Onkosten declareren

Heb je een grote klus gekregen? Als zzp’er kun je dan meestal de onkosten declareren bij je opdrachtgever. Als werkgever vergoed je de kosten die medewerkers voor of tijdens het werk maken, zoals reiskosten of de rekening van een zakelijke lunch. Zo pak je deze declaraties het beste aan.

Onkostenvergoeding vragen als zzp’er

Een onkostenvergoeding vragen als zzp’er, waarom niet? Opdrachtgevers willen deze vaak betalen. Werknemers hebben nog meer mogelijkheden. Zij mogen soms een deel belastingvrij ontvangen.

Als zzp’er is dat niet zo makkelijk. Je hebt geen werkkostenregeling waar je van kan profiteren. Toch is het logisch om lunch-, reis- of andere onkosten inzichtelijk te maken voor je opdrachtgever.

Een onkostenvergoeding als zzp’er of medewerkers laten declareren? Stel duidelijke regels op.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Declareren van gemaakte kosten

Of het nu gaat om het declareren van jouw onkosten of om onbelaste onkostenvergoedingen van medewerkers: het is belangrijk om een heldere werkwijze te gebruiken voor declaraties. Door duidelijke regels, kan er geen twijfel over de vergoeding ontstaan. Een foute declaratie kan je jaren later nog een correctie van de belastingdienst opleveren. Ook voorkom je dat medewerkers te ruimhartig declareren.

Je kunt onkosten op verschillende manieren (laten) declareren. De eerste is een vergoeding op declaratiebasis. Het voordeel is dat dit echt de gemaakte kosten zijn. Het is dus niet een vooraf gemaakte schatting of vast tarief. Het nadeel is dat de kosten daardoor variabel zijn en pas achteraf zichtbaar zijn.

Voor vergoeding op declaratiebasis moet je een bewijs van de kosten indienen, zowel als opdrachtnemer of werknemer. De termijn waarop medewerkers hun kosten indienen kun je vastleggen. Houdt dit redelijk: als de declaratie binnen een week moet gebeuren houdt dit geen stand in een rechtbank, bijvoorbeeld.

Van het betaalbewijs moet je de rechtmatigheid (laten) beoordelen, om het vervolgens te verwerken en terugvorderen. Net als je overige administratie moet je het zeven jaar lang bewaren.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Bonnetjes, Excel of declaratiesoftware?

Er zijn bedrijven die alle papieren bonnetjes van zakelijke reizen en diners jarenlang bewaren. Makkelijker is het om dit digitaal te doen. Je kunt onkosten in Excel bijhouden met een scan of foto van de bon. Zo heb je een simpel overzicht. Het declaratieproces is hiermee alleen niet sneller dan met papieren bonnetjes. Je moet nog steeds handmatige verwerkingen doen en een vertaalslag maken naar de boekhouding.

Als je veel onkosten te verwerken hebt, kun je ook werken met een declaratie-app. Medewerkers kunnen zelf declaraties indienen door een bon met de camera van hun telefoon te scannen. Met duidelijke regels, zoals wie wat mag declareren en voor welk bedrag, worden alleen correcte declaraties verwerkt. Zo’n app kun je vaak koppelen met je boekhoudprogramma, waarin je de betalingen kunt goedkeuren.

Als je overstapt op digitale declaraties, zorg dan dat je voldoet aan de eisen van de belastingdienst. Daarvoor moet je het verschuldigde bedrag, de kostencategorie en de bedrijfsnaam of de naam van het project waarvoor de kosten zijn gemaakt noteren. Voeg ook een kopie van het originele betaalbewijs toe, zoals een scan of foto van het bonnetje, om aan de administratieve eisen van de belastingdienst te voldoen.

Vaste vergoeding

Naast bonnetjes declareren van gemaakte kosten, kun je ook een vaste onkostenvergoeding overmaken. Deze kun je uitkeren bovenop het maandelijkse loon. Met een gerichte schatting blijft het bedrag grotendeels hetzelfde. Onkosten declareren kost veel tijd die je zo kan besparen.

Als zzp’er kun je meestal onkosten declareren voor reiskosten en uitgaven aan materieel. Losse onkosten kun je dan weer beter verwerken in een opstart- of uurtarief. Wil je daarnaast ook een vaste vergoeding? Dan is dit het meest geschikt voor structurele uitgaven, zoals reiskosten of telefoonkosten.

De hoogte van de vergoeding is helemaal afhankelijk van jouw situatie en hoe vaak je bijvoorbeeld op en neer moet reizen naar kantoor of afspraken buiten de deur hebt. Voor een vaste vergoeding moet je in elk geval kunnen aantonen dat er een redelijke verhouding is tussen de hoogte van de onkostenvergoedingen en de daadwerkelijk gemaakte kosten.

Je moet dus regelmatig controleren of de vergoeding niet te laag of te hoog is. De vergoeding is daarnaast verbonden aan de functie van de medewerker. Als die van functie verandert, moet je ook de vergoeding opnieuw overwegen.

Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.

Belaste en onbelaste onkosten declareren

Sinds 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor werkgevers. Deze fiscale regeling bepaalt dat alles wat je verstrekt aan een werknemer bij het belastbare inkomen hoort, afgezien van een hoop gerichte vrijstellingen. Je hebt binnen het fiscale loon een deel vrije ruimte om onbelast te vergoeden.

In 2023 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met 400.000 euro 3 procent. Over het bedrag van de loonsom daarboven is de vrije ruimte in 2023 1,18 procent. Blijft het totale bedrag aan onkosten onder de vrije ruimte van de loonsom van al je medewerkers bij elkaar? Dan betaalt de medewerker hierover geen loonbelasting of premies volks- en werknemersverzekeringen.

Er zijn ook onbelaste vergoedingen die niet van deze vrije ruimte afgaan. Zoals zakelijke reiskosten, verblijfskosten en zakelijke maaltijden. Werkkleding en vergelijkbare kosten vallen onder de nihilwaardering en zijn hierdoor ook onbelaste onkostenvergoedingen.

Zakelijke betaalpas of ov-kaart

Om zakelijke en privé-uitgaven van jezelf of medewerkers te onderscheiden, kan een eigen bankpas van een zakelijke rekening handig zijn. Veel banken hanteren hiervoor virtuele passen die een medewerker op de mobiel toevoegt en je eenvoudig een betaallimiet kunt meegeven.

Anders moeten medewerkers alle uitgaven eerst zelf voorschieten. Als je overstapt naar een declaratie-app kun je deze koppelen aan deze afschriften. Zo kun je elke transactie direct in de app bewijzen met een foto van de bon. Een zakelijke ov-kaart maakt declaraties van reiskosten eenvoudig. Medewerkers hoeven deze niet eerst voor te schieten en jij krijgt maandelijks een overzicht van de gemaakte kosten.