Btw op benzine en brandstof

Na een tankbeurt de btw op benzine en brandstof terugkrijgen. Het probleem is dat op de tankbonnen geen naam en adres van de afnemer vermeld staan en dit is een vereiste van de belastingdienst. Deze keurt een tankbonnetje dan ook niet zomaar goed, maar er zijn oplossingen.

Btw op benzine terugvragen

De btw op benzine is aftrekbaar, maar om deze btw terug te vragen bij de eerstvolgende btw-aangifte moet de belastingdienst kunnen zien dat je bedrijf de afnemer is.

Een makkelijke manier om dit te bewijzen is door te betalen met een zakelijke tankpas of een pinpas/creditcard op naam van het bedrijf. Als het gaat om brandstof voor een landvoertuig, dus eigenlijk gewoon een normale tankbeurt, dan is dit voldoende.

Na het tanken de btw op brandstof terugvragen bij een contante betaling? Dat kan.

Als je contant betaalt, of betaalt met de privé-pinpas, is het lastiger om aan te tonen dat het gaat om een zakelijke uitgave. Maar zolang het bedrag onder de 100 euro (inclusief btw!) blijft en het gaat om brandstof voor een landvoertuig, is een vereenvoudigde factuur ook voldoende. Dan hoef je niet hard te maken dat je bedrijf de afnemer was om de btw terug te krijgen.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Je moet het kunnen uitleggen

Tank je telkens voor dezelfde auto en dezelfde brandstof? Dan kun je van een tankbeurt aannemelijk maken dat het om zakelijke kosten gaat en kun je de btw op de brandstof terugvragen. Het verhaal moet dus logisch zijn.

Zo kun je bij de tankbon aangeven wat de reden was dat jij die dag (zakelijk) op pad was, bijvoorbeeld door er een notitie aan toe te voegen. Daarnaast moet je van elke uitgave de bon bewaren. Heb je meerdere tankbonnetjes op dezelfde dag of tank je verschillende brandstoffen? Dan heb je mogelijk wat uit te leggen.

Wil je btw op benzine aftrekken en is de bon onduidelijk? Voeg dan een notitie toe.

Goede boekhoudprogramma’s werken tegenwoordig ook met scanners/foto’s, waardoor je na het tanken snel een foto van de tankbon kunt maken, en zo de btw op de brandstof gemakkelijk in de administratie boekt. Maar als je deze software niet hebt, kan de administratie bij meerdere tankbeurten per maand best veel papierwerk gaan worden.

Tanken met een zakelijke tankpas

De gemakkelijkste oplossing wanneer een bedrijf veel benzine tankt zijn tankpassen. Met een tankpas hoeft niet meer elke afzonderlijke tankbeurt geadministreerd te worden. Aan het einde van de maand ontvang je één factuur voor alle tanktransacties. De belastingdienst erkent deze factuur en zo kun je deze indienen als kostenpost én krijg je de btw op benzine ook weer terug.

Een zakelijke tankpas: maandelijks één factuur voor alle brandstof op naam van je onderneming.

Hoe werkt een tankpas?

Een tankpas staat op naam van een onderneming. Hierdoor is het voor de Belastingdienst duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat. En omdat je periodiek één overzicht ontvangt van alle tankbeurten hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen. Je kunt in één keer alle btw verrekenen. Vaak kun je ook de tankpas inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals het laten wassen van de auto, het betalen van tol en het parkeren, maar voor veel ondernemers is dat optioneel.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Bekende tankpassen in Nederland

De meeste oliemaatschappijen zoals Shell, Esso, BP, et cetera bieden een tankpas voor hun eigen tankstations. Daarnaast zijn er enkele aanbieders die je bij alle tankstations kunt gebruiken, zoals mkb-brandstof.nl en tankpas.nl. Soms zijn er koppelingen voor de administratie. Als je dus gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma is het slim om vooraf even te controleren welke tankpassen daarmee gekoppeld zijn. In het verleden zijn er ook boekhoudprogramma’s geweest die klanten standaard een tankpas aanboden bij de software, maar dit is niet heel gebruikelijk.

Het voordeel van een onafhankelijke pas is dat je bij vrijwel alle tankstations van Nederland kunt betalen en dus altijd alle zakelijke autokosten kunt boeken en ook alle btw op benzine terugkrijgt. Het nadeel is dat er vaste kosten van enkele euro’s per maand worden gerekend en in sommige gevallen bieden de passen van tankstations specifieke korting op brandstof.

Zie ook de info over facturen maken, alles rond online boekhouden, of onze suggesties voor een boekhoudprogramma voor de eenmanszaak.