Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Zakelijke tankpas

Zelfstandig ondernemers leggen maandelijks aardig wat kilometers af. Is het niet naar opdrachtgevers of klanten, dan is het wel naar een netwerkbijeenkomst of een cursus. Alle autokosten, zoals brandstofkosten, wil je dan zakelijk boeken. Maar hoe doe je dit het beste en wanneer wordt een zakelijke tankpas interessant?

Regels van de belastingdienst rond autokosten

Een zakelijke tankpasAls ondernemer heb je het recht om van de zakelijke kilometers de kosten te declareren en de btw terug te vragen. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. Zo kun je een vergoeding per kilometer rekenen, waarbij het noodzakelijk is om een goede zakelijke kilometerregistratie bij te houden.

Je kunt ook de auto op de zaak zetten, waardoor de autokosten direct zakelijk worden. Hierbij heb je wel te maken met een aantal voorwaarden. Tankbonnen vermelden geen naam en adres van de afnemer, al is dat meestal geen probleem.

Baal je van al die losse bonnetjes in je administratie? Scan ze in via je mobiele telefoon en voeg ze direct bij ontvangst toe via een goed boekhoudprogramma.

Tankbonnen kun je indienen zonder naam en adres van de afnemer

Voor facturen tot en met honderd euro vindt de fiscus het voldoende als je aannemelijk kunt maken dat jij de afnemer bent. Als het factuurbedrag hoger is dan honderd euro moet je jezelf kunnen identificeren als afnemer. Hierbij is het niet nodig dat jouw naam en adres op de bon staan, maar de betaling moet wel naar jou te herleiden zijn. Dit kun je doen door te betalen met een zakelijk betaalmiddel zoals een zakelijke creditcard, pinpas van de bankrekening van het bedrijf of met een zakelijke tankpas. Contante betalingen of betalingen die je met een privé-bankpas hebt gedaan, worden dus niet goedgekeurd.

Hoe werkt een zakelijke tankpas?

Elke tankpas heeft zijn eigen werkwijze. Meestal als je afrekent met een tankpas is dat vergelijkbaar als een pinpas met als verschil dat je tankt op factuur. Je spaart de hele maand alle tankbeurten op en aan het einde van de maand wordt het bedrag automatisch van je bankrekening afgeschreven.

Met een tankpas krijg je één factuur en hoef je niet alle losse tankbonnen meer te verzamelen.

Een tankpas staat op naam van je onderneming. Hierdoor is het voor de belastingdienst direct duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat. En omdat je periodiek één overzicht ontvangt van alle tankbeurten hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen. Ook kun je de meeste tankpassen inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals het laten wassen van de auto, het betalen van tol en het parkeren.

Baal je van al die losse bonnetjes in je administratie? Scan ze in via je mobiele telefoon en voeg ze direct bij ontvangst toe via een goed boekhoudprogramma.

Tankpas van één merk of een totaalpas voor alle tankstations

Bij een of alle tankstations tankenEr zijn verschillende aanbieders van zakelijke tankpassen.  Tankpas.nl en MKB-brandstof.nl zijn bekende aanbieders van brandstofpassen waarbij je bij vrijwel alle tankstations in ons land kunt tanken. Het voordeel bij deze tankpassen is dat je niet vastzit aan benzinestations van één merk, het nadeel is dat het niet altijd mogelijk is om mee te doen met spaaracties.

Daarnaast zijn er tankpassen die wel aan één merk gebonden zijn en waarmee je dus uitsluitend bij deze aanbieder kunt tanken. Voorbeelden hiervan zijn de Shell Tankpas, ESSO Card, BP Plus Tankpas en de Total Card. Dit limiteert je in je keuze, maar soms staan er andere voordelen tegenover. Zo krijg je met deze tankpas soms een korting op de brandstof en kun je meedoen met alle lopende acties.

Een tankpas kan korting op de brandstof geven en meedoen met lopende acties.

De kosten die je maakt voor het omrijden wegen vaak niet op tegen de eventuele korting dus het is hierbij wel belangrijk om vooraf goed te kijken bij welke tankstations je kunt tanken. Online kun je vrij gemakkelijk het dekkingsgebied zien van de verschillende aanbieders.

De kosten van een zakelijke tankpas

Voor het gebruik van een brandstofpas betaal je een bijdrage. De kosten variëren per aanbieder en bedragen vaak enkele euro’s per maand. Ook betaal je soms een kleine bijdrage voor de pas zelf. Daarnaast wordt er vaak om een eenmalige borg gevraagd, die je terugkrijgt zodra je de pas opzegt en geen betalingsachterstand hebt. De tankpassen van specifieke merken worden veelal gratis beschikbaar gesteld.

Ondanks dat je met een zakelijke tankpas soms een korting krijgt op de brandstof is dit meestal niet de reden zijn dat ondernemers er een aanschaffen. Het grootste voordeel van de pas is het administratieve gemak.

Naast de digitale administratie die je zelf kunt downloaden, bieden sommige aanbieders handige koppelingen met boekhoudprogramma’s waardoor je nog minder omkijken naar de administratieve afhandeling hebt. Heb je medewerkers met een auto van de zaak? Ook dan verlicht een zakelijke tankpas de nodige administratieve rompslomp.