menu

ERP of CRM, welke heb je nodig?

De termen ERP en CRM worden vaak door elkaar gebruikt. En hoewel de bedrijfssystemen bij veel organisaties de ruggengraat van het bedrijf vormen, vinden de meeste mensen het lastig aan te geven wat nu precies de verschillen zijn. En dat is begrijpelijk. Beide systemen vertonen de nodige overeenkomsten, terwijl ze andere functies binnen het bedrijf vervullen. Samengevat kun je zeggen dat ERP de interne processen verzorgt en dat CRM gebruikt wordt om de externe processen te monitoren.

De bedrijfssoftware ERP, voluit Enterprise Resource Planning, is ontworpen om de efficiëntie van de interne bedrijfsprocessen te vergroten. Het wordt voornamelijk ingezet voor financiële processen als de facturatie, de betalingen en de boekhouding. Maar ook logistieke processen als orderverwerking, inkoop of planning kunnen heel goed met ERP-software worden bijgehouden. Kort door de bocht draait het bij ERP om het proces van de order tot en met de factuur. Een van de belangrijkste kenmerken van de software is dat het vastomlijnde processen ondersteunt.

ERP in de praktijk
ERP-software is toepasbaar voor vrijwel alle types organisaties: zowel groot als klein, producerend als dienstverlenend. Door de modulaire opbouw van het systeem kan het hele bedrijf, maar ook slechts bepaalde delen van het bedrijf, geautomatiseerd worden. Zo is een financiële module voor vrijwel elk bedrijf onmisbaar, terwijl een productiemodule niet altijd nodig is. Het grote voordeel van ERP is dat data slechts eenmalig ingevoerd hoeft te worden, waarnaar de informatie van alle verschillende onderdelen gedeeld kan worden in één centraal systeem. Deze uitwisselingsmogelijkheid maakt het eenvoudiger om de verschillende bedrijfsprocessen op elkaar te laten inspelen. Een nadeel kunnen de kosten zijn. Dit is vooral het geval wanneer er maatwerkoplossingen nodig zijn.

Wat is CRM?
CRM is de afkorting van Customer Relationship Management en ondersteunt de commerciële processen van een organisatie, voornamelijk op het gebied van marketing, verkoop en aftersales. Omdat het commerciële proces meer flexibiliteit vraagt om de markt goed te kunnen bedienen dan de logistieke en financiële processen van de organisatie zelf, heeft CRM-software iets meer speelruimte. CRM wordt primair ingezet door verkoopafdelingen. Maar omdat CRM een verbinding legt tussen medewerkers, klanten en leveranciers is het toepassingsgebied veel groter. Ook informatie die belangrijk is voor de interne processen kan bijvoorbeeld goed in een CRM-systeem worden ondergebracht.

Wat heb je nodig als ondernemer?
ERP en CRM dragen beide bij aan een efficiënt ingerichte organisatie. Zoals eerder aangegeven zit het grootste verschil in de focus. Voor de financiële en logistieke processen ligt de nadruk op een goede ERP-software. Voor de commerciële activiteiten ligt de nadruk op een goed CRM-systeem. De grote vraag is dus of je je winst wilt vergroten door kostenreductie en optimalisering binnen de eigen organisatie (ERP) of door in te spelen op nieuwe kansen en bestaande relaties te optimaliseren (CRM).

In een ideale situatie heb je ERP- en CRM-software die naadloos met elkaar gekoppeld zijn. Maar zeker als kleine speler is dit financieel niet altijd haalbaar. Kies je dan voor een CRM- of ERP-systeem? Wanneer je een startende of een nog vrij kleine onderneming hebt, is de kans groot dat alle afdelingen zich in één ruimte bevinden. Waarschijnlijk zijn er ook nog geen ingewikkelde processen om te stroomlijnen, waardoor een kostenreductie niet de eerste prioriteit heeft. Een CRM-systeem zal dan de voorkeur hebben. Een goede relatie met klanten is voor elke organisatie immers van essentieel belang. Groeit het bedrijf? Dan is een combinatie van beide systemen de beste oplossing.

Verder lezen

Reacties