menu

De kracht van grenzen stellen

Grenzen stellenWat zijn grenzen?
Elke startende of meer ervaren ondernemer herkent het belang van het stellen van grenzen. Daar wordt ook vaak over gesproken. Maar wat houdt dat nu exact in? Wat zijn dan grenzen en hoe is te meten waar die liggen in elke situatie? Grenzen zijn persoonlijk en zijn dus voor iedereen weer heel anders. De ondernemer die in de Sales tak opereert zal weer andere grenzen hebben dan de ondernemer die software ontwikkelt. De bakker die direct vanuit zijn winkel verkoopt heeft weer andere grenzen dan de ondernemer die machines least in de bouw. Kortom er zijn twee belangrijke factoren die bepalend zijn voor de grenzen in elke onderneming: a. de markt waarin men opereert en b. de persoonlijkheid van de ondernemer. Voorbeelden van grenzen zijn de afspraken die vooraf gemaakt worden in de vorm van een contract. Hoeveel uur staat er voor de klus? En wat als dit aantal wordt bereikt en de klus is nog niet af? Wat gebeurt er als er extra werk bij komt, maar niet zo heel veel. Wanneer is coulance gewenst en wanneer moeten er harde regels worden besproken?

Waarom zijn grenzen nodig in het zakenleven?
Als er geen grenzen worden gesteld, dan kan onmogelijk de hoogst mogelijke effectiviteit bereikt worden. En hiermee wordt bedoeld effectiviteit in de werkzaamheden als effectiviteit in de relatie met elkaar. De ondernemer die continu over zijn grenzen gaat en continu extra werk levert voor de klant om maar vooral aan klantenbinding te doen, zal dit gedrag tegen zich zien keren. De klant die waardeert het wel maar de grenzen van de klant schuiven steeds meer op. Er wordt steeds meer verwacht en dit signaal komt ook in de markt te liggen. Dus nieuwe klanten eisen hetzelfde als de bestaande klanten en dit gaat onherroepelijk leiden tot zeer ongewenste situaties. Als het te ver gaat is het voor de zelfstandige ondernemer bijna niet meer mogelijk dit patroon van wensen van de klant terug te draaien. Het hoofd boven water houden, een statement maken naar de klant, zonder te star te zijn, maakt projecten effectiever en efficiënter en voorkomt een aderlating van de energie die nodig is om een bedrijf succesvol op te bouwen.

Hoe kan men weten hoe het met de eigen grenzen gesteld is?
Elke startende ondernemer mag zichzelf deze vraag stellen. Als vaak het gevoel heerst dat klanten te veel eisen voor wat ze betalen en dat ook krijgen, dan worden er persoonlijke grenzen gepasseerd. De klant is altijd koning, maar de ondernemer zelf is kapitein op zijn eigen schip. De kapitein bepaalt de koers en bepaalt binnen welke grenzen zijn schip moet blijven om niet tegen de rotsen te pletter te slaan of in een bedreigende storm terecht te komen. Of persoonlijke grenzen bereikt worden kan iedere ondernemer voor zichzelf bepalen. Heerst er een gevoel van “geleefd worden”? De klant is dominant en te bepalend? Dit zijn signalen dat de grenzen overschreden zijn. Zet men dit af tegen de heersende zakelijke etiquette van de markt waarin met opereert, dan kan een eerlijke en realistische status quo van de huidige situatie worden beschreven.

Moeten grenzen altijd gesteld worden?
Deze vraag zal een ieder voor zichzelf moeten beantwoorden. Wellicht leeft het idee dat grenzen niet gesteld hoeven te worden in een eerste jaar van het opbouwen van de onderneming. Dat het allerbelangrijkste is dat de klanten en opdrachtgevers tevreden zijn. Dat is ook belangrijk, maar er is altijd maar één kans om een statement te maken naar de markt en de klanten. Waar staat deze onderneming voor en wat kunnen wij voor u betekenen? Er zijn wel altijd uitzonderingssituaties waarin de klant andere wensen heeft of de koers van het schip moet worden bijgesteld. Dit heet flexibiliteit. Er zal altijd een spanningsveld blijven bestaan tussen flexibiliteit en het stellen van grenzen. Het is turbulent vaarwater, maar met gezond verstand en eerlijkheid komt elke startende ondernemer heel ver.

Top 5 tips voor het stellen van grenzen
Wat zijn nu 5 belangrijke manieren om eigen grenzen te stellen en te bewaken? Een top 5.

  1. Peil heel duidelijk voordat een contract wordt opgesteld wat de exacte verwachtingen zijn van de klant. Bepaal ook in onderhandelingen hoever je wilt gaan voor de opdracht. Maak vervolgens een contract waarin deze verwachtingen en gemaakte afspraken helder tot uitdrukking komen en bouw wat lucht in in het voordeel van de klant. Dit heet goodwill en valt onder het kopje flexibiliteit.
  2. Ontstaat gedurende de werkzaamheden een situatie die niet binnen de richtlijnen van het contract valt, ga dan onmiddellijk in conclaaf met de klant. Benoem het en presenteer eerlijke oplossingen voor beide partijen. Wees hier niet te coulant richting de klant, maar geef de opdrachtgever wel ademruimte.
  3. Duurt het langer dan afgesproken om een bepaald onderdeel van de werkzaamheden af te ronden, kijk dan voor jezelf wat de mogelijkheden zijn binnen het contract. Twee uur langer werken aan onderdeel a en 2 uur minder aan c, zijn keuzes die vallen binnen het werkterrein van de ondernemer, mits daarmee het eindresultaat van de klant niet in gevaar wordt gebracht. Een opdrachtgever zit vaak niet te wachten op dit soort kleinigheden, tenzij dit specifiek vooraf besproken is.
  4. Neem ademruimte tussen opdrachten in. Bouw dit zoveel mogelijk in. Het heeft weinig zin om je helemaal vast te zetten, want dat is echt een overschrijding van de eigen persoonlijke grenzen, zeker als dit effect heeft op privé tijd. Daarnaast biedt een gezonde ademruimte in de agenda van vb 10% ook weer een optie om flexibel om te gaan met de wensen van potentiële opdrachtgevers of met nieuwe wendingen in een samenwerking met een bestaande klant.
  5. Wees eerlijk naar jezelf toe. De neiging zal bij bijna ieder startende ondernemer bestaan om gewoon te gaan, zoveel mogelijk zaken doen en zo snel mogelijk alle resultaten willen bereiken. Maar neem tijd voor jezelf en wees eerlijk als je voelt dat je grenzen worden overschreden. Op de iets langere termijn heeft het weinig waarde geen rekening te houden met persoonlijke grenzen. Jij bent de kapitein en jij bepaalt grotendeels in welk vaarwater je je wilt bevinden.

Hoe kracht bereikt wordt met het stellen van grenzen
Een van de dingen die een startende ondernemer kunnen maken of breken, is dus het stellen van grenzen. Weten waar die grenzen liggen, vereist een stuk zelfinzicht. Zelfinzicht leidt tot kracht en helderheid voor alle partijen. Krachtige keuzes worden door opdrachtgevers gerespecteerd en maken het mogelijk een sterke klantenkring op te bouwen met goede referenties. Niemand wil samenwerken met iemand die continu zichzelf voorbij schiet. Zeker niet op lange termijn. De toekomst ligt open en de keuze is aan de ondernemer.