Zakelijke tankpas

Zelfstandig ondernemers leggen maandelijks aardig wat kilometers af. Is het niet naar opdrachtgevers of klanten, dan is het wel naar een netwerkbijeenkomst of een cursus. Alle autokosten, zoals brandstofkosten, wil je dan zakelijk kunnen boeken. Maar hoe doe je dit eigenlijk? En wanneer wordt een zakelijke tankpas interessant?

Een zakelijke tankpas

Regels van de Belastingdienst

Als ondernemer heb je het recht om van de zakelijke kilometers de kosten te declareren en de btw terug te vragen. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. Zo kun je een vergoeding per kilometer rekenen, waarbij het noodzakelijk is om een goede zakelijke rittenadministratie bij te houden. Je kunt ook de auto op de zaak zetten, waardoor de autokosten direct zakelijk worden. Hierbij heb je wel te maken met een aantal voorwaarden want je kunt niet standaard je tankbonnen indienen als factuur. Het probleem met tankbonnen is dat ze geen naam en adres van de afnemer vermelden, terwijl het voor de Belastingdienst een vereiste is om dit te weten.

Voor facturen tot en met honderd euro vindt de fiscus het voldoende als je aannemelijk kunt maken dat jij de afnemer van de brandstof bent. Is het factuurbedrag hoger dan honderd euro, dan moet je jezelf kunnen identificeren als afnemer. Hierbij is het niet nodig dat jouw naam en adres op de bon staan, maar de betaling moet wel naar jou te herleiden zijn. Dit kun je doen door te betalen met een zakelijk betaalmiddel zoals een pinpas/creditcard van het bedrijf of met een zakelijke tankpas. Contante betalingen of betalingen die je met een privé-bankpas hebt gedaan, worden dus niet goedgekeurd.

Hoe werkt een tankpas?

Een tankpas staat op naam van een onderneming. Hierdoor is het voor de Belastingdienst direct duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat. En omdat je periodiek één overzicht ontvangt van alle tankbeurten hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen. Ook kun je de meeste tankpassen inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals het laten wassen van de auto, het betalen van tol en het parkeren.

Er zijn verschillende aanbieders van zakelijke tankpassen. Tankpas.nl en Tom.nl zijn bekende aanbieders van brandstofpassen waarbij je bij vrijwel alle tankstations in ons land kunt tanken. Het voordeel is dat je niet vastzit aan benzinestations van één merk, het nadeel is dat het niet altijd mogelijk is om mee te doen met spaaracties.

Daarnaast zijn er merkgebonden tankpassen waarmee je uitsluitend bij deze aanbieder kunt tanken. Voorbeelden hiervan zijn de Shell Tankpas, ESSO Card, BP Plus Tankpas en de Total Card. Bij deze aanbieders krijg je soms een korting op de brandstof en kun je meedoen met alle lopende acties. Omdat je bij dit principe gelimiteerd wordt in het aantal benzinepompen waarbij je kunt tanken, is het wel belangrijk om goed uit te zoeken wat het dekkingsgebied is van de verschillende aanbieders. De kosten die je maakt voor het omrijden wegen vaak niet op tegen de eventuele korting.

Wat kost een zakelijke tankpas?

Voor het gebruik van een brandstofpas betaal je een bijdrage. De kosten variëren per aanbieder en bedragen vaak enkele euro’s per maand. Ook betaal je soms een kleine bijdrage voor de pas zelf. Daarnaast wordt er vaak om een eenmalige borg gevraagd, die je terugkrijgt zodra je de pas opzegt en geen betalingsachterstand hebt. De merkgebonden tankpassen worden veelal gratis beschikbaar gesteld.

Ondanks dat je met een zakelijke tankpas soms een korting krijgt op de brandstof moet dit niet de reden zijn dat je er één aanschaft. Het grootste voordeel van de pas is het administratieve gemak. Naast de digitale administratie die je zelf kunt downloaden, bieden sommige aanbieders handige koppelingen met boekhoudprogramma’s waardoor je nog minder omkijken naar de administratieve afhandeling hebt. Heb je medewerkers met een auto van de zaak? Ook dan verlicht een zakelijke tankpas de nodige administratieve rompslomp.