meerdere producten is altijd leuk om te versturen. De kroon op het werk. Facturen maken is normaal gesproken ook niet het moeilijkste onderdeel dus hoewel veel administratie door de meeste ondernemers wordt uitbesteed worden facturen veelal wel door de ondernemer zelf gemaakt.
Facturen maken

Wat is een factuur

Een factuur is een duur woord voor rekening. In de consumentenwereld wordt vooral over rekeningen gesproken, in zakelijk verkeer over facturen. Als bedrijven rekeningen uitschrijven dan noemen ze dit dus factureren. Beiden hebben hetzelfde doel, maar omdat facturen onderdeel zijn van de bedrijfslast voor de belastingdienst zijn hier wel wat regels aan verbonden. Hierover meer in dit artikel.

Zelf facturen maken in Word of Excel

Je mag je facturen zelf maken.  Er zijn wel regels wat je erop moet vermelden, maar niet hoe je deze opstelt. Veel starters maken eerste facturen gewoon zelf via Word en Excel. Als je nog amper klanten hebt en nog maar net begonnen bent kan dat zeker geen kwaad. Wanneer je bedrijf groeit dan is het het meestal niet meer zo handig om ze helemaal zelf te maken.

Online facturatiesoftware kan bepaalde zaken automatiseren. Dat bespaart niet alleen veel tijd, waardoor je die software zo terugverdient, ook voorkom je onnodige fouten. Bij het zelf maken van facturen loop al snel de kans dat je een foutje maakt. Bijvoorbeeld in het factuurnummer, rekeningnummer of bedragen. Dat kan grote gevolgen hebben.

Online facturatiesoftware

Online zijn er diverse aanbieders te vinden waarmee je eenvoudig en snel zelf facturen kunt maken. Drie aanbieders in online facturatiesoftware:

Houd rekening met een betalingstermijn

Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Als je een bedrijf bent gestart en je kunt pas facturen maken nadat de dienst of het product geleverd is, houd dan rekening met een behoorlijk liquiditeitsgat en debiteurenadministratie. In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas een factuur kunt sturen na 4 weken (omdat de dienst of het product pas na die tijd is geleverd) verdien je je geld dus pas na twee of soms drie maanden. Houd hier rekening mee en factureer indien nodig in delen of een bedrag vooruit.

Een gemaakte factuur is direct geldig

Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de omzetbelasting. Als je op 30 september voor 25.000 euro aan facturen kunt maken en deze worden pas in de eerste week van november betaald (zie punt 1) dan moet je in oktober de btw hierover, 5250 (21% over de 25.000) wel voorschieten aan de belastingdienst. De omzetbelasting wordt gecalculeerd op de verstuurde facturen en niet op het bedrag dat op de rekening wordt bijgeschreven (Er zijn wederom uitzonderingen mogelijk). Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit of stuur facturen op de eerste dag van een nieuw kwartaal.

Factureren is verplicht

Als je zakelijk werk verricht dan ben je verplicht daarvoor facturen te sturen. Wanneer je dit doet heb je enige vrijheid in, maar je mag er niet te lang mee wachten. De belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering de factuur maakt. Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober, november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven als dit fiscaal voordeliger is (wij doen liever geen uitspraken over of het ook niet gebeurt).

Een factuur mag niet zomaar worden vernietigd

Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is (zie ook punt 2). Een factuur moet opvolgend zijn en mag dus niet zomaar vervallen. Het kan voorkomen dat er bedragen veranderen of facturen komen te vervallen. Omdat factuurnummers opeenvolgend moeten zijn kunnen deze nummers echter niet zomaar verdwijnen. Ook staan er data op de factuur, dus de belastingdienst kan na controle zien dat er een latere factuur voor een eerdere factuurdatum is komen te staan. Dit kan niet.

Facturen kunnen dus niet teruggedraaid worden. Is dit nu toch noodzakelijk, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is, of omdat er fouten op de factuur staan, dan kan er een nieuwe creditfactuur worden gemaakt. De oude factuur blijft dan bestaan maar wordt verrekend met een nieuwe extra factuur die een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft. Zo worden deze tegen elkaar weggestreept. De creditfactuur krijgt dan een eigen factuurnummer en zo is alles weer in orde.

Andere regels voor facturen

De eerdergenoemde definitie van de factuur gaat niet helemaal op maar geeft wel direct een beeld. Het is niet helemaal hetzelfde want een rekening mag iedereen aan iedereen versturen zolang beide partijen het maar eens zijn. De factuur is de rode draad in de financiële administratie en moet dan ook aan bepaalde voorwaarden voldoen. Om te beginnen met de inhoud hiervan.

Als je zelf facturen gaat maken moet je er rekening mee houden dat de volgende zaken op elke factuur genoemd worden:

  • Een opvolgend factuurnummer
  • Een datum (en de factuur moet ook op die datum verstuurd worden)
  • Je naam en adres en het btw-nummer van je onderneming
  • De naam en het adres van je klant (in het geval van een buitenlandse transactie is het btw-identificatienummer ook vereist)
  • Een btw-identificatienummer als er sprake is van verlegging van btw
  • De datum waarop de dienst of het product is geleverd (voor zover dit mogelijk is)
  • Een duidelijke omschrijving van de door jou geleverde producten of diensten (en eventueel de hoeveelheid)
  • Het btw-bedrag in euro’s met daarbij het geldende btw-tarief (bij verschillende prestaties moet je telkens het van toepassing zijnde btw-tarief melden)
  • De prijs per eenheid exclusief btw en eventuele kortingen
  • De datum waarop de prestatie plaatsvond
  • De datum waarop een vooruitbetaling is gedaan
  • Eventuele verwijzingen naar voorgaande facturen (bijvoorbeeld in het geval van creditfacturen en ontvangen voorschotten)
  • De vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’ in het geval dat de afnemer die een prestatie afneemt de factuur uitreikt (ook wel ‘selfbilling’  genoemd)
  • Indien van toepassing: een verwijzing naar de geldende vrijstelling of de intracommunautaire levering die onder het nultarief valt

Een adres en omschrijving is ook noodzakelijk voor de klant, dus deze zijn op de meeste facturen wel te vinden. De datum van de factuur en het factuurnummer worden vaker vergeten. Er kunnen aanvullende voorwaarden en uitzonderingen zijn maar de bovenstaande factoren zijn eigenlijk voor elke factuur wel van toepassing.

Verdere eisen aan de boekhouding?

Veel startende ondernemers verwachten dat het verplicht is alle facturen op te slaan in een nette boekhouding die aan allerlei regels voldoet. Voor de besloten vennootschap is dit het geval. Hier moet een accountant goedkeuring geven en is een duidelijke boekhouding aan de hand van allerlei regels verplicht. De accountant kan je hier meer over vertellen.

Bij de eenmanszaak valt het gelukkig mee. Je geeft vooral totalen op en de boekhouding zelf is er enkel om eventueel achteraf als bewijslast te dienen. Op aanvraag en bij controle moet je de aangifte bij de Belastingdienst kunnen bewijzen. Facturen zijn hiervoor vaak de eerste keuze. Dat je ze binnen een redelijke termijn moet kunnen vinden mag duidelijk zijn. Maar als jij ze simpel op volgorde in een mapje legt en wilt boekhouden via Excel is dit zeker toegestaan. De meeste boekhoudprogramma’s houden hier ook al rekening mee, dus als je boekhoudsoftware hebt aangeschaft en hiermee zelf je facturen aanmaakt, is de kans groot dat jouw facturen volledig voldoen aan alle fiscale eisen.

Digitaal facturen maken en verzenden

Sinds 2009 is het maken van facturen via een online administratie toegestaan. Digitale facturen zijn rechtsgeldig. De meeste boekhoudsoftware-aanbieders geven tegenwoordig ook de mogelijkheid om zelf online facturen te maken en te versturen via e-mail, bijvoorbeeld in de vorm van een pdf-bijlage.