ERP of CRM, welke heb je nodig?
De termen ERP en CRM worden vaak door elkaar gebruikt. Samengevat kun je zeggen dat ERP de interne processen verzorgt en dat CRM gebruikt wordt om de externe processen te monitoren. Toch is het niet altijd zo simpel. De verschillen tussen ERP of CRM uitgelegd.
Hoewel de bedrijfssystemen bij veel organisaties de ruggengraat van het bedrijf vormen, vinden de meeste mensen het lastig aan te geven wat nu precies de verschillen zijn tussen een ERP of CRM. Begrijpelijk, want de systemen hebben veel overeenkomsten, terwijl ze andere functies binnen het bedrijf vervullen.
ERP: Interne bedrijfsprocessen verbeteren
De bedrijfssoftware ERP, voluit Enterprise Resource Planning, is ontworpen om de efficiëntie van de interne bedrijfsprocessen te vergroten. Het wordt voornamelijk ingezet voor financiële processen als de facturatie, de betalingen en de boekhouding.
Ook logistieke processen als orderverwerking, inkoop of planning kunnen met ERP-software worden bijgehouden. Samengevat draait het bij ERP om het proces van de order tot en met de factuur. Een van de belangrijkste kenmerken van de software is dat het vastomlijnde processen ondersteunt.
ERP in de praktijk
ERP-software is toepasbaar voor vrijwel alle types organisaties: zowel groot als klein, producerend als dienstverlenend. Door de modulaire opbouw van het systeem kan het hele bedrijf, maar ook slechts bepaalde delen van het bedrijf, geautomatiseerd worden.
Zo is een financiële module voor vrijwel elk bedrijf onmisbaar, terwijl een productiemodule niet altijd nodig is. Het grote voordeel van ERP is dat data slechts eenmalig ingevoerd hoeft te worden, waarnaar de informatie van alle verschillende onderdelen gedeeld kan worden in één centraal systeem.
Dit maakt het eenvoudiger om de verschillende bedrijfsprocessen op elkaar te laten inspelen. Een nadeel kunnen de kosten zijn. Vooral als er maatwerkoplossingen nodig zijn.
Wat is CRM?
CRM is de afkorting van Customer Relationship Management en ondersteunt de commerciële processen van een organisatie, voornamelijk op het gebied van marketing, verkoop en aftersales. Omdat het commerciële proces meer flexibiliteit vraagt om de markt goed te kunnen bedienen dan de logistieke en financiële processen van de organisatie zelf, heeft CRM-software iets meer speelruimte.
CRM wordt primair ingezet door verkoopafdelingen. Maar omdat CRM een verbinding legt tussen medewerkers, klanten en leveranciers is het toepassingsgebied veel groter. Ook informatie die belangrijk is voor de interne processen kan bijvoorbeeld goed in een CRM-systeem worden ondergebracht.
Wat heb je nodig als ondernemer?
ERP en CRM dragen beide bij aan een efficiënt ingerichte organisatie. Voor de financiële en logistieke processen ligt de nadruk op een goede ERP-software. Voor de commerciële activiteiten kies je een goed CRM-systeem.
De vraag is dan of je je winst wilt vergroten door kostenreductie en optimalisering binnen de eigen organisatie (ERP) of nieuwe kansen wilt pakken en bestaande relaties wilt optimaliseren (CRM). In een ideale situatie heb je ERP- en CRM-software die naadloos met elkaar gekoppeld zijn. Maar zeker als kleine speler is dit financieel niet altijd haalbaar. Kies je dan voor een CRM- of ERP-systeem?
Wanneer je een startende of een nog vrij kleine onderneming hebt, is de kans groot dat alle afdelingen zich in één ruimte bevinden. Waarschijnlijk zijn er ook nog geen ingewikkelde processen om te stroomlijnen, waardoor een kostenreductie niet de eerste prioriteit heeft. Een CRM-systeem heeft dan de voorkeur. Een goede relatie met klanten is voor elke organisatie belangrijk.
Groeit het bedrijf? Dan is een combinatie van beide systemen de beste oplossing.
Reacties