Vergaderruimte huren

Wil je samen op locatie werken, maar nog geen kantoor of meerjarig huurcontract? Er zijn steeds meer locaties waar je coaching-, trainings- of vergaderruimtes kunt huren. Zowel incidenteel als periodiek. Hier lees je hoe je de ideale vergaderruimte selecteert, welke voorzieningen niet mogen ontbreken en waar je verder op moet letten.

Wil je een vergaderruimte huren voor kleine groepen of pak je direct uit met tientallen mensen? De ideale vergaderlocaties zijn nogal afhankelijk van het publiek. Waar vroeger een vrije ruimte met een tafel, wat stoelen en een inspiratieloze aankleding voldeden, wordt er tegenwoordig veel meer aandacht besteed aan de uitstraling. En niet zonder reden, want in een inspirerende omgeving komen (creatieve) ideeën makkelijker tot bloei.

Zoek je een werk- of vergaderruimte? Met Regus.com huur je snel een flexibele werkplek, maar ook compleet ingerichte ruimtes met eigen werkplekken, inclusief faciliteiten door het hele land.

Coaching-, trainings- of vergaderruimte huren

Voor het eenmalig huren van een coaching- trainings-, of vergaderruimte is het aanbod met vergaderlocaties enorm. Zo zijn er hotels met vergaderzalen, congreslocaties die trainingsruimtes verhuren en bedrijven die zich volledig richten op het verhuren van (flexibele) werkplekken.

Wat voor jou de beste optie is, hangt onder meer af van de faciliteiten en de flexibiliteit die je zoekt. Sommige aanbieders van kantoorgebouwen verhuren hun trainingsruimtes alleen aan mensen die er ook een werkplek huren, terwijl andere vergaderruimtes voor iedereen toegankelijk zijn. Verder zijn er grote verschillen qua faciliteiten.

Qua faciliteiten zijn er grote verschillen tussen vergaderruimtes.

Kantoorartikelen zijn op alle vergaderlocaties aanwezig. En voorzieningen als een whiteboard, flipover en beamer kun je ook via elke locatie wel huren. Maar een professionele ontvangstruimte waar je de gasten kunt opvangen of laten doorverwijzen, of een kopieer- en cateringservice zijn bijvoorbeeld al minder standaard. Ook technische ondersteuning is niet altijd bij een vergaderruimte inbegrepen.

Welke voorzieningen mogen niet ontbreken?

Voor intensief gebruik van laptops en andere apparaten zijn voldoende stroompunten en een snelle internetverbinding essentieel. Dit klinkt als een open deur, maar je zal niet de eerste zijn die een ruimte huurt met onvoldoende stopcontacten. Wil je mensen bij de meeting betrekken die niet fysiek aanwezig zijn? Dan mogen een tv-scherm, camera en goede audiovoorzieningen ook niet ontbreken.

Verder is het belangrijk om te bedenken hoe je de pauzes tijdens de vergadering, coaching of training wilt vormgeven. Vind je het fijn als de locatie koffie, thee, broodjes en en andere hapjes regelt (en eventueel langsbrengt) of doe je dit liever zelf? En is er, bij lange bijeenkomsten, een sfeervolle ruimte waar de deelnemers zich even kunnen opladen?

Zoek je een werk- of vergaderruimte? Met Regus.com huur je snel een flexibele werkplek, maar ook compleet ingerichte ruimtes met eigen werkplekken, inclusief faciliteiten door het hele land.

Hoe kies je de juiste vergaderlocatie?

Om een geschikte vergaderruimte te kiezen, is het allereerst handig om te kijken waar iedereen vandaan komt. Een unieke vergaderlocatie in een bosrijke omgeving is prachtig, maar qua reisafstand niet altijd een aanrader. Als deelnemers uit verschillende delen van het land komen dan is een centrale locatie zoals Utrecht goed bereikbaar. Als er ook veel mensen met het vliegtuig komen, is de omgeving rondom Amsterdam of Schiphol zelf ook centraal gelegen.

Zijn er deelnemers afhankelijk van het openbaar vervoer, dan doe je ze geen plezier door iets langs de snelweg te organiseren. Terwijl dit voor autobezitters juist vaak wel een prachtige locatie is. Zijn er mensen met een elektrische auto? Het is fijn als zij hun auto tijdens de vergadering, training of coaching kunnen opladen.

Hoe is de bereikbaarheid?

Verder zijn voldoende gratis parkeerplekken een aanrader. Zijn die niet (voldoende) aanwezig, dan kun je overwegen om de parkeerkosten te vergoeden of mensen te stimuleren om met het openbaar vervoer te komen. Vergeet daarbij niet om de bereikbaarheid goed te checken.

Een fijne locatie begint met een goede bereikbaarheid.

Op industrieterreinen komt het bijvoorbeeld regelmatig voor dat er tijdens werktijden veel bussen rijden, maar dat er daarna amper iets geregeld is. Besluit je om na de bijeenkomst nog even na te praten, dan is het wel zo prettig om te weten dat iedereen nog zonder problemen thuiskomt.

Offertes van vergaderruimtes opvragen

Heb je een aantal inspirerende vergaderruimtes gevonden die je aanspreken, dan is het tijd om offertes op te vragen. Om een goede vergelijking te maken tussen de verschillende vergaderruimtes moet je allereest kijken welke faciliteiten en diensten inclusief en welke apart worden berekend.

Waar bij je bij sommige locaties onbeperkt koffie, thee en versnaperingen kunt pakken, werken andere aanbieders op basis van nacalculatie. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld het gebruik van extra materialen en (snelle) wifi. Door vooraf de kosten goed inzichtelijk te hebben, voorkom je vervelende verrassingen achteraf.