Combined Shape menu

Werkkostenregeling

Sinds 2011 is de werkkostenregeling ingegaan. Deze heeft betrekking tot onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. De werkkostenregeling stelt dat je een percentage van het totale fiscale loon mag besteden aan onbelaste giften aan personeel. Deze regeling is bedoeld om inzicht te houden in alle extra’s die aan medewerkers kunnen worden gegeven.

Waar er voorheen allemaal verschillende regelingen waren voor bijvoorbeeld een kerstpakket, bijdrage voor een werkruimte thuis, internet thuis en extraatjes als een abonnement op een sportschool of sportkleding, zijn alle vergoedingen en verstrekkingen onder één en dezelfde regeling gebracht: de werkkostenregeling.

Wat valt er niet onder de werkkostenregeling?

Er zullen zeker bedrijven zijn die hun beleid met betrekking tot giften en vergoedingen sinds 2011 hebben moeten herzien. Voor een groot aantal zaken gaat de werkkostenregeling echter niet op, voor deze zogenaamde gerichte vrijstellingen blijven de bestaande regelingen van kracht. Voor deze zaken zal ook de voorwaarde van het vaststellen van het werkgerelateerde karakter blijven bestaan. De gerichte vrijstellingen waarvoor de werkkostenregeling niet opgaat zijn:

  • Vervoer: zoals abonnementen, losse kaartjes en kilometervergoeding
  • Studie, opleiding en outplacement
  • Werkgerelateerde tijdelijke verblijfskosten
  • Cursussen, congressen, seminars en andere kennisverwervingsactiviteiten die van belang zijn voor het werk van de werknemer
  • Procedures voor de erkenning van verworven competenties (evc-procedures)
  • Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen
  • Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking
  • Extraterritoriale kosten

Ook wanneer je als werkgever een werknemer iets cadeau doet zonder dat dit gebaseerd is op de werkgevers-werknemersrelatie dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Giften vanuit een persoonlijke relatie, sympathie of medeleven, zoals bijvoorbeeld een fruitmand of rouwkrans, zijn nog steeds onbelast. Ook bepaalde verstrekkingen, zoals bijvoorbeeld bij een 25-jarig jubileum, blijven onbelast. Intermediaire vergoedingen waarbij een werknemer iets voor heeft geschoten, vergoedingen waarvoor de werknemer zelf een bijdrage levert (bijvoorbeeld een deel van het lunchgeld) en bepaalde aanspraken zoals de pensioenregeling vallen ook niet onder de werkkostenregeling.

Wat valt er onder de werkkostenregeling?

Zaken die wel onder de werkkostenregeling vallen en dus van de vrije ruimte moeten worden afgetrokken zijn:

  • Verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte vrijstelling valt
  • Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven
  • Kerstpakketten en andere kleine geschenken
  • Niet-verhaalde verkeersboetes
  • Parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van de zaak)
  • Schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd bestolen is
  • Schade door overstromingen, aardbevingen en andere calamiteiten die niet door de verzekering gedekt worden
  • Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
  • Bedrijfsfitness
  • Contributie van personeelsverenigingen
  • Contributie voor vakvereniging
  • Fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare vervoermiddelen die ter beschikking worden gesteld
  • Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders
  • Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis
  • Personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten
  • Persoonlijke verzorging
  • Producten van het eigen bedrijf
  • Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 euro per kilometer
  • Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geldt niet voor hypothecaire leningen)
  • Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties
  • Vakliteratuur thuis
  • Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten
  • Werkkleding die mee naar huis gaat en die geschikt is om ook thuis te dragen
  • Werkruimte bij de werknemer thuis (mogelijk op nihil gewaardeerd)
  • Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen

Nihilwaarderingen

Sommige zaken hoef je niet tot het forfait te rekenen en mag je als werkgever lager waarderen dan in het reguliere economische verkeer het geval zou zijn. Deze zogenaamde nihilwaarderingen mogen zelfs op nul gewaardeerd worden. Het gaat hier vooral om zaken die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt worden:

  • Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • Arbo-voorzieningen
  • Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft
  • Mobiele telefoon als het zakelijke gebruik meer dan 10 procent is
  • Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90 procent of meer is
  • OV-jaarkaart of voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

De nieuwe regeling kan je een hoop administratieve rompslomp besparen in vergelijking tot vroeger. Alle onbelaste vergoedingen en verstrekkingen vallen nu onder één regeling en je hoeft niet allerhande formulieren meer in te vullen voor verschillende procedures. Daarbij hoeven vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer vastgelegd te worden in de loonadministratie, alle vergoedingen en verstrekkingen vallen onder één en dezelfde vrije ruimte. Verder gelden er onder de werkkostenregeling minder regels voor het schenken van bepaalde zaken, zo kun je je werknemers een fiets geven zonder te controleren hoe vaak deze gebruikt wordt voor het woon-werk verkeer en ongeacht hoe duur deze is.

Nadeel is natuurlijk dat je een beperkte ruimte van een klein percentage van de loonsom ter beschikking hebt voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Belangrijk hierbij is in hoeverre de vergoedingen en verstrekkingen die je normaal gesproken aan je werknemers doet vallen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.