Werkkostenregeling

In 2023 is de werkkostenregeling, de vrije ruimte over het fiscale loon, tot en met 400.000 euro drie procent. De werkkostenregeling (WKR) bepaalt welke onkosten een werkgever onbelast mag vergoeden aan medewerkers. Denk aan een kerstpakket of personeelsfeest, maar ook een horloge of andere cadeaus.

Inhoud:

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

WerkkostenregelingDe WKR -regeling bepaalt voor welk bedrag je onbelast medewerkers mag vergoeden bovenop het salaris. De WKR moet inzicht geven in de extraatjes naast het salaris.

Het maximum van deze fiscale regeling is een percentage van het totale fiscale loon. Dit is de vrije ruimte voor alle cadeautjes en onkosten die een werkgever onbelast kan vergoeden. Denk aan een kerstpakket, verjaardagscadeautje, abonnement op een sportschool of een goede bureaustoel voor thuis.

De werkkostenregeling is de vrije ruimte voor vergoedingen als een kerstpakket, bureaustoel of verjaardagscadeau.

Een vergoeding voor de kosten van het internet thuis, het inrichten van een goede werkplek of een kerstpakket hadden tot 2011 allemaal aparte regelingen. Die vergoedingen en gerichte vrijstellingen voor werknemers vallen nu onder één werkkostenregeling. Het totaal van deze WKR-regeling is onbelast tot maximaal een percentage van het totale fiscale loon. Boven deze vrije ruimte is een vergoeding belast.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.

WKR is onbelast tot percentage van de loonsom

WKR kosten betalenDe maximale onbelaste vergoedingen zijn afhankelijk van de totale loonsom van alle medewerkers samen. In 2023 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met 400.000 euro drie procent. Daarboven is de vrije ruimte voor vergoedingen 1,18 procent in 2023.

Als je deze loonkosten in je boekhouding goed hebt geordend met een boekhoudprogramma, zie je direct tot welk bedrag onbelast is. Bij een complexe administratie kun je het laten berekenen door een boekhouder.

De belastingdienst kijkt naar het totaal van alle werknemers samen. Je hoeft dus geen splitsing te maken per werknemer. Je kunt het totale bedrag uit deze regeling als vergoeding aan één medewerker geven.

Kost de salarisadministratie jou veel tijd? Een boekhouder doet het graag, kent de werkkostenregeling uit het hoofd en heeft extra tips.

cadeau op kantoor

Wat valt er niet onder de regeling?

Voor onkosten die je medewerker maakt om zijn of haar werk te doen gelden gerichte vrijstellingen. Deze kosten zijn daardoor onbelast en vallen hierdoor niet onder de werkkostenregeling. Er is dus een aardige lijst van uitzonderingen op deze regeling. Wat er in ieder geval niet onder valt:

  • Vervoer (abonnementen, losse kaartjes en kilometervergoeding)
  • Studies (opleidingen, cursussen, workshops)
  • Verblijfskosten (die noodzakelijk zijn om het werk uit te voeren)
  • Evenementen (congressen, seminars)
  • Procedures voor de erkenning van competenties (evc-procedures)
  • Maaltijden voor overwerk, koopavonden of dienstreizen
  • Verhuiskosten vanwege het werk
  • Extraterritoriale kosten

Als je deze onkosten vergoed voor een medewerker valt dit buiten de werkkostenregeling al hebben onbelast vergoedingen soms wel een maximum waarna ze alsnog onder de WKR-regeling vallen, zoals bij verhuiskosten.

Ook bepaalde verstrekkingen, zoals bij een vijfentwintigjarig jubileum, blijven onbelast. Intermediaire vergoedingen waarbij een werknemer iets heeft voorgeschoten, vergoedingen waarvoor de werknemer zelf een bijdrage levert (bijvoorbeeld een deel van het lunchgeld) en de pensioenregeling vallen erbuiten.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook wel een arbeidscontract of andere tips.

Gift uit medeleven

Als je een werknemer iets cadeau doet buiten de werkgevers-werknemersrelatie, is de werkkostenregeling niet van toepassing. Giften voor medewerkers vanuit een persoonlijke relatie, sympathie of medeleven, bijvoorbeeld een fruitmand of rouwkrans, zijn hierdoor onbelast.

Een fruitmand of rouwkrans ziet de belastingdienst als blijk van medeleven en telt niet mee voor de WKR.

Nihilwaarderingen voor de werkkostenregeling

Bepaalde vergoedingen mag je als werkgever lager waarderen dan in het normale economische verkeer het geval zou zijn. Nihilwaarderingen mag je op nul waarderen. Het gaat hier vooral om zaken die de medewerker geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt, zoals:

  • Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van een computer, kopieerapparaat of vaste telefoon
  • Consumpties op de werkplek, zoals bijvoorbeeld koffie of thee, die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • Arbo-voorzieningen
  • Uniform of werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft
  • Mobiele telefoon als het zakelijke gebruik meer dan 10 procent is
  • Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90 procent of meer is
  • Abonnement of onkosten van het openbaar vervoer als de werknemer deze ook voor het werk gebruikt

Wat valt er wel onder de werkkostenregeling?

Vrijwel alle vergoedingen waar geen nihilregeling of andere gerichte vrijstelling voor geldt vallen onder de werkkostenregeling. Denk aan zaken als:

  • Kerstpakketten en andere kleine geschenken
  • Producten van het eigen bedrijf
  • Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis
  • Personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten
  • Niet-verhaalde verkeersboetes
  • Parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van de zaak)
  • Schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd bestolen is
  • Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
  • Bedrijfsfitness
  • Contributie van personeelsverenigingen
  • Contributie voor vakvereniging
  • Fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare vervoermiddelen die ter beschikking worden gesteld
  • Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders
  • Persoonlijke verzorging
  • Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van meer dan 19 cent per kilometer
  • Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geldt niet voor hypothecaire leningen)
  • Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties
  • Vakliteratuur thuis
  • Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten
  • Werkkleding die mee naar huis gaat en die geschikt is om ook thuis te dragen
  • Werkruimte bij de werknemer thuis (mogelijk op nihil gewaardeerd)
  • Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen
  • Verhuiskosten voor het deel buiten de gerichte vrijstelling

Vrijwel alles dat niet is uitgezonderd, valt onder de werkkostenregeling. Want wat jij een klein verjaardagsgeschenk vindt, ziet een ander als loon in natura. Door de werkkostenregeling is bepaald tot welk bedrag dit onbelast mogelijk is.

Voor- en nadelen van de WKR-regeling

bonnetjes met onkostenHet belangrijkste nadeel van de werkkostenregeling is dat er een bedrag bekend is dat je onbelast aan medewerkers kunt geven. Maar de WKR bespaart je wel veel administratie. Alle onbelaste vergoedingen en verstrekkingen vallen nu onder één regeling. Je hoeft dus geen formulieren voor verschillende regelingen in te vullen.

Deze hoef je ook niet per medewerker vast te leggen in de loonadministratie. Alle vergoedingen en verstrekkingen vallen onder één en dezelfde vrije ruimte.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de werkkostenregeling zijn:

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) geeft aan tot hoever een werkgever medewerkers onbelast mag vergoeden voor gemaakte kosten of andere vergoedingen. Bijvoorbeeld met een kerstpakket, tablet of sportkleding. Het bedrag dat je totaal onbelast kunt uitgeven is een percentage van de totale loonsom van alle werknemers samen.

Hoe bereken ik de totale som van de WKR?

De WKR is een percentage van de loonsom. Met een online boekhoudprogramma zie je direct je loonkosten en bereken je gemakkelijk welk bedrag je onbelast mag vergoeden. Zijn jouw loonkosten complex? Dan kun je hiervoor een boekhouder inschakelen.

Wat valt er allemaal onder deze regeling?

Eigenlijk alles dat niet onder salaris of de uitzonderingen valt kan onder de vrije ruimte van de WKR-regeling vallen. Voor verhuis-, studie- en reiskosten zijn andere regelingen waardoor je die vergoedingen niet in mindering hoeft te brengen op de vrije ruimte van deze regeling.

Ik heb reiskosten vergoed en een fruitmand gestuurd, wat nu?

De WKR beperkt het bedrag voor cadeautjes, maar er is een lange lijst met uitzonderingen. Kosten die je personeel maakt om het beroep uit te voeren, zoals reiskosten voor het werk, hebben soms een eigen regeling. Ook de fruitmand die je vanuit medeleven stuurt valt niet onder de regeling.

Werkkostenregeling voor eenmanszaak of DGA van een besloten vennootschap

De WKR gaat over de loonsom van werknemers en is voor elke rechtsvorm gelijk. Maar er zijn wel verschillen want bij een eenmanszaak staat de directeur niet op de loonlijst. Een DGA met een bv meestal wel, als die zichzelf ook een DGA-salaris uitkeert. De WKR is dan ook van toepassing op dit bedrag en de DGA kan zichzelf hierdoor dus een onbelaste vergoeding uitkeren.