Zakelijke tankpas

Een zakelijke tankpas centraliseert brandstofkosten op één factuur en helpt bij btw-teruggave en kostenbeheer. De verschillen, kosten en voor- en nadelen van merk-gebonden passen en totaalpassen met opties voor extra diensten zoals parkeren, autowas, en onderhoud.

Zelfstandig ondernemers leggen maandelijks aardig wat kilometers af. Is het niet naar opdrachtgevers of klanten, dan is het wel naar een netwerkbijeenkomst of een cursus. Alle autokosten, zoals brandstofkosten, wil je dan zakelijk boeken. Een zakelijke tankpas kan hierbij helpen.

Tankpas bundelt op één factuur

Als ondernemer mag je de kosten van zakelijke kilometers declareren en de btw terugvragen. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor.

Als je auto op de zaak staat kun je losse tankbonnen in je boekhouding opnemen. Daarbij zijn zowel privé als zakelijke ritten aftrekbaar. Als je liever geen losse bonnetjes boekt, kun je ze verzamelen op één factuur met een tankpas.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.

Tankbonnen zonder naam en adres van de afnemer

Tankbonnen vermelden geen naam en adres van de afnemer, maar dat is meestal geen probleem. Tot en met honderd euro vindt de belastingdienst het genoeg als je kunt aantonen dat jij de afnemer bent. Is het factuurbedrag hoger dan honderd euro? Dan moet je jezelf kunnen identificeren als afnemer.

Het is niet nodig dat jouw naam en adres op de bon staan, maar de betaling moet wel naar jou te herleiden zijn. Bijvoorbeeld als je betaalt met een zakelijke creditcard, pinpas van de bankrekening van het bedrijf of een zakelijke tankpas. Het is dan minder handig om contant of met een privépas te betalen.

Hoe werkt een zakelijke tankpas?

Elke tankpas heeft een eigen werkwijze. Als je afrekent met een tankpas is dat vergelijkbaar met een pinpas, met als enige verschil dat je tankt op factuur. Je spaart dus alle tankbeurten van de hele maand op. Pas aan het einde van de maand wordt het bedrag automatisch van je bankrekening afgeschreven.

Met een tankpas krijg je één factuur en hoef je niet meer alle losse tankbonnen te verzamelen.

Een tankpas staat op naam van je onderneming. Zo is het voor de belastingdienst meteen duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat. En omdat je periodiek één grote factuur ontvangt van alle tankbeurten, hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen. Ook kun je je zakelijke tankpas inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals wasbeurten, tolbetalingen en parkeerkosten.

Baal je van al die losse bonnetjes in je administratie? Scan ze in via je mobiele telefoon en voeg ze direct bij ontvangst toe via een goed boekhoudprogramma.

Totaalpas

Er zijn verschillende aanbieders van zakelijke tankpassen. Tankpas.nl, MoveMove en MKB-brandstof.nl zijn bekende aanbieders van brandstofpassen waarmee je bij vrijwel alle tankstations in ons land kunt tanken.

Het voordeel van deze tankpassen is dat je niet vastzit aan benzinestations van één merk. Het nadeel is dat het niet altijd mogelijk is om mee te doen aan spaaracties.

Merkgebonden tankpas

Daarnaast zijn er tankpassen die wel aan één merk gebonden zijn en waarmee je dus uitsluitend bij deze aanbieder kunt tanken. Voorbeelden hiervan zijn de Shell Tankpas, ESSO Card, BP Plus Tankpas en de Total Card. Dit limiteert je in je keuze, maar daar staan andere voordelen tegenover. Zo krijg je met deze tankpas soms korting op brandstof en kun je meedoen met alle lopende acties.

Een merk-tankpas geeft korting op de brandstof en toegang tot lopende acties.

Maar let op: de kosten die je maakt voor het omrijden, wegen vaak niet op tegen de mogelijke korting. Het is dus belangrijk om van tevoren te bekijken bij welke tankstations je kunt tanken. Online kun je vrij gemakkelijk het dekkingsgebied zien van de verschillende aanbieders.

Kosten van een zakelijke tankpas

De kosten van een brandstofpas variëren per aanbieder en bedragen vaak enkele euro’s per maand. Ook betaal je soms een kleine bijdrage voor de pas zelf. Verder betaal je eenmalig borg die je terugkrijgt zodra je de pas opzegt zonder betalingsachterstand. Tankpassen van specifieke merken zijn meestal gratis.

Dat je met een zakelijke tankpas korting kunt krijgen, is niet de voornaamste reden dat ondernemers er een aanschaffen. Het grootste voordeel van de pas is het administratieve gemak.

Naast de digitale administratie die je zelf kunt downloaden, bieden sommige aanbieders handige koppelingen met boekhoudprogramma’s waardoor je nog minder administratie hebt. Heb je medewerkers met een auto van de zaak? Ook dan beperkt een zakelijke tankpas de nodige administratieve rompslomp.