menu

Geven van een presentatie

Presentatie geven

Het geven van een presentatie is voor veel mensen geen pretje. Als je ondernemer geworden bent kom je er echter niet onder uit dat je soms voor een groep mensen komt te staan. Bijvoorbeeld bij een toespraak bij een jubileum van een collega of het presenteren van een offerte voor klanten. Ondernemers die assertiviteit en zelfvertrouwen hebben zullen minder last hebben van het geven van een presentatie dan de mensen die dit minder hebben maar over het algemeen is presenteren goed aan te leren.

Aansluiten op het publiek
Bij het geven van een presentatie is het belangrijk om inzicht te hebben in het publiek. De kennis en ervaring van je toehoorders kan per onderwerp enorm verschillen. Wanneer je hier rekening mee houdt, zal de presentatie duidelijker over komen en meer effect hebben.

Aansluiten op het publiek is een brede omschrijving. Hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld de taal waarin je de presentatie geeft, de moeilijkheidsgraad, de hoeveelheid details en technische diepte of de achtergrond informatie. Ook kan je de presentatie laten aansluiten op de “persoonlijkheid” van het publiek. Bestaat je publiek uit technische mensen, dan worden logische argumenten verwacht, praktische mensen verwachten voorbeelden en aanwijzingen en sociaal gerichte medewerkers van bijvoorbeeld een afdeling Personeelszaken zien graag verwijzingen naar relaties en personen. Ambtenaren houden van orde en precisie en dus van helder gestructureerde presentaties, een Raad van Bestuur daarentegen, is gericht op de lange termijn en verwacht trends en prognoses.

Opbouw van de presentatie
Een goede presentatie bestaat uit drie delen: de kop, de romp en de staart.

In de kop groet je je medewerkers, introduceer je jezelf en je bedrijf, geef je de aanleiding voor de presentatie, je eigen doelstelling en een motiverende doelstelling voor het publiek.

De romp is het grootste deel van je presentatie en beslaat ongeveer 90% van de tijd. Meestal is het de beste volgorde om eerst de belangrijkste boodschap te verkondigen en deze daarna te onderbouwen door er logisch naar toe te werken of dieper op in te gaan en details te geven.

Je start met de agenda waarin je aangeeft welke onderwerpen je gaat presenteren. Vervolgens presenteer je de onderwerpen. Wanneer je hierbij gebruikt maakt van bruggetjes tussen de onderwerpen, kan het publiek je goed volgen. De romp wordt afgesloten met een korte samenvatting van de voor de toehoorders belangrijkste hoofdpunten. Ofwel: zeg wat je gaat vertellen, vertel het en zeg wat je verteld hebt.

In de staart zit de afsluiting. De afsluiting kan je maken door een slagzin of citaat te vertellen, een actie van je publiek te vragen, ze een vraag te stellen of door een verhaal te vertellen. Ten slotte bedank je de aanwezigen voor de aandacht.

Hulpmiddelen

In een presentatie staat de boodschap altijd centraal. Er zijn vele hulpmiddelen beschikbaar die je zou kunnen inzetten om de boodschap te versterken. Hieronder een paar tips.
  • Houdt rekening met de ruimte. Een kleinere zaal is beter dan een grote. Belangrijk is te letten op de temperatuur en het gezichtsveld.
  • Let op het geluid en de akoestiek. Tot 40 personen ben je vaak zonder microfoon prima te verstaan. Mocht je toch een microfoon gebruiken, probeer deze dan vooraf te testen.
  • Zorg dat er voldoende verlichting is. Op deze manier kun je oogcontact houden en kan het publiek eventueel aantekeningen maken. Te fel licht zorgt voor vermoeidheidsverschijnselen.
  • Deel brochures, hand-outs, monsters etc, pas na afloop uit. Wanneer je dit tijdens de presentatie doet, moeten mensen hun aandacht verdelen wat storend kan werken. Vooraf neerleggen en ernaar verwijzen is ook een goede optie. Op deze manier weet het publiek waar ze na afloop verdere informatie kunnen vinden,  en geeft jou de mogelijkheid  om het contact met individuele toehoorders verder uit te diepen.
  • Een flip-over kan gebruikt worden voor kleine groepen. Door ter plekke te schrijven, krijgt het verhaal dynamiek. Daarbij is het belangrijk in grote blokletters te schrijven. Wanneer je rechtshandig bent, zet dan de flip-over links van je. Denk er echter wel aan: tijdens de presentatie of bij de afronding daarvan blijft het vel zichtbaar, dit kan verstorend werken. Een oplossing is het vel om te slaan zodat een schoon vel naar voren komt.
  • Wanneer je een overhead projector of beamer gebruikt, moet je zorgen dat je precies weet hoe het apparaat werkt. Het is ook belangrijk dat iedereen het scherm goed kan zien.
  • Een grote valkuil is veel experimenteren met het gebruik van bewegende beelden of special effects.  De boodschap van de presentatie is nog altijd het belangrijkste .
  • De meest gemaakte fout bij het gebruik van sheets is dat er te veel woorden worden gebruikt. Als leidraad voor leesbare teksten kan je het gebruik van 28 pts letters en 7 regels per sheet aanhouden.
  • De gezichtsuitdrukking is vaak gekoppeld aan gevoelens. Hieraan kun je zien of iemand geïnteresseerd is of niet. Wanneer je glimlacht drukt dit sympathie en belangstelling uit, wat stimulerend werkt op het publiek. Te veel glimlachen kan er echter voor zorgen dat het publiek zich niet meer serieus genomen voelt of dat je onzeker over komt. Ook fronsen is een bekende gezichtsuitdrukking, teveel fronsen wordt vaak gezien als afkeuring. Wanneer je echter af en toe fronst, kan dat voor het publiek betekenen dat je je best doet bijvoorbeeld een vraag uit het publiek te begrijpen. In dat geval is fronsen een uiting van betrokkenheid.
  • Oogcontact werkt stimulerend wanneer je ogen die van de ander af en toe ontmoeten. Constant oogcontact kan er voor zorgen dat je toehoorder zich ongemakkelijk voelt, maar vermijding van oogcontact duidt op onzekerheid.
  • Dat je enthousiast en open bent, kun je overbrengen door een ontspannen lichaamshouding. De beste houding is de tennisbalhouding: de handen losjes in elkaar (alsof je een tennisbal vasthoudt met twee handen) ter hoogte van je buik. Dit is een goede uitgangspositie.
Non-verbale communicatie
Geschat wordt dat het effect van communicatie voor 55% wordt bepaald door non-verbale signalen, voor 38% door de stem van de spreker en voor maar 7% door zijn woorden. Zo kan het voorkomen dat als je net ondernemer bent geworden je presentatie piekfijn in elkaar zit, maar je nog zenuwachtig bent omdat je niet weet of je verhaal wel overkomt. Dit straal je dan ook uit tijdens je presentatie. Een aantal keren oefenen op vrienden of mensen binnen het eigen bedrijf is dan ook zeker aan te raden. Het is belangrijk dat je je bewust bent van non-verbale communicatie. De drie belangrijkste punten zijn de gezichtsuitdrukking, het oogcontact en de lichaamshouding.
Wanneer je er tenslotte voor zorgt dat je er netjes en verzorgd uit ziet en duidelijk spreekt – geen kauwgom kauwen – komt het vast helemaal voor elkaar. Succes!