Ondernemer krijgt boekhouding niet terug na vertrek boekhouder

Een ondernemer die zijn volledige administratie wilde terugkrijgen van zijn voormalige boekhouder, heeft bij de rechtbank Amsterdam geen gelijk gekregen. De boekhouder stelde dat hij de gegevens niet meer had nadat hij zijn Exact-abonnement had opgezegd. De zaak laat zien hoe belangrijk afspraken over toegang tot je administratie zijn.

De ondernemer besteedde zijn boekhouding sinds 2022 uit aan een boekhouder die zelf een abonnement had op Exact. De samenwerking tussen de ondernemer en boekhouder eindigde op 1 mei 2025.

Abonnement opgezegd

De boekhouder stopte eind juni 2025 met zijn bedrijf en zegde zijn Exact-abonnement per juli op. De ondernemer vroeg meerdere keren om zijn volledige administratie, maar kreeg die niet terug. Ook rechtstreeks bij Exact leverde geen oplossing op: de ondernemer had zelf geen licentie.

De boekhouder gaf aan dat hij de administratie die hij nog bezat al had overgedragen aan de ondernemer of diens nieuwe boekhouder. De overige stukken stonden in Exact, waar hij geen toegang meer toe had.

De ondernemer stapte naar de rechter om afgifte van zijn volledige administratie over 2022 tot en met 2025 af te dwingen. De voorzieningenrechter wees dat verzoek af. De ondernemer kon niet bewijzen dat de boekhouder nog meer stukken van zijn administratie had.

Boekhouder moet wel proceskosten betalen

Wel vond de rechter dat de boekhouder meer moeite had moeten doen. Zo bleek dat die nog geen poging had gedaan om de administratie bij Exact op te vragen. De zaak werd daarom 2 weken aangehouden. In die periode benaderden zijn advocaat en zijn echtgenote Exact met vragen over het bewaren en overdragen van de gegevens. Volgens de boekhouder kregen zij geen antwoord en lukte het niet om de administratie boven water te krijgen.

Vanwege zijn passieve houding moest de boekhouder 1.841,70 euro aan proceskosten betalen. De ondernemer kreeg via dit kort geding zijn volledige administratie niet terug. Uit de uitspraak blijkt niet of de ontbrekende gegevens nog bij Exact beschikbaar zijn.

Regel toegang tot je administratie

Werk je onder het abonnement van je boekhouder, leg dan vast hoe je toegang houdt tot je gegevens als de samenwerking stopt. Bijvoorbeeld hoe je wilt dat de administratie wordt overgedragen, in welk formaat en binnen welke termijn. Kijk daarbij wel of je een volledige export, inclusief facturen en bonnetjes, kunt bewaren of importeren in het boekhoudpakket van jouw keuze.