e-boekhouden

Zakelijke tankpas

Zelfstandig ondernemers leggen maandelijks aardig wat kilometers af. Is het niet naar opdrachtgevers of klanten, dan is het wel naar een netwerkbijeenkomst of een cursus. Alle autokosten, zoals brandstofkosten, wil je dan zakelijk boeken. Maar hoe doe je dit het beste en wanneer wordt een zakelijke tankpas interessant?

Regels van de belastingdienst voor autokosten

Een zakelijke tankpasAls ondernemer heb je het recht om van je zakelijke kilometers kosten te declareren en btw terug te vragen. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. Zo kun je een vergoeding per kilometer rekenen, maar dan moet je wel een goede zakelijke kilometerregistratie bijhouden.

Je kunt ook de auto op de zaak zetten, waardoor de autokosten direct zakelijk worden. Je hebt dan wel te maken met een aantal voorwaarden. Tankbonnen vermelden geen naam en adres van de afnemer, al is dat meestal geen probleem.

Baal je van al die losse bonnetjes in je administratie? Scan ze in via je mobiele telefoon en voeg ze direct bij ontvangst toe via een goed boekhoudprogramma.

Tankbonnen indienen zonder naam en adres van de afnemer

Voor facturen tot en met honderd euro vindt de belastingdienst het genoeg als je aannemelijk kunt maken dat jij de afnemer bent. Is het factuurbedrag hoger dan honderd euro? Dan moet je jezelf kunnen identificeren als afnemer. Het is niet nodig dat jouw naam en adres op de bon staan, maar de betaling moet wel naar jou te herleiden zijn.

Dit kun je doen door te betalen met een zakelijk betaalmiddel, zoals een zakelijke creditcard, pinpas van de bankrekening van het bedrijf of een zakelijke tankpas. Contante betalingen of betalingen die je met een privé-bankpas hebt gedaan, worden dus niet goedgekeurd.

Hoe werkt een zakelijke tankpas?

Elke tankpas heeft zo zijn eigen werkwijze. Als je afrekent met een tankpas is dat vergelijkbaar met een pinpas, met als enige verschil dat je tankt op factuur. Je spaart dus alle tankbeurten van de hele maand op. Pas aan het einde van de maand wordt het bedrag automatisch van je bankrekening afgeschreven.

Met een tankpas krijg je één factuur en hoef je niet meer alle losse tankbonnen te verzamelen.

Een tankpas staat op naam van je onderneming. Zo is het voor de belastingdienst meteen duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat. En omdat je periodiek één grote factuur ontvangt van alle tankbeurten, hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen. Ook kun je je zakelijke tankpas inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals wasbeurten, tolbetalingen en parkeerkosten.

Baal je van al die losse bonnetjes in je administratie? Scan ze in via je mobiele telefoon en voeg ze direct bij ontvangst toe via een goed boekhoudprogramma.

Totaalpas

Bij een of alle tankstations tankenEr zijn verschillende aanbieders van zakelijke tankpassen. Tankpas.nl en MKB-brandstof.nl zijn bekende aanbieders van brandstofpassen waarmee je bij vrijwel alle tankstations in ons land kunt tanken. Het voordeel van deze tankpassen is dat je niet vastzit aan benzinestations van één merk. Het nadeel is dat het niet altijd mogelijk is om mee te doen aan spaaracties.

Merkgebonden tankpas

Daarnaast zijn er tankpassen die wel aan één merk gebonden zijn en waarmee je dus uitsluitend bij deze aanbieder kunt tanken. Voorbeelden hiervan zijn de Shell Tankpas, ESSO Card, BP Plus Tankpas en de Total Card. Dit limiteert je in je keuze, maar daar staan andere voordelen tegenover. Zo krijg je met deze tankpas soms korting op brandstof en kun je meedoen met alle lopende acties.

Een merk-tankpas geeft korting op de brandstof en toegang tot lopende acties.

Maar let op: de kosten die je maakt voor het omrijden, wegen vaak niet op tegen de mogelijke korting. Het is dus belangrijk om van tevoren te bekijken bij welke tankstations je kunt tanken. Online kun je vrij gemakkelijk het dekkingsgebied zien van de verschillende aanbieders.

Kosten van een zakelijke tankpas

Voor het gebruik van een brandstofpas betaal je een bijdrage. De kosten variëren per aanbieder en bedragen vaak enkele euro’s per maand. Ook betaal je soms een kleine bijdrage voor de pas zelf. Verder wordt er een eenmalige borg gevraagd, die je terugkrijgt zodra je de pas opzegt en geen betalingsachterstand hebt. De tankpassen van specifieke merken worden veelal gratis beschikbaar gesteld.

Dat je met een zakelijke tankpas korting kunt krijgen, is niet de voornaamste reden dat ondernemers er een aanschaffen. Het grootste voordeel van de pas is het administratieve gemak.

Naast de digitale administratie die je zelf kunt downloaden, bieden sommige aanbieders handige koppelingen met boekhoudprogramma’s waardoor je nog minder omkijken naar de administratieve afhandeling hebt. Heb je medewerkers met een auto van de zaak? Ook dan verlicht een zakelijke tankpas de nodige administratieve rompslomp.