Klantcontact uitbesteden
Het uitbesteden van klantcontact helpt bij piekmomenten, snelle groei of meertalige klanten. Heb je zelf alles geoptimaliseerd met trainingen, openingstijden en goede software? Dan kan een callcenter je weer flexibel en schaalbaar maken. Al wil je wel inzicht houden in de klantvragen, om daarmee je dienstverlening te verbeteren.
Klantenservice kost tijd
Klantcontact kost tijd, maar geeft waardevolle feedback. Voor de meeste kleinere bedrijven is het uitbesteden van klantcontact daarom af te raden.
Werken zonder telefoontjes of e-mail tussendoor lijkt effectiever, doordat je opeens je gehele todo-lijst afwerkt. Maar dankzij dat contact merk je sneller of datgene waar jij mee bezig bent is wat je klant zoekt. Krijg je veel dezelfde vragen? Dan is het juist handig als jij dit hoort, zodat je jouw dienstverlening daarbij kunt verbeteren.
Automatiseer klantcontact met HubSpot. Een dashboard voor het beheren van al je klantgesprekken via je website, sociale media of e-mail. Inclusief offertemodules in jouw huisstijl, waarbij je klant online kan tekenen.
Training en software
Vind jij dat je te veel tijd kwijt bent aan telefoongesprekken of het wegwerken van e-mail? Dan kun je dit uitbesteden. Al kan een goede training soms meer voordeel opleveren. Ook openingstijden, waardoor je periodes kunt werken zonder telefoontjes kunnen je service efficiënter maken.
Verder kan een handig crm-systeem wat zaken automatiseren. Zo kun je voor terugkerende vragen per e-mail templates aanmaken. Hiermee kun je deze uitgebreid beantwoorden, en toch veel sneller wegwerken. Telefonisch is dat lastiger, maar kun je ook aangeven dat je graag instructies per email stuurt.
CRM-software
Voorbeelden van oplossingen zijn:
Met het gratis crm-systeem van HubSpot beheheer je alle klantgesprekken die verlopen via e-mail, telefoon én social media. Optimaliseer e-mails en landingspagina’s met A/B-tests. Gratis oplossing koppelt zowel met Gmail als Outlook.
- door de redactie beoordeeld als top-oplossing
- inbox die chat, e-mail en social media bundelt
- marketing-, sales- én servicefuncties
- populair onder kleinere bedrijven en groeibedrijven
- personaliseer je website met CMS-functies
- gratis basisversie met meerdere gebruikers
marketingplatform voor de ecommerce. Verstuur email, sms en pushberichten vanuit één systeem. Biedt geautomatiseerde flows, zoals verlaten winkelwagen en welkomstseries. Het koppelt met Shopify en WooCommerce en biedt segmentatie en rapportages op omzet.
- meer dan 100,000 gebruikers wereldwijd
- segmentatie op koopgedrag en orderwaarde
- vooraf gebouwde templates voor snelle start
- schaalbaar voor zowel kleine als grotere webshops
- gratis instap tot en met 500 emails per maand
- hoofdkantoor in Londen, United Kingdom
Uitgebreid suite van zakelijke software die crm, e-mail, projectbeheer, facturatie en meer integreert. De gratis tool ondersteunt maximaal 3 gebruikers en biedt het organiseren van contactpersonen, verkoopactiviteiten, notities toevoegen, taken maken, leads kwalificeren en deals bijhouden.
- wereldwijd 100+ miljoen gebruikers
- workflows voor taken, e-mails en follow-ups
- veel integraties en een open API
- ISO 27001-certificering
- gevestigd in India
Organiseer klantgegevens gratis voor twee gebruikers en met maximaal 250 contacten. Inclusief kalender en inzicht in de voortgang van verkooptrajecten.
Geschikt voor werkplaatsen en servicebedrijven die aanvragen, werkbonnen, planning, klantdossiers en facturatie in één omgeving willen beheren. Richt zich op het stroomlijnen van het volledige proces, van eerste aanvraag tot afgeronde factuur, met een gratis instappakket en uitbreidbare functies.
- vanaf 2025 op de markt
- inclusief gratis pakket
- onderdeel van Hostbeukers B.V. uit Barneveld
- dataopslag in Groningen, Nederland
Als je extra ondersteuning inschakelt bij het afhandelen van klantvragen, is het handig als je wel zelf op de hoogte blijft van wat er besproken wordt. Goede software geeft hierin veel inzicht. En soms kun je jouw dienstverlening verbeteren door bepaalde zaken uit te besteden.
Verbeteren door uit te besteden
Soms is uitbesteden werkelijk beter. Bijvoorbeeld als er veel piekmomenten zijn, waarbij je veel klantvragen op één moment ontvangt. Ben jij internationaal actief? Bijvoorbeeld op online marketplaces als Amazon, TikTok of Instagram? Dan heb je waarschijnlijk ook klantvragen in meerdere talen.
Vaak zijn veel vragen op deze platforms ook repeterend. Callcenters zijn daarin vaak gespecialiseerd. Als je ook buiten Europa actief bent komen daar soms ook meerdere tijdzones bij kijken.
Klantvragen verdelen
Vragen die gericht zijn op jouw dienstverlening beantwoord je graag zelf. Maar als je veel vragen hebt waarbij verschillende expertises nodig zijn kan het handig zijn om deze al vooraf te (laten) verdelen. Een simpel keuzemenu kan helpen, maar een goed callcenter kan ook verschillende expertises afhandelen.
Door het klantcontact weet je wel precies of je nuttig werk doet voor jouw klanten.
Houd altijd zelf zicht op de wensen van je klant
Los van dat service veel tijd kost, weet je zo wel altijd waar jouw klant vragen over heeft. Kijk daarom altijd eerst of je binnen je bedrijf er al alles aan hebt gedaan om het zo efficiënt mogelijk te maken. Probeer de vragen van klanten voor te zijn. Is de website duidelijk genoeg, zodat er daar geen vragen ontstaan?
Verder kunnen goede klantcontact-software, klantenservice-procedures en duidelijke instructies de tijd die je aan servicevragen besteed vaak sterk beperken. Zorg er eerst voor dat alles (intern) zo efficiënt mogelijk verloopt, voordat je besluit het uit te besteden.
