menu

Telefoon van de zaak

Als ondernemer is een telefoon waarschijnlijk noodzakelijk. Maar misschien heb je al een privételefoon en wil je daarmee ook best zakelijk bellen. Hoe belangrijk is een extra telefoon van de zaak dan nog?

Telefoon van de zaakAls je een eigen bedrijf begint krijg je te maken met allerlei zakelijke kosten. Als startende ondernemer moet je soms op de kleintjes letten. Is een telefoon van de zaak wel nodig? Kun je voorlopig je bestaande mobiel hier niet voor gebruiken? Dat kan zeker, maar daar zitten wel nadelen aan.

Voordelen telefoon van de zaak

  • Scheiding werk en privé makkelijker
  • Fiscale scheiding duidelijker
  • Alle medewerkers op één zakelijk abonnement
  • Eén contactpersoon bij telefoonmaatschappij
  • Factuur & documentatie op bedrijven gericht
  • Bij bedrijfsovername kan telefoonnummer mee

Nadelen van een zakelijke telefoon

  • Extra kosten door extra telefoon en/of abonnement
  • Je draagt soms twee mobieltjes met je mee

Zakelijke telefoonkosten zijn fiscaal aftrekbaar

Een telefoon van de zaak is natuurlijk fiscaal aftrekbaar. Gelukkig kun je ook de kosten van een privételefoon vaak aftrekken. Belangrijk hierbij is dat je moet kunnen aantonen dat je deze zakelijk gebruikt. Nu is dat bij een privémobieltje wel wat lastiger want deze wordt vaak van je privérekening afgeschreven en de rekening staat dan ook niet op je bedrijfsnaam.

Nu is dat ook niet verplicht en je hoeft dus geen los zakelijk telefoonabonnement af te sluiten om deze fiscaal aftrekbaar te maken. Maar je moet wel kunnen bewijzen dat de kosten van de telefoon zakelijk zijn. Je kunt dit op verschillende manieren bewijzen. Om te beginnen geef je meestal een telefoonnummer op bij de KvK-inschrijving en bij btw-aangiftes. Als je hier het telefoonnummer opgeeft van een privéabonnement kun je aantonen dat die noodzakelijk zijn voor je onderneming.

Als het telefoonnummer ook op je facturen, website, offertes of andere zakelijke uitingen staat is het aannemelijk dat je deze telefoon actief gebruikt in werkuren. Daarnaast kun je via de gesprekstijd aantonen of de mobiel zakelijk wordt gebruikt. Gebruik je de mobiel ook veel privé? Dan kun je ook een percentage van de kosten kiezen. Bijvoorbeeld 50% van de abonnementskosten.

Fiscaal zijn telefoonkosten aftrekbaar als deze aantoonbaar zakelijk gebruikt worden. Dus ook bij een privételefoonabonnement. Om die reden kiezen veel nieuwe zzp’ers en andere startende ondernemers er vaak voor om in het begin nog geen zakelijk telefoonabonnement af te sluiten. Ze beginnen eerst met hun bestaande mobiel met privéabonnement. Soms zijn zelfs de kosten van internet en telefonie thuis aftrekbaar.

Privé en zakelijk altijd maar bereikbaar? Liever niet!

Fiscaal is het dus niet verplicht maar een zakelijk telefoonabonnement heeft wel wat voordelen. Om te beginnen is het fijn als je je werk en privé kunt scheiden. Want zakelijk gezien wil jij inkomende telefoongesprekken misschien opnemen inclusief bedrijfsnaam. Ook kies je zakelijk gezien misschien liever voor een professionele profielfoto in apps en wil je misschien niet lastig gevallen worden met allerlei privéberichtjes van vrienden.

En andersom! Als jij uit eten bent met vrienden dan mag die werktelefoon wel thuisblijven. Je kunt zelf kiezen wanneer je bereikbaar bent en voor wie. Wil jij bij een uitje of vakantie wel bereikbaar blijven voor vrienden en familie maar liever even niet met werkzaken worden geconfronteerd? Dan kun je dit met een los zakelijk toestel en abonnement gemakkelijker regelen door deze op stil te zetten of tijdelijk door te schakelen naar een collega, voicemail of callcenter.

Los van bovenstaande voor- en nadelen, die voor de meeste ondernemers toch wel doorslaggevend zijn, zijn er nog wel meer verschillen te bedenken. Zo is het soms even puzzelen of schade aan een telefoon nu zakelijk of privé gedekt is en is de garantie op een privétoestel vaak weer beter geregeld dan bij een zakelijke telefoon.