Zakelijke e-mail aanmaken
Als je privé al een e-mailadres hebt kun je deze ook gebruiken voor je bedrijf. Maar je kunt ook een los adres voor zakelijke e-mail aanmaken. E-mail met je bedrijfsnaam na het @-teken, komt meestal beter over. Daarnaast zijn er enkele andere voordelen van een zakelijk e-mailadres.
Adres voor zakelijke e-mail aanmaken
Met een eigen onderneming heb je ook een zakelijk e-mailadres nodig. Net als een telefoonnummer, zakelijke bankrekening of een zakelijke website is een zakelijk mailadres niet verplicht, maar komt het professioneler over wanneer je er wel één hebt. Ook is het slim als je de zakelijke e-mails en privégesprekken van elkaar kunt scheiden.
Dat kan op verschillende manieren:
Eigen website met e-mailadres
Als je een domeinnaam registreert voor een website kun je hierop ook een eigen e-mailadres met je eigen bedrijfsnaam maken. De domeinregistratie kost rond de tien euro per jaar. Daarnaast heb je webhosting nodig om je e-mail te gebruiken. De kosten hiervan zijn enkele euro’s tot enkele tientjes per maand.
Gmail en Office365
Via de betaalde versie van Gmail of Microsoft Office 365 kun je een zakelijk e-mailadres op een eigen domeinnnaam aanmaken. Deze bieden veel mogelijkheden voor teamfuncties, integraties met Outlook, agendatools en andere software. Ook geven deze hoge afleverbaarheid. Bij je website is dit afhankelijk van de serverkwaliteit.
Proton Mail of StartMail
Wil je jouw zakelijke gegevens niet bij Amerikaanse diensten onderbrengen? Dan is Proton Mail een populaire oplossing. Deze Zwitserse oplossing biedt veel privacy en dankzij Proton Mail Bridge end-to-end versleuteling voor populaire e-mailapps als Outlook, Thunderbird en Apple Mail. StartMail is een snelgroeiend Nederlands initiatief.
Wil je een domeinnaam registreren omdat je deze wilt gaan gebruiken voor je e-mail? Misschien is dit dan gelijk hét moment om ook zelf een website te bouwen!
Wat zijn de voordelen van een los e-mailadres?
Hoewel een privémail niet hoeft te betekenen dat je minder goed bent in je vak, is er een kans dat potentiële klanten en opdrachtgevers de indruk krijgen dat je niet volledig voor je bedrijf gaat.
Misschien moet je ze zelfs overtuigen dat het geen hobby is. Met een zakelijke inbox waarin je bedrijfsnaam is verwerkt stellen ze deze vraag minder snel.
Een eigen e-mailadres straalt meer professionaliteit uit en geeft meer flexibiliteit rond je inbox.
Meer mogelijkheden
Los van het feit dat het professioneler overkomt, kun je een zakelijk e-mailadres eenvoudig meeverhuizen als je later van internetaanbieder wisselt. Daarnaast kun je deze meestal makkelijker uitbreiden als je veel schijfruimte nodig hebt.
Ook is het soms prettig om de zakelijke e-mails van je privémailtjes in een e-mailprogramma als Outlook te kunnen scheiden. Zo wil je tijdens een vakantie even rust van de zaak maar misschien wel privémails lezen. Andersom wil je tijdens werktijd misschien geen privémailtjes zien als je een zakelijk mailtje wilt versturen.
Wil je een domeinnaam registreren omdat je deze wilt gebruiken voor je e-mail? Misschien is dit dan gelijk hét moment om ook zelf een website te bouwen!
Zakelijke e-mails archiveren
Providers ruimen mails uit privéboxen na een bepaalde periode op. Met een zakelijke inbox kun je dit zelf instellen. Dit is niet alleen fijn wanneer je zelf iets wilt bewaren, zodat je bijvoorbeeld kunt voldoen aan de bewaarplicht. Als ondernemer ben je verplicht om je financiële administratie minimaal zeven jaar te bewaren.
Als ondernemer moet je verplicht je financiële administratie minimaal zeven jaar bewaren.
Belangrijke offertes, opdrachtbevestigingen of eventuele bijlagen van andere zakelijke afspraken kun je zo makkelijker bewaren. Bijvoorbeeld om aan te tonen dat je een bepaald aantal uur in je zaak steekt, of bij latere problemen zaken terug te zoeken. Om structuur aan te brengen in je mailbox kun je specifieke mappen aanmaken, waardoor je de mails kunt sorteren op opdrachtgever, soort of periode.
Zakelijke e-mailadressen koppelen aan Gmail.com
Bij sommige partijen is het aantal e-mailadressen dat je kunt aanmaken beperkt. Werk je als zzp’er of heb je enkele zakenpartners of medewerkers, dan hoeft dit geen probleem te zijn. Is het aantal mensen dat een eigen e-mailadres nodig heeft groter, dan is het wel een punt van aandacht.
Zodra je een domeinnaam en webhosting hebt, kun je mailen vanuit je zakelijke inbox. Vind je het maar omslachtig om met twee verschillende mailboxen te werken en heb je een Gmail-account? Dan kun je ervoor kiezen om je zakelijke e-mail te koppelen aan je privé-account. Dit doe je door naar ‘accounts en import’ te gaan. Hotmail.com is eind 2018 gestopt met het verbinden van accounts.
