Hoe verwerk je bitcoin-facturen in je boekhouding?

Met de bitcoin is er een nieuwe valuta gekomen die met name bij veel internetondernemers met grote interesse wordt gevolgd. Heeft de munt ook jouw interesse gekregen en wil je nu bepaalde klanten gaan factureren in  bitcoins? Dat kan! Let dan wel goed op hoe je dit in je boekhouding verwerkt want een factuur in bitcoins werkt wel net even anders dan een gewone factuur.

De bitcoin heeft vanaf 2013 de financiële wereld aardig op zijn kop gezet. Zowel met positieve berichten – in de zin dat de munt groeit in bekendheid en acceptatie – als in negatieve vorm waarbij met name berichten over criminaliteit en juist weer onzekerheid over de waarde en acceptatie van de munt genoemd worden.

Gangbaar is de nieuwe internetvaluta nog niet, maar dat de bitcoin kansen biedt voor startups, is zeker. Heeft het wel jouw interesse en wil je klanten gaan factureren in bitcoins? Dat kan. Doe het dan wel extra goed, want mocht je achteraf een belastinginspecteur op bezoek krijgen die je administratie komt controleren, dan is de kans groot dat ze juist die bitcoin-transacties wel eens heel interessant zouden kunnen vinden.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Bitcoin boekhouden als vreemde valuta

Boekhoudkundig gezien kun je het makkelijkst de bitcoin vooral zien als een nieuwe vreemde valuta. Net als het geval is bij Amerikaanse dollars, Engelse ponden en Zwitserse franken kun je het bedrag van je factuur in deze eenheid noteren. Let dan wel op dat je in plaats van je IBAN-nummer een walletcode plaatst. Verder is je factuur vrij veel hetzelfde tenzij je specifieke afspraken met de klant hebt gemaakt, bijvoorbeeld over de betaaltermijn of betaalomschrijving zodat je de betaling later makkelijk terug kunt vinden.

Als je gebruikmaakt van een extreem korte betaaltermijn, of zelfs alleen vooruitbetalingen accepteert, kun je bitcoins accepteren via een betaalprovider die ervoor zorgt dat jij altijd een vooraf vaststaand bedrag aan euro’s ontvangt. Op deze manier accepteert bijvoorbeeld een Thuisbezorgd.nl in Nederland bitcoins. Daar is in de administratie mogelijk niets van bitcoins te vinden, omdat dit bij de betaling zelf direct wordt omzet in euro’s. De meest makkelijke manier dus, maar wel een waarbij je je klant dwingt om direct te betalen.

In de meeste factuurbetalingen is echter een betaaltermijn van enkele weken van toepassing. Ook dan is het handig om op het moment dat je de factuur in je boekhouding gaat opnemen, de waarde  direct te noteren in euro’s. Het is vaak zelfs grotendeels administratief verplicht. Je kunt hiervoor administratief het makkelijkste gebruik maken van een vaste internationale dagkoers. Dat betekent echter wel dat op het moment dat jij een factuur maakt en de klant dit pas later overmaakt, je te maken krijgt met koersverschillen.

Koersverschillen in de boekhouding

Administratief is dit op te lossen door de factuur na betaling als betaald te beoordelen – dus voor dat bedrag als dat oorspronkelijk in euro’s in je administratie is opgenomen af te vinken – en het tekort of overschot los op te geven als koersverschil. Tenminste, als je boekhoudpakket dit toelaat. Want dat koersverschil en de nieuwe systematiek rond bitcoins maken dat administratiekantoren en boekhoudsoftware-bedrijven zich tot nu toe nog redelijk ver lijken te houden van bitcoins. Via bovenstaande oplossing, waarbij je echter naar euro’s wisselt, is er meestal toch veel mogelijk en is het dus alleen de vraag hoeveel je zelf aan facturen kunt aanpassen. Hierbij is het aanpassen van je IBAN-nummer in een walletcode meestal het grootste struikelblok.

Moneybird, een wat jonger en dynamischer bedrijf dat facturensoftware biedt, durft het al wel aan om bitcoins standaard in de administratiesoftware mee te nemen. Zij zien het simpelweg als nieuwe valuta. “Het toevoegen van bitcoins aan onze boekhoudsoftware was technisch gezien enorm simpel. Wel moet de ondernemer hierbij zelf goed opletten dat hij alles goed administreert. Ik weet dus niet of klanten er werkelijk veel gebruik van gaan maken maar we volgden de munt al enige tijd met interesse en gaan graag de dialoog aan. Vandaar dat we het nu toch mogelijk maken via onze software om in bitcoins te factureren,” aldus mede-oprichter Edwin Vlieg.

Debiteurenrisico

Heb je echt alles geprobeerd maar wordt om wat voor reden dan ook de factuur niet betaald? Dan kun je deze crediteren. “Als je crediteert, want officieel mag dat niet zomaar, dan kun je het beste met de oude koers rekening houden en heb je dus geen koersverschil in de boekhouding,” licht de Moneybird-eigenaar ons telefonisch nog toe. “Goede vraag overigens. Factureren in bitcoins zal hier en daar wel eerst even wennen zijn.”

Denk dus goed na of jij er wel werkelijk aan wilt wennen want als je factuur niet betaald wordt, sta je natuurlijk in beginsel niet bijzonder sterk. Officieel is de kans groot dat je klant je kan dwingen om gewoon in euro’s af te rekenen, en een factuur met het verzoek om in bitcoins te betalen kan weigeren. Bedenk dus goed of je een klant er wel mee wilt verrassen.