Gewerkte uren bijhouden in Excel

Uren bijhouden is niet verplicht, maar vaak wel verstandig. Met een eenvoudige urenregistratie krijg je inzage in het verloop van projecten of de productiviteit van je medewerkers. Excel is vaak de eerste keus. Het is gratis, snel en je hebt er al ervaring mee. Tips om goed je gewerkte uren bij te houden in Excel.

Waarom je gewerkte uren bijhouden

Er zijn verschillende redenen waarom je gewerkte uren bij wilt houden. Bijvoorbeeld om aan te tonen dat je als zelfstandige aan het urencriterium van de belastingdienst voldoet voor ondernemersaftrek.

Als je geen bewijs hebt dat je 1.225 uur per jaar maakt, zoals medewerkers op de loonlijst, kan de belastingdienst om je urenregistratie vragen. Ook wil je de uren weten als je deze verkoopt of als je de productiviteit wilt kunnen inzien.

Uren registreren per project

Zeker bij verschillende projecten wil je de voortgang bijhouden. Zo zie je direct welk project volgens plan loopt en wat je kunt factureren bij de klant. Zonder urenregistratie loop je achteraf het risico dat je een  verkeerde schatting van de uren maakt, dat een project uitloopt of dat je onvoldoende in rekening brengt.

Door je uren te registreren verklein je de kans dat een project uitloopt of dat je te weinig in rekening brengt.

Verder is het waardevol te weten welke activiteiten jou of je medewerkers veel tijd kosten, maar verder financieel weinig rendabel zijn. Misschien kun je deze inruilen voor werkzaamheden die juist meer opleveren, omdat ze goed te declareren zijn.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

1 op de 4 houdt uren bij in Excel

Soms is bijhouden van uren inbegrepen in je boekhoudprogramma. Dan is dat meestal je eerste keus. Als deze geen urenregistratie aanbiedt is investeren in een app of softwareprogramma voor urenregistratie lang niet altijd nodig.

Van de ondernemers met maximaal 20 werknemers, kiest één op de vier er bewust voor een gratis urenregistratie in Excel, Google spreadsheets of om deze in een vergelijkbaar offline programma bij te houden.

Het fijne aan uren bijhouden in Excel of Google Drive is dat je het programma misschien al hebt en actief gebruikt, waardoor je gemakkelijk en zonder extra kosten met je administratie aan de slag kunt. Ook kan je tegenwoordig online in een Excel-blad (samen)werken.

Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.

Gewerkte uren bijhouden in Excel

Een Excel-bestand heeft als voordeel dat je het volledig naar eigen wens kunt inrichten. Net als in een softwareprogramma kun je in een Excel-urenregistratie automatisch totalen, gemiddelden en verhoudingen berekenen.

Voor het urencriterium maakt het voor de belastingdienst niet uit in welke vorm je het levert, als je maar kunt bewijzen dat je voldoet aan de 1.225 uur per jaar.

Belangrijker is dat je het bijhouden van de uren consequent doet. En dus wil je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken. Hoe je een Excel-werkblad het beste inricht verschilt per onderneming. Ben je zzp’er? Dan is het belangrijk een onderscheid per klant en/of project te kunnen maken. Een midden- of kleinbedrijf wil ook een urenregistratie van personeel bijhouden.

Daarnaast wil je waarschijnlijk in Excel bijhouden waar je je uren precies aan besteedt. Niet alleen directe uren, maar ook indirecte uren zoals acquisitie, boekhouding, onderzoek en sociale media zijn besteed aan de zaak. Geef ook aan welke uren je wel en welke je niet in rekening brengt bij de klant.

Urenregistratie Excel-sjablonen

Online zijn kant-en-klare werksjablonen te vinden voor je urenregistratie in Excel. Het makkelijkste is om een eenvoudig sjabloon of template te zoeken die je naar eigen behoefte kunt aanpassen. Zorg dat je een start- en eindtijd kunt invoeren, waarna het totaal aantal gewerkte uren automatisch in een kolom verschijnt. Omschrijf ook aan welke activiteit de uren zijn opgegaan, op welke datum, voor welke klant of welk project, door welke medewerker en mogelijk het bijbehorende uurtarief voor de facturatie.

Online zijn talloze kant-en-klare werksjablonen te vinden voor je urenregistratie in Excel.

Ook erg handig: je kernactiviteiten scheiden van je ondersteunende werkzaamheden. Dit is niet alleen belangrijk voor het urencriterium, maar ook voor inzage in je werkverdeling. Welk aantal gewerkte uren is nu echt besteed aan rendabele activiteiten en als je moet kiezen waar kun je dan beter je tijd in steken?

Je kunt bijvoorbeeld categorieën hanteren voor terugkerend werk als administratie, (voor)onderzoek, acquisitie en productie. Voor de verschillende categorieën kun je wederom totalen en gemiddelden automatisch laten berekenen in Excel.

Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig templates downloaden voor de urenregistratie in Excel. Voor 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.

Registreer automatisch uren met software of apps

Naast het bijhouden van de uren, kun je er ook voor kiezen om de hele boekhouding in Excel bij te houden. Je bespaart kosten van software, toch is dat niet altijd aan te raden. Excel voorziet in veel gemakken, maar je loopt altijd het risico dat je bestand onbruikbaar of verloren raakt.

Daarnaast ben je er altijd invoertijd aan kwijt, ondanks de nodige automatische berekeningen die Excel kan maken. Omdat zelf invoeren onvermijdelijk is bij Excel maak je hiermee sneller fouten in je administratie. Als je hier tijd wilt besparen, kun je kiezen voor een boekhoudprogramma dat ook urenregistratie bevat, of voor losse apps of een urenregistratieprogramma.

Vaak regelt zo’n app of programma je urenregistratie en facturatie in één en bespaar je gelijk tijd met het automatisch opstellen van facturen.

Gewerkte uren met een boekhoudprogramma registreren? probeer e-Boekhouden gratis uit! Zelf vergelijken? Zie ons overzicht met urenregistratie-programmas.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een urenregistratie in Excel zijn:

Wat is een goed template voor een urenadministratie?

Je kunt in Excel zelf de indeling maken maar voor de urenregistratie biedt Microsoft ook sjablonen. Online zijn er ook verschillende gratis sjablonen die je kunt downloaden. Soms bieden boekhouders ook een voorbeeld-bestand voor de registratie van uren.

Hoe kan ik het beste mijn uren bijhouden in Excel?

Je kunt in Excel eenvoudig je uren bijhouden door aan het einde van elke werkdag aan te geven welke taken je hebt uitgevoerd en hoeveel tijd je hiermee bezig was. Voor bijvoorbeeld het urencriterium is dit voldoende. Wil je een urenregistratie vanuit waar je direct kunt factureren of kunt zien wat je uren opleveren? Dan is een urenregistratie-app of boekhoudprogramma meestal een betere keuze.