Een mailtje sturen? Soms beter van niet!

Ondanks de snelle opkomst van communicatie-apps als Whatsapp, Facebook Messenger en Hangouts is e-mail nog steeds een krachtig medium om even snel met iemand te communiceren. Zeker zakelijk Nederland mailt bijzonder vaak. Maar pakken we dit middel er soms niet té snel bij? We zetten de nadelen van e-mail op een rijtje.

Officieel bestaat e-mail al sinds 1971. Maar het werd pas rond 1995 bekend bij het grote publiek, toen ook het internet toegankelijker werd. In al die jaren is dit medium uitgegroeid tot iets wat eigenlijk niet meer weg is te denken uit ons leven. Sterker nog, een van de eerste dingen die sommige mensen doen als ze wakker worden is hun mail checken!

En zelfs in de laatste jaren, toen er apps kwamen zoals Whatsapp, iMessage, Facebook Messenger en Hangouts, is de e-mail nog steeds niet uit de gratie geraakt. En het wordt op zó veel manieren gebruikt. Het is een handig communicatiemiddel voor geliefden die elkaar moderne liefdesbrieven sturen, het wordt gebruikt in vriendengroepen om een weekendje weg te plannen, er zijn kinderen die hun ouders zo op de hoogte houden van het studentenbestaan, het wordt door bedrijven intern gebruikt om elkaar te updaten en zo zijn er nog legio mogelijkheden te verzinnen.

Maar e-mail is niet perfect.

Misinterpretatie
Al was het maar omdat het geschreven woord nogal eens voor misinterpretatie kan zorgen. Nu zijn er daarom mensen die pleiten voor meer smileygebruik in e-mailverkeer, maar in een zakelijk mailtje valt dat wellicht toch lastig te verdedigen. Hoe serieus neem jij de persoon achter de e-mail nog als hij allerlei blije gezichtjes meestuurt? Maar als je dan een keer een onschuldig grapje wilt maken, of je wilt misschien zelfs ironie of sarcasme gebruiken, dan is er een grote kans dat de afzender het niet als dusdanig opvat, omdat een geschreven zin nauwelijks tot geen intonatie, nuance of context bevat. Met andere woorden: het is voor de ontvanger van de mail soms moeilijk te begrijpen wát je nu precies bedoelt met die ene opmerking, dat woordgebruik of die drie puntjes aan het eind van een zin…

Onpersoonlijk
Mail kan soms ook erg onpersoonlijk overkomen. Weet jij waar precies de grenzen liggen tussen wanneer je iets ‘face to face’ vertelt, wanneer je iets via de telefoon afhandelt of wanneer je toch gewoon kan mailen? Er zijn geen regels voor en dus is de kans groot dat het wel eens botst. Als je net nieuwe collega met vakantie is gegaan op een dag dat je hem niet hebt gezien, bel je hem dan even, stuur je een sms’je of toch een mailtje? Kies je voor dat laatste, dan kan het door de ander toch als onpersoonlijk worden ervaren.

Makkelijker gal spuwen
Juist omdat het zo makkelijk en laagdrempelig is om te mailen, kan je het gevaar lopen om dingen te versturen die je eigenlijk niet had moeten of willen versturen. Omdat je iemand niet direct voor je ziet als je tegen hem “praat” via de mail, is het ook sneller ongenuanceerd zijn. Woorden komen sneller je vingers uit dan normaal en we voelen ons daar ook minder in geremd via de mail.

Niet terug te halen
En met dat laatste loert er ook nog een ander gevaar. Namelijk dat wanneer je net iets te snel hebt gemaild je het geschreven woord niet meer kunt terughalen. En dat kan soms gênante situaties opleveren. Je hebt bijvoorbeeld iemands naam verkeerd gespeld, je hebt een knots van een spelfout gemaakt of je mailtje was nog niet af toen je het verstuurde. Of het kan ook zo zijn dat je gewoon (al snel) spijt hebt van wat je hebt verstuurd. Tsja, probeer dat mailtje dan nog maar eens uit de inbox van de afzender te krijgen…