menu
e-boekhouden

Facturen maken

Als je levert aan bedrijven dan moet je facturen maken. Facturen zijn een duur woord voor rekeningen. Hierop staat wat iemand naar jou moet overmaken, en waarom. Een factuur maken is niet moeilijk maar er zijn wel regels waaraan deze moet voldoen. Online is er veel software te vinden waarmee je zelf facturen kunt maken.

Inhoud:

Wat is een factuur?

factuur makenEen factuur is een duur woord voor rekening. In de consumentenwereld wordt vooral over rekeningen gesproken, in zakelijk verkeer over facturen. Als bedrijven rekeningen uitschrijven dan noemen ze dit dus factureren. Ze hebben hetzelfde doel, maar omdat facturen onderdeel zijn van de bedrijfslast voor de belastingdienst zijn hier wel wat regels aan verbonden. Hierover meer in dit artikel.

Facturen maken is voor de meeste ondernemers het leukste onderdeel van het boekhouden. Een enkel papiertje met een mooi bedrag als laatste afsluiting voor een langdurig project, vele uren of meerdere producten is altijd leuk om te versturen. De kroon op het werk. Facturen maken is normaal gesproken ook niet het moeilijkste onderdeel dus hoewel veel administratie door de meeste ondernemers wordt uitbesteed worden facturen veelal wel door de ondernemer zelf gemaakt.

De meeste ondernemers maken hun facturen zelf.

Online facturen maken

Online is veel software te vinden waarmee je eenvoudig en snel zelf facturen kunt maken. Drie aanbieders in online facturatiesoftware:

e-Boekhouden.nl

★ ★ ★ ★ ★ (957)

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

Gratis
  • #1 Facturatieprogramma
  • 15 maanden gratis!
  • Factuur met eigen logo
Bekijk de website

Exact

★ ★ ★ ★ ☆ (2112)

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact dé keuze van ruim 9000 accountants.

€ 39,00 per maand
  • Facturatie via mobiel
  • Ondersteunt UBL
  • Professionele lay-out
Bekijk de website

Ficsus.nl

Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!

Gratis
  • IDEAL link op factuur
  • Incl. boekhouding
  • Gratis ondersteuning
Bekijk de website

Ben je op zoek naar een facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Zelf facturen maken in Word of Excel

factuur maken in excelWil je facturen liever maken met Word en Excel? Dat mag! Er zijn wel regels wat je op een moet vermelden, maar niet hoe je deze opstelt. Boekhouden in Excel en Word is prima mogelijk en er zijn ook veel ondernemers die hiermee hun facturen maken. Als je nog amper klanten hebt en nog maar net begonnen bent kan het zeker geen kwaad.

Wanneer je bedrijf groeit dan is het het meestal niet meer zo handig om ze helemaal zelf te maken. Een tikfout is zo gemaakt en omdat je alle berekeningen zelf moet maken is de kans groot dat wanneer je bedrijf groeit je uiteindelijk toch fouten maakt of bepaalde zaken gaat vergeten.

Daarnaast kunnen facturatieprogramma’s bepaalde zaken automatiseren. Dat bespaart niet alleen veel tijd, waardoor je die software zo terugverdient, ook voorkom je onnodige fouten. Bij het zelf maken van facturen loop al snel de kans dat je een foutje maakt. Bijvoorbeeld in het factuurnummer, rekeningnummer of bedragen. Dat kan grote gevolgen hebben. Maar als je nog niet veel facturen hebt kun je zeker starten met Word en Excel.

Excel is foutgevoelig maar prima om mee te starten.

Regels voor facturen

Een factuur lijkt op een normale rekening, maar is niet helemaal hetzelfde. Een rekening mag iedereen aan iedereen versturen zolang beide partijen het maar eens zijn. De factuur is de rode draad in de financiële administratie en moet dan ook aan bepaalde voorwaarden voldoen. Om te beginnen met de inhoud hiervan.

Als je zelf facturen gaat maken moet je de volgende zaken op elke factuur noemen:

  • Het btw-bedrag in euro’s en btw-tarief
  • Opvolgend factuurnummer
  • De verzenddatum
  • Je (bedrijfs)naam, adres
  • Je KvK-nummer en btw-id
  • De naam en het adres van je klant (internationaal is het btw-id ook vereist)
  • Een btw-id bij verlegging van btw
  • Leverdatum (voor zover dit mogelijk is)
  • Omschrijving en hoeveelheid van levering
  • De prijs per eenheid exclusief btw en eventuele kortingen
  • De datum waarop een vooruitbetaling is gedaan
  • De vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’ als de afnemer factureert (selfbilling)

Er kunnen aanvullende voorwaarden en uitzonderingen zijn. Als je een zakelijke opdracht afrondt dan ben je verplicht daarvoor een factuur te sturen. Wanneer je dit doet heb je enige vrijheid in, maar je mag er niet te lang mee wachten. De belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering de factuur maakt. Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober, november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven als dit fiscaal voordeliger is. Al is het aan jou om te bepalen wanneer een opdracht écht is afgerond.

Verdere eisen aan de boekhouding?

facturerenVeel startende ondernemers verwachten dat het verplicht is alle facturen op te slaan in een nette boekhouding die aan allerlei regels voldoet. Voor de besloten vennootschap is dit het geval. Hier is een duidelijke boekhouding aan de hand van allerlei regels verplicht. Een boekhouder kan je hier meer over vertellen.

Bij de eenmanszaak valt het gelukkig mee. Je geeft bij belastingaangiftes vooral totalen op en de boekhouding zelf is er enkel om eventueel achteraf als bewijslast te dienen. Op aanvraag en bij controle moet je de aangifte bij de belastingdienst kunnen bewijzen.

Facturen zijn hiervoor vaak de eerste keuze. Dat je ze binnen een redelijke termijn moet kunnen vinden mag duidelijk zijn. Maar als jij ze simpel op volgorde van factuurnummer of volgorde van binnenkomst in een mapje legt en wilt boekhouden via Excel is dit zeker toegestaan. Goede boekhoudprogramma’s houden hier ook al rekening mee dus als je boekhoudsoftware hebt aangeschaft en hiermee zelf je facturen aanmaakt is de kans groot dat jouw facturen volledig voldoen aan alle fiscale eisen.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Digitaal UBL-facturen maken en verzenden

Sinds 2009 is het maken van facturen via een online administratie toegestaan. Digitale facturen zijn rechtsgeldig. De meeste boekhoudsoftware geeft ook de mogelijkheid om zelf online facturen te maken en te versturen via e-mail, bijvoorbeeld in de vorm van een pdf-bijlage. Daarnaast is facturen versturen in UBL in opkomst. Als men spreekt over de trend van digitale facturen heeft men het vaak over deze techniek. Onder andere de overheid maakt hier al gebruik van.

Facturen die worden gestuurd als UBL-bestand kunnen direct worden ingelezen door boekhoudsoftware waardoor je sommige administratieve handelingen kunt automatiseren. Als jij bij het maken van de facturen hierbij dus gelijk een UBL-bestand meestuurt, bespaar je tijd en moeite bij klanten die deze kunnen inlezen.

Daarnaast vermindert dit de kans op menselijke fouten en omdat de facturen zo sneller kunnen worden verwerkt hebben UBL-bestanden bij sommige bedrijven ook een positief effect op de betalingstermijn. Nog niet alle boekhoudsoftware kan UBL-bestanden verwerken dus als je facturen gaat maken kun je deze momenteel nog het beste zowel in PDF als UBL-formaat versturen.

Houd rekening met een betalingstermijn

Houd rekening met een betalingstermijn.
Houd rekening met een betalingstermijn.

Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Als je een bedrijf bent gestart en je kunt pas facturen maken nadat de dienst of het product geleverd is, houd er dan rekening mee dat je dit lang moet voorfinancieren en te maken krijgt met een debiteurenadministratie.

In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas een factuur kunt sturen na 4 weken omdat de dienst of het product pas na die tijd is geleverd dan heb je dus soms het geld pas na twee of drie maanden op je rekening. Houd hier rekening mee of factureer indien nodig in delen of een bedrag vooruit.

Een factuur is direct geldig

Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de omzetbelasting. Als je aan het einde van het kwartaal nog veel factureert, moet je dus de maand erop al een flink bedrag aan omzetbelasting afdragen. Ook als deze klanten de facturen nog niet hebben betaald! Omzetbelasting bereken je over verstuurde facturen en dus niet op betaalde facturen. Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit of wacht even met factureren en stuur ze pas op de eerste dag van een nieuw kwartaal.

Factuur onjuist? Dan maak je een creditfactuur!

Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is. Factuurnummers zijn opvolgend en een factuur kan dus niet opeens vervallen en verdwijnen. Zijn bedragen veranderd of facturen komen te vervallen? Bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of omdat er fouten op de factuur staan? Dan kan er een nieuwe creditfactuur worden gemaakt.

De oude factuur blijft dan bestaan maar wordt verrekend met een nieuwe extra factuur die een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft. De creditfactuur krijgt dan een eigen factuurnummer en zo is alles weer in orde.

Ben je op zoek naar een facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over facturen maken zijn:

Hoe kan ik facturen maken?

Hoe je maar wilt! Je mag ze maken met een facturatieprogramma, maar ook gewoon in Word & Excel. Let er wel op dat je alle verplichte zaken vermeldt op elke factuur.

Waar moeten facturen aan voldoen?

De belastingdienst heeft een aardig rijtje met regels opgesteld. Maar de meeste punten zijn vrij logisch. Zo moet je het bedrag noemen en de dienst of het product duidelijk omschrijven. Veelvoorkomende fouten zijn een postbus als adres, btw niet vernoemen of fouten in factuurnummers.

Wat doe ik met openstaande facturen?

Facturen hebben meestal een betalingstermijn. Als dat te lang duurt kun je facturen verkopen. Betaalt de klant niet binnen de betalingstermijn dan kun je deze herinneren. Uiteindelijk kom je dan bij een incassobureau uit. Al deze zaken vallen onder de debiteurenadministratie.

Hoe verstuur ik de factuur?

Je kunt een factuur nog altijd per post versturen maar gebruikelijk is dat niet. Ook is een papieren factuur niet altijd even handig voor je klant. Voor een efficiënte debiteurenadministratie is het versturen van ubl-facturen aan te raden. Een facturatieprogramma kan hierbij helpen.