Onbelaste onkostenvergoedingen
Als je medewerkers hebt in je onderneming krijg je al snel te maken met betalingen naast het salaris om. Bijvoorbeeld door declaraties. Meestal hoef je over deze vergoedingen geen loonheffing te betalen. Dit kan een netto voordeel opleveren voor je werknemers.
Onbelaste vergoedingen
In veel ondernemingen maken werknemers regelmatig kosten tijdens het werk. Een werknemer kan daarvoor een declaratie indienen om een vergoeding te vragen. Denk bijvoorbeeld aan een bonnetje voor een zakelijke lunch, of voor zakelijke telefoontjes.
Soms zijn declaraties niet eens nodig. Zo kun je jouw medewerker een vergoeding geven voor de onkosten van thuiswerken of reiskosten. Het vergoeden van deze gemaakte kosten komt vaak bovenop het loon van de werknemer. Voor veel onkostenvergoedingen bestaat er een vrijstelling van belasting.
Voor veel onkostenvergoedingen bestaat er een vrijstelling van belasting.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.
Soorten onbelaste onkostenvergoedingen
De onkostenvergoedingen waar je geen belasting over hoeft te betalen noemen we ook wel de onbelaste onkostenvergoedingen. Een aantal onbelaste vergoedingen zijn:
- Reiskostenvergoeding: de reiskosten die je werknemer maakt voor het werk en woon-werkverkeer, mag je 0,23 euro per kilometer belastingvrij vergoeden. Daarboven betaal je wel loonbelasting.
- Thuiswerkkostenvergoeding: als een werknemer (deels) thuiswerkt, mag je een thuiswerkkostenvergoeding geven. Het belastingvrije bedrag is 2,40 euro per dag.
Je kunt op één dag niet beide vergoedingen geven. Per dag moet je per werknemer kiezen welke vergoeding je toepast. Daarnaast mag je onbelaste vergoedingen geven voor:
- een OV-abonnement
- een maaltijd bij overwerk
- verhuiskosten vanwege het werk
- het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG)
- voor (om)scholing van personeel.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl, SnelStart of MoneyMonk vrijblijvend uit. Meer dan 100.000+ ondernemers gingen je voor.
Onkostenvergoeding werkkostenregeling
Uitgaven die de medewerker alleen gebruikt voor het werk, zoals materiaal en apparatuur als een telefoon, hamer of laptop, kun je kopen op de zaak en kosteloos door je medewerker laten gebruiken zolang aantoonbaar is dat deze uitgaven nodig zijn om het werk uit te voeren.
Ook werkkleding, een fitnessruimte op het werk en gratis koffie en thee op het werk krijgen een nihilwaardering. Hierbuiten zijn onbelaste betalingen beperkt door de werkkostenregeling (WKR). Die bepaalt welke onkosten je onbelast mag vergoeden aan medewerkers.
Thuiswerken of reiskosten, zijn gerichte vergoedingen. Daarnaast biedt de WKR een vrije ruimte berekend als een percentage van de loonsom. Hiermee kun je onbelaste extraatjes geven, zoals cadeaus of kerstpakketten.
De werkkostenregeling bepaalt welke onkosten onbelast vergoed mogen worden.
Voorbeelden onbelaste onkostenvergoeding
Voor de overzichtelijkheid hebben we hieronder voorbeelden van onbelaste vergoedingen in een tabel gezet.
| ONKOSTEN | ONBELASTE VERGOEDING? |
| Zakelijke reizen | Ja, 23 cent per kilometer is onbelast. |
| Een werktelefoon van de zaak | Ja, dit valt binnen de werkkostenregeling (wkr). |
| Nieuwe schoenen (geen werkkleding) | Nee. Alleen als dit binnen de vrije ruimte van de wkr valt of het noodzakelijk is voor het werk. |
| Extra energiekosten voor thuiswerken | Ja, je mag in totaal 2,40 euro per dag onbelast vergoeden aan thuiswerkkosten. |
| Een horloge | Nee. Alleen als dit binnen de vrije ruimte van de wkr valt. |
Vaste onkostenvergoedingen
Sommige werkgevers geven werknemers een vaste onkostenvergoeding, zodat ze niet maandelijks declaraties en bonnetjes hoeven uit te zoeken. Je werknemer weet dan ook waar die maandelijks aan toe is.
Je moet kunnen aantonen dat de verhouding tussen de vergoeding en de gemaakte kosten redelijk is. Controleer dit regelmatig. Als je werknemer een vaste onkostenvergoeding krijgt en ziek wordt mag je de eerste maand nog doorbetalen. Vanaf de tweede maand ziet de belastingdienst het niet meer als onkosten, maar als loon.
