Werkkostenregeling

Per 1 januari 2011 zal een nieuwe regeling ingaan met betrekking tot onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. De werkkostenregeling stelt dat je 1,4 procent van het totale fiscale loon mag besteden aan onbelaste giften aan personeel. Je betaalt een eindheffing van 80 procent over het bedrag waarmee deze ‘vrije ruimte’ (of het ‘forfait’) van 1,4 procent van de loonsom wordt overschreden.

Met deze nieuwe regel wil de overheid de hoeveelheid aan regelingen aanzienlijk terugdringen. Waar er nu allerhande regelingen zijn voor bijvoorbeeld het schenken van een fiets, vergoeden van reiskosten of het verschaffen van een telefoon van de zaak zullen alle vergoedingen en verstrekkingen in de toekomst onder één en dezelfde regeling vallen: de werkkostenregeling.

Wat valt er niet onder?
1,4 procent lijkt weinig, en er zullen zeker bedrijven zijn die hun beleid met betrekking tot giften en vergoedingen aanzienlijk moeten herzien. Voor een groot aantal zaken gaat de werkkostenregeling echter niet op, voor deze zogenaamde gerichte vrijstellingen blijven de bestaande regelingen van kracht. Voor deze zaken zal ook de voorwaarde van het vaststellen van het werkgerelateerde karakter blijven bestaan. De gerichte vrijstellingen waarvoor de werkkostenregeling niet opgaat zijn:

• Vervoer: zoals abonnementen, losse kaartjes en kilometervergoeding
• Studie, opleiding en outplacement
• Werkgerelateerde tijdelijke verblijfskosten
• Cursussen, congressen, seminars en andere kennisverwervingsactiviteiten die van belang zijn voor het werk van de werknemer
• Procedures voor de erkenning van verworven competenties (evc-procedures)
• Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen
• Verhuiskosten ‘in het kader van de dienstbetrekking’(de vrijstelling geldt onder voorwaarden voor de kosten van het overbrengen van de inboedel plús 7.750 Euro)
• Extraterritoriale kosten

Ook wanneer je als werkgever een werknemer iets cadeau doet zonder dat dit gebaseerd is op de werkgevers-werknemersrelatie dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Giften vanuit een persoonlijke relatie, sympathie of medeleven, zoals bijvoorbeeld een fruitmand of rouwkrans, zijn nog steeds onbelast. Ook bepaalde verstrekkingen, zoals bijvoorbeeld bij een 25-jarig jubileum, blijven onbelast. Intermediaire vergoedingen waarbij een werknemer iets voor heeft geschoten, vergoedingen waarvoor de werknemer zelf een bijdrage levert (bijvoorbeeld een deel van het lunchgeld) en bepaalde aanspraken zoals de pensioenregeling vallen ook niet onder de werkkostenregeling.

Wat valt er wel onder?
Zaken die wel onder de werkkosten regeling vallen en dus van de vrije ruimte moeten worden afgetrokken zijn:
• Verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte vrijstelling valt
• Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven
• Kerstpakketten en andere kleine geschenken
• Niet-verhaalde verkeersboetes
• Parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van de zaak)
• Schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd bestolen is
• Schade door overstromingen, aardbevingen en andere calamiteiten die niet door de verzekering gedekt worden
• Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
• Bedrijfsfitness
• Contributie van personeelsverenigingen
• Contributie voor vakvereniging
• Fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare vervoermiddelen die ter beschikking worden gesteld
• Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders
• Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis
• Personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten
• Persoonlijke verzorging
• Producten van het eigen bedrijf
• Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 euro per kilometer
• Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geldt niet voor hypothecaire leningen)
• Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties
• Vakliteratuur thuis
• Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten
• Werkkleding die mee naar huis gaat en die geschikt is om ook thuis te dragen
• Werkruimte bij de werknemer thuis (mogelijk op nihil gewaardeerd)
• Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen

Nihilwaarderingen
Sommige zaken hoef je niet tot het forfait te rekenen en mag je als werkgever lager waarderen dan in het reguliere economische verkeer het geval zou zijn. Deze zogenaamde nihilwaarderingen gaan dus niet af van de 1,4 procent en mogen zelfs op nul gewaardeerd worden. Het gaat hier vooral om zaken die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt worden:

• Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
• Arbo-voorzieningen
• Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft
• Mobiele telefoon, Blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10 procent is
• Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90 procent of meer is
• Ov-jaarkaart of voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

Ingangsperiode
Je hoeft als werkgever niet direct over te stappen op de werkkostenregeling. De overheid heeft een ingangsperiode ingesteld die loopt van 1 januari 2011 tot 1 januari 2014. In deze periode mag je zelf beslissen of je de werkkostenregeling toepast of de oude wetgeving aanhoudt. Je moet als je de oude regelgeving aanhoudt wel rekening houden met het maximale bedrag van 454 euro per jaar per werknemer dat je mag verstrekken. Per 1 januari 2014 moet iedere werkgever overstappen op de werkkostenregeling.

Waarom wel of niet kiezen voor de werkkostenregeling
Je zult vanaf 2011 dus moeten kiezen of je de werkkostenregeling wel of niet toepast. Wellicht pakt de regeling voor jou niet zo gunstig uit en wil je liever de oude regels nog even behouden, maar het kan ook zo zijn dat de werkkostenregeling je juist beter ligt.

De nieuwe regeling kan je een hoop administratieve rompslomp besparen. Alle onbelaste vergoedingen en verstrekkingen vallen nu onder één regeling en je hoeft niet allerhande formulieren meer in te vullen voor verschillende procedures. Daarbij hoeven vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer vastgelegd te worden in de loonadministratie, alle vergoedingen en verstrekkingen vallen onder één en dezelfde vrije ruimte. Verder gelden er onder de werkkostenregeling minder regels voor het schenken van bepaalde zaken, zo kun je je werknemers een fiets geven zonder te controleren hoe vaak deze gebruikt wordt voor het woon-werk verkeer en ongeacht hoe duur deze is.

Nadeel is natuurlijk dat je een beperkte ruimte van 1,4 procent van de loonsom ter beschikking hebt voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Belangrijk hierbij is in hoeverre de vergoedingen en verstrekkingen die je normaal gesproken aan je werknemers doet vallen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.

Voor de gerichte vrijstelling blijft gewoon de oude regeling gelden, en hierover hoef je dus geen extra heffingen te betalen. De vergoedingen die daarbuiten vallen worden in de werkkostenregeling echter gerekend tot de vrije ruimte of het forfait van 1,4 procent van de loonsom.

Om te berekenen of de werkkostenregeling gunstig is voor jou als werkgever zul je het bedrag dat je in de vrije ruimte tot je beschikking hebt moeten uitrekenen. Wanneer je in totaal 100.000 euro aan loon per jaar betaalt kun je dus een vrije ruimte van 1400 euro besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen. Het bedrag per werknemer is hierbij niet van belang, het gaat om het totale bedrag. Bekijk vervolgens de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die je doet aan je werknemers. Welke hiervan vallen niet onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling en hoe groot is dus het bedrag dat je tot de vrije ruimte zou moeten rekenen? Overschrijdt dit bedrag de 1400 euro terwijl je onder de oude regeling geen extra heffingen erover hoefde te betalen? Dan is voor jou de werkkostenregeling niet gunstig, je zou over het bedrag waarmee je de 1400 euro overschrijdt immers 80 procent eindheffing moeten betalen.

Elk jaar kiezen
Wanneer je er in 2011 voor kiest om de werkkostenregeling niet toe te passen kun je dit alsnog doen in 2012. Na het eerste jaar ligt niet vast welke keuze je maakt, je kunt er ook in 2012 en 2013 nog voor kiezen de regeling toe te passen. Dit geldt ook andersom, kies je in 2011 voor het toepassen van de werkkostenregeling dan kun je in 2012 er alsnog voor kiezen dit niet te doen. Dit kan tot 2014, wanneer iedere werkgever verplicht de werkkostenregeling moet toepassen.