Onbelaste onkostenvergoedingen

Als je medewerkers hebt in je onderneming krijg je waarschijnlijk al snel te maken met declaraties. Over sommige soorten vergoedingen aan je werknemers hoef je geen loonheffing te betalen. Dit kan al snel een netto voordeel opleveren. Maar voor welke vergoedingen gaat dit op?

In veel ondernemingen maken werknemers regelmatig kosten in verband met het werk. Een werknemer kan hier een declaratie voor indienen om een vergoeding te vragen. Denk bijvoorbeeld aan een bonnetje voor een zakelijke lunch, of voor zakelijke telefoontjes.

Voor veel onkostenvergoedingen bestaat er een vrijstelling van belasting.

Het achteraf vergoeden van deze gemaakte kosten heet een onkostenvergoeding. Dit komt vaak bovenop het loon van de werknemer. Voor veel onkostenvergoedingen bestaat er een vrijstelling van belasting.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Soorten onbelaste onkostenvergoedingen

De onkostenvergoedingen waar je geen belasting over hoeft te betalen noemen we ook wel de onbelaste onkostenvergoedingen. Een aantal onbelaste vergoedingen zijn:

• Reiskostenvergoeding: de reiskosten die je werknemer maakt voor het werk en woon-werkverkeer, mag je 0,21 euro per kilometer belastingvrij vergoeden. Vanaf 2024 is het 0,22 euro per kilometer. Als je meer betaalt dan dat, betaal je over het restant wel loonbelasting.
• Thuiswerkkostenvergoeding: als een werknemer (deels) thuiswerkt, mag je een thuiswerkkostenvergoeding geven. Het belastingvrije bedrag is 2,15 euro per dag.

Deze vergoedingen mogen niet gecombineerd worden, per werknemer moet je dus kiezen welke vergoeding je toepast. Daarnaast mag je onbelaste vergoedingen geven voor een OV-abonnement, een maaltijd bij overwerk, verhuiskosten vanwege het werk, het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en voor (om)scholing van personeel.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Onkostenvergoeding werkkostenregeling

Bovenstaande vergoedingen zijn onderdeel van de werkkostenregeling (WKR), die bepaalt welke onkosten je onbelast mag vergoeden aan medewerkers. Volgens de regeling heb je een vrije ruimte, een bepaald percentage van de loonsom. Daardoor kun je werknemers elk jaar cadeaus, kerstpakketten en vergoedingen geven. Binnen die vrije ruimte gelden geen voorwaarden van wat er vergoed wordt.

De werkkostenregeling bepaalt welke onkosten onbelast vergoed mogen worden.

Los van de vrije ruimte zijn er nog meer mogelijkheden om onbelaste vergoedingen te geven aan je werknemers. Dit geldt voor noodzakelijke middelen, zoals materiaal en apparatuur als een telefoon, hamer of laptop. Als dit aantoonbaar noodzakelijk is om het werk uit te voeren, dan vallen de kosten onder het noodzakelijkheidscriterium binnen de wkr. Werkkleding, een fitnessruimte op het werk en gratis koffie en thee op het werk krijgen een nihilwaardering, die hoef je niet mee te tellen binnen de wkr.

Voorbeelden onbelaste onkostenvergoeding

Voor de overzichtelijkheid hebben we hieronder voorbeelden van onbelaste vergoedingen in een tabel gezet.

ONKOSTEN	ONBELASTE VERGOEDING?
Zakelijke reizen	Ja, 21 cent per kilometer is onbelast.
Een werktelefoon van de zaak	Ja, dit valt binnen de werkkostenregeling (wkr).
Nieuwe schoenen (geen werkkleding)	Nee. Alleen als dit binnen de vrije ruimte van de wkr valt of het noodzakelijk is voor het werk.
Extra energiekosten voor thuiswerken	Ja, je mag in totaal 2,15 euro per dag onbelast vergoeden aan thuiswerkkosten.
Een horloge	Nee. Alleen als dit binnen de vrije ruimte van de wkr valt of het noodzakelijk is voor het werk.

Vaste onkostenvergoedingen

Sommige werkgevers geven werknemers een vaste onkostenvergoeding, zodat ze niet maandelijks declaraties en bonnetjes hoeven uit te zoeken. Je werknemer weet dan ook waar die maandelijks aan toe is.

Je moet kunnen aantonen dat de verhouding tussen de vergoeding en de gemaakte kosten redelijk is. Controleer dit dus regelmatig.

Bij ziekte hoef je niet meteen de vaste onkostenvergoeding stop te zetten.

Stel dat je werknemer, die een vaste onkostenvergoeding krijgt, ziek wordt: dan hoef je de onkostenvergoeding niet meteen stop te zetten. In de eerste maand van ziekte mag je een vaste onkostenvergoeding geven. Je betaalt er dan geen loonbelasting over. Vanaf de tweede maand wordt de vergoeding wel als loon gezien en moet je er wel belasting over betalen. Dit komt doordat je werknemer geen onkosten meer maakt voor het werk tijdens ziekte.