menu

Zakelijke e-mail

Als je al een e-mailadres hebt kun je deze ook gebruiken voor je zakelijke communicatie maar een eigen e-mailadres met je bedrijfsnaam na het @-teken, komt meestal beter over. Daarnaast zijn er enkele andere voordelen van een zakelijk e-mailadres.

Zakelijke e-mailNet als een zakelijke bankrekening of een zakelijke website is een zakelijk e-mailadres niet verplicht wanneer je gaat ondernemen. Wel komt het professioneler over wanneer je er wel één hebt. Daarnaast zorgt het ervoor dat je de zakelijke mails en privégesprekken makkelijker van elkaar kunt scheiden.

Dat een zakelijk e-mailadres professionaliteit uitstraalt, is voor veel ondernemers één van de belangrijkste redenen om hiervoor te kiezen. Wanneer je op een netwerkbijeenkomst, tijdens een kennismaking met een (potentiële) klant of bij een andere zakelijke afspraak een visitekaartje uitdeelt met daarop bedrijfsnaam@hotmail.com, komt dit toch wat minder professioneel over dan wanneer je een zakelijke e-mail hebt.

Wat zijn de voordelen?

Hoewel het gebruik van een privémail helemaal niet hoeft te betekenen dat je minder goed bent in je vak, is de kans groot dat potentiële klanten opdrachtgevers de indruk krijgen dat je niet volledig voor je bedrijf gaat. Misschien moet je ze zelfs overtuigen dat het geen hobby is, terwijl deze vraag met een zakelijke inbox niet zo snel gesteld zal worden.

Los van het feit dat het professioneler overkomt, heeft het gebruik van een zakelijk e-mailadres nog meer voordelen. Zo heb je wat meer keuzemogelijkheden voor de weergave van je (bedrijfs)naam in de mailbox van de ontvanger en kun je deze meeverhuizen als je later van internetaanbieder gaat wisselen. Daarnaast kun je deze meestal makkelijker uitbreiden als je veel schijfruimte nodig hebt.

Ook is het soms prettig om de zakelijke e-mails van je privémailtjes te kunnen scheiden. Zo wil je tijdens een vakantie even rust van de zaak maar misschien wel privémails lezen. Andersom wil je tijdens werktijd misschien niet gestoord worden door allerlei privémailtjes.

E-mails archiveren

Waar sommige providers de mails uit privéboxen na een bepaalde periode opruimen, hoef je hier met zakelijke inboxen niet bang voor te zijn. Dit is niet alleen fijn wanneer je zelf iets wilt terughalen uit een oude conversatie, het zorgt er ook voor dat je kunt voldoen aan de bewaarplicht. Als ondernemer ben je namelijk verplicht om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren.

Nu betekent dit natuurlijk niet dat je elke mail moet houden, maar het kan zeker geen kwaad om belangrijke offertes, opdrachtbevestigingen of andere zakelijke afspraken te bewaren. Wellicht komt het een keer van pas, bijvoorbeeld om aan te tonen dat je een bepaald aantal uur in je zaak steekt of biedt het uitsluitsel bij een zakelijk geschil. Om structuur aan te brengen in je mailbox kun je specifieke mappen aanmaken, waardoor je de mails onder meer kunt sorteren op opdrachtgever, soort of periode.

Hoe maak je een zakelijk e-mailadres aan?

Als je een website hebt, ligt het voor de hand dat je er een passend e-mailadres bij neemt. Maar ook wanneer je geen eigen site hebt, kun je een zakelijke e-mail aanmaken. Dit kan bijvoorbeeld bij de betaalde versie van Gmail of Microsoft Office 365. Maar je kunt ook een domeinnaam kopen bij een hostingpartij als Transip, Hostnet of Mijndomein.

De kosten van een domeinnaam verschillen per aanbieder. Een bedrag rond de tien euro per jaar is gebruikelijk. Maar met een domeinnaam alleen ben je er nog niet. Je hebt ook webhosting nodig om je zakelijke e-mailadres te kunnen gebruiken. Webhosting heb je vanaf enkele euro’s tot enkele tientjes per maand, afhankelijk van je wensen.

Bij sommige partijen is het aantal e-mailadressen dat je kunt aanmaken beperkt. Werk je als zzp’er of heb je enkele zakenpartners of medewerkers, dan hoeft dit geen probleem te zijn. Is het aantal mensen dat een eigen e-mailadres nodig heeft wat omvangrijker, dan is het wel een punt van aandacht.

Zodra je een domeinnaam en webhosting hebt, kun je mailen vanuit je zakelijke inbox. Vind je het maar omslachtig om met twee verschillende mailboxen te werken en heb je een Gmail-account? Dan kun je ervoor kiezen om je zakelijke e-mailadres te koppelen aan je privé-account. Dit doe je door naar ‘accounts en import’ te gaan. Hotmail is eind 2018 gestopt met het verbinden van accounts.