menu
e-boekhouden

Reserveringssystemen

Wil je dat klanten zelf online afspraken kunnen inplannen? Online reserveringssystemen maken dit zowel voor de klant als jou een stuk sneller en makkelijker. Al kan het lastig zijn om een passend reserveringssysteem te vinden. De voor- en nadelen en waar je op moet letten bij het zoeken naar de juiste software.

Inhoud:

Wat is een online reserveringssysteem en waarom zou je het gebruiken?

Een online reserveringssysteem helpt je bij het managen van je afspraken. Ondernemers gebruiken deze software zodat klanten online afspraken bij hen kunnen inplannen. Agenda’s worden hiermee overzichtelijker en automatisch bijgehouden, waardoor jij efficiënter te werk kunt gaan. Ook kun je tijdsblokken invoeren waarin afspraken gepland mogen worden. Zo wordt er rekening gehouden met bijvoorbeeld reistijd, pauzes en vergaderingen. Afspraken zullen op basis van jouw wensen op elkaar aansluiten.

Niet alleen je afspraken plannen maar je hele klantcontact beter inrichten? Vergelijk crm-software gemakkelijk en snel met ons crm-overzicht.

Waar moet je op letten bij het zoeken naar software?

reserveringssysteemIn je zoektocht naar de juiste software is het belangrijk om systemen met elkaar te vergelijken, het zou immers zonde zijn als je geld en tijd investeert in een systeem dat uiteindelijk niet bij jouw onderneming past.

Online zijn veel verschillende reserveringssystemen te vinden. Logisch, want er zijn veel uiteenlopende beroepen die afspraken maken. Zo zal een kapper of tandarts hele andere wensen hebben als een therapeut of psycholoog. En dat zijn alleen nog reserveringssystemen die direct aan mensen gekoppeld zijn. Voor een restaurant of bed & breakfast, waarbij je een tafel of kamer boekt, zijn er vaak ook weer totaal andere wensen en functies.

Online zijn veel verschillende reserveringssystemen te vinden.

In dit artikel kijken we vooral naar reserveringssystemen waarbij je afspraken met klanten maakt. Maar ook daar zijn grote verschillen! Of een systeem bij jouw onderneming past is afhankelijk van je beroep. Psychologen of therapeuten die groepssessies aanbieden hebben bijvoorbeeld weer baat bij een systeem dat groepsreserveringen ondersteunt. Het systeem houdt automatisch de capaciteit in de gaten en zal geen nieuwe boekingen toelaten wanneer deze bereikt is. Voor kappers en tandartsen zijn systemen die bijhouden welke ruimtes en apparaten bezet zijn vooral handig.

Hiernaast zijn nog een aantal punten belangrijk tijdens je zoektocht:

  • Is de software gebruiksvriendelijk voor jou en je klant?
  • Biedt de software modules om feedback van klanten te verzamelen?
  • Hoe wordt de data uitwisseling tussen verschillende modules geborgd na een software-update?
  • Is er een manier om klantloyaliteit te stimuleren (met bijvoorbeeld een spaarpuntensysteem)?

Voor- en nadelen van online reserveringssystemen

Hoewel een aantal voordelen al genoemd zijn, staan hieronder nog enkele voordelen die een reserveringssysteem biedt:

  • Efficiëntie
    De klant kan zelf online een afspraak bij jou inplannen en op elk gewenst moment gebruik maken van de software. Hierdoor wordt jouw werk minder vaak onderbroken door telefoontjes en neemt je efficiëntie toe.
  • Bereikbaarheid onderneming
    Klanten kunnen buiten kantoortijden gebruik maken van het reserveringssysteem, waardoor je bedrijf 24 uur per dag te bereiken is.
  • Afname no-shows
    Automatische afspraakherinneringen naar de klant zorgen voor een vermindering van het aantal no-shows.
  • Synchronisatie agenda’s
    Zet de afspraak automatisch in jouw agenda en die van je werknemers. Hierdoor zijn afspraken makkelijker in te zien. Wanneer een afspraak wijzigt kan iedere betrokkene dit inzien.
  • Geen dubbele boekingen
    De software kan zelf jouw capaciteit in de gaten houden, waardoor er geen overlappende afspraken ontstaan en duidelijk is welke ruimtes en apparaten bezet zijn.
  • Past bij website
    De software kan vaak zo worden aangepast dat het reserveringssysteem bij de stijl van je bedrijfswebsite aansluit.

afspraken inplannenNatuurlijk heeft een online reserveringssysteem ook zijn nadelen, zoals hieronder genoemd:

  • Geen persoonlijk contact met de klant
    De klant heeft geen contact met jou vóór de eerste afspraak. Dit betekent dat je website en reserveringssysteem gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk moeten zijn zodat de klant voor jou kiest.
  • Investering
    Het implementeren van nieuwe software kost tijd en geld. Is je onderneming voorbereid op deze tijds- en geldinvestering?
  • Nieuwe instroom aan klanten
    Is je bedrijf hier klaar voor? Heb je de capaciteit en mankracht om een groter aantal klanten te woord te verwelkomen?

Welke software kun je gebruiken?

Met welke software kun je het best aan de slag? Met een boekhoudprogramma of simpele projectadministratie kan je vaak geen afspraken inplannen met klanten. Het gebruiken van een online reserveringssysteem is hiervoor nodig. Grote psychologenpraktijken kiezen vaak voor CRM-software gekoppeld aan een reserveringssysteem, maar voor kleinere ondernemingen is dit meestal te uitgebreid. Daarom maken psychologen, therapeuten, kappers en tandartsen veelal gebruik van kleinere initiatieven.

Simpele systemen waarmee je vrij gemakkelijk zelf een eigen reserveringssysteem op je website plaatst zijn bijvoorbeeld myreservations en i-reserve.nl. Naast deze algemene systemen zijn er ook oplossingen die speciaal voor een beroepsgroep zijn ontwikkeld. Deze zijn niet altijd makkelijk online te vinden, maar je kunt bijvoorbeeld eens informeren bij een branchevereniging of kijken welk systeem een collega gebruikt.