menu

Onkosten declareren

Heb je een groot project? Dan kun je als zzp’er meestal de onkosten declareren bij de opdrachtgever. Als werkgever vergoed je meestal de kosten die medewerkers voor of tijdens het werk maken, zoals reiskosten of de rekening van een zakelijke lunch. Hoe pak je dit het beste aan?
Onkosten declarerenOf het nu gaat om jouw onkosten, of de kosten die medewerkers declareren: het is belangrijk om een heldere werkwijze te gebruiken voor declaraties. Door duidelijke regels aan vergoeding te verbinden, kan er na het feit geen verwarring over ontstaan. Een foute declaratie kan je namelijk nog jaren later een hoge correctie van de belastingdienst opleveren. Bovendien kun je mogelijke fraude door medewerkers die te ruimhartig declareren hiermee uit de weg gaan.

Declareren van gemaakte kosten

Je kunt onkosten op verschillende manieren (laten) declareren. De eerste is een vergoeding op declaratiebasis. Het voordeel is dat dit de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn. Het is dus niet een vooraf gemaakte schatting of vast tarief. Het nadeel is dat de kosten daardoor variabel zijn en dus lastiger te overzien, en bovendien altijd na het feit worden opgeëist.

Voor vergoeding op declaratiebasis moet jij als opdrachtnemer of jouw werknemers een bewijs van de kosten indienen, zoals een bonnetje of factuur. De termijn waarop medewerkers hun kosten indienen kun je in een statuut vastleggen, zolang dit maar een redelijke eis van bijvoorbeeld enkele maanden is. Als declaratie binnen een week moet gebeuren houdt dit geen stand in een rechtbank, bijvoorbeeld. Van het betaalbewijs moet je de rechtmatigheid (laten) beoordelen, om het vervolgens te verwerken en terugvorderen. Net als je overige administratie moet je het zeven jaar lang bewaren.

Bonnetjes, Excel of declaratiesoftware?

Nog maar weinig bedrijven zullen papieren bonnetjes van zakelijke reizen en diners zo lang bewaren. Makkelijker is het om dit digitaal te doen. Veel bedrijven laten onkosten daarom in Excel indienen met een scan of foto van de bon en houden dit bij in een overzichtje. Hoewel dit het declaratieproces vergemakkelijkt, is het in feite niet veel sneller dan met papieren bonnetjes te werken. Je moet namelijk nog steeds handmatige verwerkingen doen en een vertaalslag maken naar de boekhouding.

Als je veel onkosten te verwerken hebt, ben je misschien beter af door te investeren in een declaratie-app. Medewerkers kunnen zelf declaraties indienen door een bon met de camera van hun telefoon te scannen. Met vooraf ingestelde regels, zoals wie wat mag declareren en voor welk bedrag, worden alleen correcte declaraties verwerkt. Daarnaast is het vaak mogelijk om de app te koppelen met je boekhoudsoftware, waardoor de betaling na goedkeuring automatisch kan worden verwerkt. Op termijn scheelt dat een hoop tijd en werk.

Als je overstapt op een digitale methode voor declaraties, zorg dan dat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Daarvoor moet je het verschuldigde bedrag, de kostencategorie en de bedrijfsnaam of de naam van het project waarvoor de kosten zijn gemaakt documenteren. Voeg ook een kopie van het originele betaalbewijs toe, zoals een scan of foto van het bonnetje. Op deze manier voldoe je aan de administratieve eisen van de Belastingdienst.

Vaste vergoeding

Naast bonnetjes declareren van gemaakte kosten, kun je ook kiezen voor een vaste onkostenvergoeding. Deze kun je bijvoorbeeld uitkeren bovenop het maandelijkse loon. Met een gerichte schatting blijft het bedrag grotendeels hetzelfde, maar onkosten declareren kost veel tijd en deze tijd kun je dan besparen. Als zzp’ers kun je meestal onkosten declareren voor reiskosten en uitgaven aan materieel. Maar losse onkosten kun je vaak beter verwerken in je uurtarief. Wil je daarnaast ook een vaste vergoeding? Dan is dit het meest geschikt voor structurele uitgaven zoals reiskosten of telefoonkosten.

De hoogte van de vergoeding is helemaal afhankelijk van jouw situatie en hoe vaak je bijvoorbeeld op en neer moet reizen naar je kantoor of afspraken buiten de deur hebt. Voor een vaste vergoeding moet je in elk geval kunnen aantonen dat er een redelijke verhouding is tussen de hoogte van de vergoeding en de daadwerkelijk gemaakte kosten. Je zult dus om de zoveel tijd moeten controleren of de vergoeding niet te laag of te hoog is. De vergoeding is daarnaast verbonden aan de functie van de medewerker. Als die van functie verandert, zal ook de vergoeding opnieuw overwogen moeten worden.

Belaste en onbelaste onkosten declareren

Sinds 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor werkgevers. Alles wat je verstrekt aan een werknemer hoort bij het belastbare inkomen, afgezien van een hoop gerichte vrijstellingen. Je hebt binnen het fiscale loon namelijk een deel vrije ruimte om onbelast te kunnen vergoeden.

Het totale bedrag aan vrije ruimte moet wel onder 1,2 procent blijven van de loonsom van al je medewerkers bij elkaar. Over de vrije ruimte wordt in dat geval geen loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen ingehouden. Overigens zijn er ook onbelaste vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte; deze hebben een zogenaamde nihilwaardering.

Gelukkig vallen de meeste gangbare vergoedingen onder de vrije ruimte, zoals zakelijke reiskosten, verblijfskosten en zakelijke maaltijden. Werkkleding en dergelijken vallen onder de nihilwaardering en worden dus ook niet belast.

Zakelijke betaalpas of ov-kaart

Om zakelijke en privé-uitgaven van jezelf of medewerkers te onderscheiden, kan een zakelijke creditcard of bankpas handig zijn. Uitgaven die je anders eerst zelf moet voorschieten kunnen dan alvorens worden vergoed. Als je wilt overstappen naar een declaratie-app is dit ook een verstandige keus. Je kunt deze namelijk aan de app koppelen aan deze afschriften. Elke transactie die met deze kaart wordt gedaan moet de medewerker in de app verantwoorden met een foto van de bon.

Vergelijkbaar kun je voor reiskosten een zakelijke ov-kaart aan medewerkers verstrekken. Ook hier hoeven werknemers het niet eerst voor te schieten en krijg jij maandelijks een overzicht van de gemaakte reiskosten.