Waarom je gewerkte uren moet bijhouden

Als ondernemer moet je je gewerkte uren bijhouden. Veel starters vragen zich af waarom. Je bent toch eigen baas en hoeft je toch niet te verantwoorden? Dat ideaalbeeld is helaas niet helemaal waar. Als je gebruik wilt maken van bepaalde belastingvoordelen, of als je een uurtarief rekent aan klanten, dan zul je je gewerkte uren moeten kunnen aantonen. Gelukkig is dat helemaal niet zo moeilijk!

Als startend ondernemer heb je vast al een artikel gelezen waarin wordt geschreven over de ‘1225 uur regel’, of te wel het urencriterium. Deze regel houdt in dat alleen wanneer een ondernemer minimaal 1225 uur per jaar (ongeveer 24 uur per week) besteedt aan de onderneming, hij/zij gebruik mag maken van de fiscale voordelen voor ondernemers, zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. De belastingdienst kan komen controleren of een ondernemer ook daadwerkelijk de 1225 uur in zijn bedrijf heeft gewerkt, ze zullen dan vragen om een urenadministratie. Zeker wanneer je een baan hebt naast het eigen bedrijf, of je maar net voldoet aan het aantal uren, is het van belang om de uren goed bij te houden.

Maar bijhouden van uren doe je niet alleen voor de belastingdienst. Heb je met de klant een uurtarief afgesproken, dan moet je dit kunnen verantwoorden met een goede urenregistratie. Daarnaast geeft het netjes bijhouden van de uren een goede inzicht in de eigen bedrijfsvoering. Je hebt zo netjes op een rij hoelang je aan projecten en/of taken besteedt en kan zo bekijken of deze wel winstgevend zijn.

Wat zet je in een urenadministratie?

Voor het urencriterium tellen alle gewerkte uren in het bedrijf mee, zowel productieve als onproductieve tijd. Hoe jij je bedrijf runt is jou zaak, dus ook uren die je besteedt aan nadenken over een project, het wachten op een klant of zitten in de trein tellen allemaal mee. Zet deze uren dus ook allemaal in de urenadministratie. Hieruit blijkt ook gelijk dat het van belang is om de administratie up-to-date te houden, dit soort uren zul je snel vergeten als je maar 1 keer per maand de administratie invult. Natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, want administratieve taken als deze zijn meestal niet de favoriete bezigheden van ondernemers. Aan het einde van het artikel hebben we een aantal programma’s en apps geplaatst die je hierbij helpen.

Hier een lijstje van activiteiten die allemaal meetellen voor het criterium, zet deze uren dus ook allemaal in de administratie:

• Alle uren die je hebt gestopt in de voorbereiding op het bedrijf, denk dus bijvoorbeeld aan marktonderzoek. Dit geldt ook voor de uren gemaakt toen het bedrijf nog niet bij de Kamer van Koophandel stond ingeschreven
• Klanten bezoeken (ook de reistijd)
• Administratie bijhouden: facturen opstellen en betalen, etc.
• Nadenken over nieuwe ideeën en deze uitwerken
• Inkopen voor het bedrijf doen
• Opleidingen, cursussen, trainingen, etc. (Deze moeten uiteraard wel affiniteit hebben met het bedrijf)
• Schoonmaken van het kantoor

Hoe maak je zelf een urenadministratie?

Een veel gebruikte optie is alle uren bijhouden in een Excel-bestand (of Google Docs). Op de website van Microsoft vindt je voldoende gratis templates om je een handje op weg te helpen. Een paar functionaliteiten die onmisbaar zijn in een urenadministratie zijn het indelen in categorieën (bv acquisitie, administratie, vervoer) en de opdrachtgevers. Door de uren te sorteren op de categorieën kun je direct zien hoeveel tijd je aan een activiteit besteed.

Zo kun je er achter komen dat je bijvoorbeeld veel te veel tijd aan de administratie besteed en het misschien voordeliger is om deze uit te besteden. Door de opdrachtgevers in de administratie op te nemen kun je direct een koppeling maken tussen de facturen en de uren administratie. Er is ook veel (gratis) software en apps beschikbaar voor het bijhouden van de uren.

Online zijn er ook veel goedkope oplossingen voor de urenregistratie. In de meeste boekhoudpakketten zit de mogelijkheid om uren te registeren, maar ook is er speciale software beschikbaar voor deze taak.Denk er ook aan dat de dat je verplicht bent om de urenadministratie 7 jaar lang te bewaren (bewaarplicht rond administratie).