Reserveringssysteem

Wil je dat klanten zelf online afspraken inplannen in jouw agenda? Online reserveringssystemen maken dit zowel voor de klant als jou sneller en makkelijker. De voor- en nadelen en waar je op moet letten bij het zoeken naar de juiste software.

Inhoud:

• Waarom een reserveringssysteem?
• Waar moet je op letten?
• Wat zijn de voor- en nadelen?
• Welke software kun je gebruiken?

Wat heb je aan een online reserveringssysteem?

Een reserveringssysteem helpt je bij het managen van je afspraken. Ondernemers gebruiken deze software zodat klanten online reserveringen bij hen kunnen inplannen. Agenda’s worden hiermee overzichtelijker en automatisch bijgehouden, waardoor jij efficiënter kunt werken.

Ook kun je tijdsblokken in je agenda invoeren waarin reserveringen gepland mogen worden. Zo wordt er rekening gehouden met bijvoorbeeld reistijd, pauzes en vergaderingen zodat afspraken met gasten op elkaar aansluiten.

Niet alleen je reserveringen plannen maar je hele klantcontact beter inrichten? Vergelijk crm-software gemakkelijk en snel met ons crm-overzicht.

Diensten of alleen uren reserveren

In je zoektocht naar het juiste reserveringssysteem is het belangrijk om de systemen goed met elkaar te vergelijken, het zou immers zonde zijn als je geld en tijd investeert in een systeem dat uiteindelijk niet bij jouw onderneming past.

Het loont om reserveringssystemen te vergelijken.

Online zijn veel verschillende reserveringssystemen te vinden. Logisch, want er zijn veel uiteenlopende beroepen die afspraken maken. Zo heeft een kapper of tandarts andere wensen als een therapeut of psycholoog. En dat zijn alleen nog reserveringssystemen die direct aan mensen gekoppeld zijn. Voor een restaurant of bed & breakfast, waarbij je een tafel of kamer kunt reserveren, zijn er vaak totaal andere wensen en functies.

Waarop letten bij online boekingen

In dit artikel kijken we vooral naar reserveringssystemen waarbij klanten uren reserveren. Maar ook daar zijn grote verschillen! Of een systeem bij jouw onderneming past is afhankelijk van je beroep. Psychologen of therapeuten die groepssessies aanbieden hebben bijvoorbeeld weer baat bij een systeem dat groepsreserveringen ondersteunt.

Het systeem houdt automatisch de capaciteit in de gaten en zal geen nieuwe boekingen toelaten wanneer deze bereikt is. Voor bedrijven van kappers en tandartsen zijn systemen die bijhouden welke ruimtes en apparaten bezet zijn vooral handig.

Hiernaast zijn nog een aantal punten belangrijk tijdens je zoektocht:

• Is online boeken gebruiksvriendelijk voor jou en je klant?
• Biedt het boekingssysteem modules om feedback van klanten te verzamelen?
• Hoe wordt de data uitwisseling tussen verschillende modules geborgd na een software-update?
• Kan het systeem direct online betalingen afhandelen?
• Is er een manier om klantloyaliteit te stimuleren (met bijvoorbeeld een spaarpuntensysteem)?

Voor- en nadelen van een reserveringssysteem

Hoewel een aantal voordelen al genoemd zijn, staan hieronder nog enkele voordelen van het online boeken van afspraken:

• Efficiëntie
  De klant kan met de software zelf online een afspraak in jouw agenda maken en zijn reservering op elk gewenst moment beheren. Hierdoor bespaar je deze administratieve taken en wordt jouw werk minder vaak onderbroken door telefoontjes.
• Bereikbaarheid onderneming
  Klanten kunnen buiten kantoortijden online een afspraak boeken met het reserveringssysteem, waardoor je bedrijf 24 uur per dag te bereiken is.
• Afname no-shows
  Automatische afspraakherinneringen naar de klant zorgen voor een vermindering van het aantal no-shows.
• Synchronisatie agenda’s
  Zet de afspraak automatisch in jouw agenda en die van je werknemers. Hierdoor is een reservering makkelijker in te zien. Wanneer een afspraak wijzigt kan iedere betrokkene dit inzien.
• Geen dubbele boekingen
  Het systeem kan zelf jouw capaciteit in de gaten houden, waardoor er geen overlappende afspraken ontstaan en duidelijk is welke ruimtes en apparaten bezet zijn.
• Past bij website
  De software kan vaak zo worden aangepast dat het reserveringssysteem bij de stijl van je bedrijfswebsite aansluit.

Natuurlijk heeft een online reserveren ook zijn nadelen, zoals hieronder genoemd:

• Geen persoonlijk contact met de klant
  De klant heeft geen contact met jou vóór de eerste afspraak. Dit betekent dat je website en reserveringssysteem gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk moeten zijn zodat de klant voor jou kiest.
• Investering
  Het implementeren van nieuwe software kost tijd en geld. Is je onderneming voorbereid op deze tijds- en geldinvestering?
• Nieuwe instroom aan klanten
  Is je bedrijf hier klaar voor? Heb je de capaciteit en mankracht om een groter aantal klanten te woord te verwelkomen?

Welke systeem kun je gebruiken?

Met welke planningssoftware kun je het best aan de slag? Met een boekhoudprogramma of simpele projectadministratie kan je vaak geen reserveringen inplannen met klanten. Een aanvullend systeem voor reserveringen is hiervoor nodig. Je kunt zoeken naar een gratis online reserveringssysteem maar als je geen reclame wilt en de software wilt aanpassen aan de huisstijl van je website is een betaald pakket meestal beter.

Grote psychologenpraktijken kiezen vaak voor CRM-software gekoppeld aan een reserveringssysteem, maar voor kleinere ondernemingen is dit meestal te uitgebreid. Daarom maken psychologen, therapeuten, kappers en tandartsen veelal gebruik van kleinere initiatieven.

Simpele systemen waarmee je vrij gemakkelijk zelf een eigen reserveringssysteem op je eigen website plaatst zijn bijvoorbeeld:

Naast deze algemene oplossingen zijn er ook systemen die speciaal voor een beroepsgroep zijn ontwikkeld. Deze zijn niet altijd makkelijk online te vinden, maar je kunt bijvoorbeeld eens informeren bij een branchevereniging of kijken welk systeem een collega gebruikt.