e-boekhouden

Zakelijke e-mail aanmaken

Als je privé al een e-mailadres hebt kun je deze ook gebruiken voor je bedrijf. Maar je kunt ook een los adres voor zakelijke e-mail aanmaken. E-mail met je bedrijfsnaam na het @-teken, komt meestal beter over. Daarnaast zijn er enkele andere voordelen van een zakelijk e-mailadres.

Adres voor zakelijke e-mail aanmaken

Vrijwel iedereen heeft al e-mail. Net als een telefoonnummer, zakelijke bankrekening of een zakelijke website is een zakelijk mailadres niet verplicht wanneer je gaat ondernemen. Wel komt het professioneler over wanneer je er wel één hebt en kun je de zakelijke e-mails en privégesprekken van elkaar scheiden.

Dat een los zakelijk adres professionaliteit uitstraalt, is voor veel ondernemers één van de belangrijkste redenen om voor losse e-mailadressen te kiezen. Als je bij een zakelijke afspraak een gmail- of hotmailadres noemt, komt dit minder professioneel over dan wanneer je een zakelijke e-mail hebt.

Wil je een domeinnaam registreren omdat je deze wilt gaan gebruiken voor je e-mail? Misschien is dit dan gelijk hét moment om ook zelf een website te bouwen!

Wat zijn de voordelen van een los e-mailadres?

Zakelijke mailHoewel een privémail niet hoeft te betekenen dat je minder goed bent in je vak, is er een kans dat potentiële klanten en opdrachtgevers de indruk krijgen dat je niet volledig voor je bedrijf gaat.

Misschien moet je ze zelfs overtuigen dat het geen hobby is. Met je een zakelijke inbox waarin je bedrijfsnaam is verwerkt stellen ze deze vraag minder snel.

Een eigen e-mailadres straalt meer professionaliteit uit en geeft meer flexibiliteit rond je inbox.

Los van het feit dat het professioneler overkomt, heeft het gebruik van je zakelijke e-mailadres nog meer voordelen. Zo heb je wat meer keuzemogelijkheden voor de weergave van je (bedrijfs)naam in de mailbox van de ontvanger en kun je deze meeverhuizen als je later van internetaanbieder wisselt. Daarnaast kun je deze meestal makkelijker uitbreiden als je veel schijfruimte nodig hebt.

Ook is het soms prettig om de zakelijke e-mails van je privémailtjes in een e-mailprogramma als Outlook te kunnen scheiden. Zo wil je tijdens een vakantie even rust van de zaak maar misschien wel privémails lezen. Andersom wil je tijdens werktijd misschien geen privémailtjes zien als je een zakelijk mailtje wilt versturen.

Wil je een domeinnaam registreren omdat je deze wilt gebruiken voor je e-mail? Misschien is dit dan gelijk hét moment om ook zelf een website te bouwen!

zakelijke e-mail schrijven

Zakelijke e-mails archiveren

Waar sommige providers de mails uit privéboxen na een bepaalde periode opruimen, hoef je hier met zakelijke inboxen niet bang voor te zijn. Dit is niet alleen fijn wanneer je zelf iets wilt terughalen uit een oude conversatie, je kunt zo ook voldoen aan de bewaarplicht. Als ondernemer ben je namelijk verplicht om je financiële administratie minimaal zeven jaar te bewaren.

Als ondernemer moet je verplicht je financiële administratie minimaal zeven jaar bewaren.

Nu betekent dit natuurlijk niet dat je alle professionele e-mail moet houden, maar het kan zeker geen kwaad om belangrijke offertes, opdrachtbevestigingen of eventuele bijlagen van andere zakelijke afspraken te bewaren. Bijvoorbeeld om aan te tonen dat je een bepaald aantal uur in je zaak steekt of biedt het duidelijkheid bij een zakelijk probleem. Om structuur aan te brengen in je mailbox kun je specifieke mappen aanmaken, waardoor je de mails kunt sorteren op opdrachtgever, soort of periode.

Hoe kun je een zakelijk e-mailadres aanmaken?

Als je een website hebt, ligt het voor de hand dat je er een passend e-mailadres bij neemt. Maar ook wanneer je geen eigen site hebt, kun je een zakelijke e-mail aanmaken. Dit kan bijvoorbeeld bij de betaalde versie van Gmail of Microsoft Office 365. Maar je kunt ook een domeinnaam registreren bij een hostingpartij als Transip, Hostnet of Mijndomein.

De kosten van een domeinnaam verschillen per aanbieder. Een bedrag rond de tien euro per jaar is gebruikelijk. Naast een domeinnaam heb je ook webhosting nodig om je e-mail te gebruiken. Webhosting heb je vanaf enkele euro’s tot enkele tientjes per maand, afhankelijk van je wensen.

Zakelijke e-mailadressen koppelen aan Gmail.com

vanuit gmail.com e-mailenBij sommige partijen is het aantal e-mailadressen dat je kunt aanmaken beperkt. Werk je als zzp’er of heb je enkele zakenpartners of medewerkers, dan hoeft dit geen probleem te zijn. Is het aantal mensen dat een eigen e-mailadres nodig heeft wat omvangrijker, dan is het wel een punt van aandacht.

Zodra je een domeinnaam en webhosting hebt, kun je mailen vanuit je zakelijke inbox. Vind je het maar omslachtig om met twee verschillende mailboxen te werken en heb je een Gmail-account? Dan kun je ervoor kiezen om je zakelijke e-mail te koppelen aan je privé-account. Dit doe je door naar ‘accounts en import’ te gaan. Hotmail.com is eind 2018 gestopt met het verbinden van accounts.