Schrijven voor ondernemers

Webteksten, brieven en artikelen effectief en foutloos schrijven.
Schrijven. Je kunt er niet omheen als ondernemer. Communicatie met klanten, partners en instanties is een belangrijk onderdeel van het vak van elke zelfstandig ondernemer.

Hoewel sommigen oordelen dat het toch gaat om de inhoud, en dat zolang de boodschap maar overkomt de vorm ervan niet zoveel uitmaakt, loont het wanneer alle geschreven communicatie vanuit je bedrijf piekfijn op orde is. Goedverzorgde teksten wekken vertrouwen bij de klant en zorgen ervoor dat je bedrijf serieus genomen wordt.

Schrijven volgens plan
Hoe zorg je ervoor dat het schrijven niet een te groot deel  van je tijd in beslag neemt? Een foutloze en verzorgde schriftelijke communicatie is immers fantastisch, maar niet lonend wanneer het schrijven ervan je belemmert in het uitvoeren van je andere taken. Daarom is het belangrijk om volgens een vast stappenplan te werk te gaan.

Natuurlijk hoef je niet voor elke korte brief het stappenplan uitvoerig te doorlopen. Maar de basis van elke tekst is hetzelfde, en zelfs bij het schrijven van een brief van drie regels is het handig om het stappenplan in je achterhoofd te houden. Je zult zien dat je uiteindelijk automatisch volgens deze richtlijnen werkt.

1. Wat wil je zeggen en aan wie?
Bedenk voordat je schrijft wat je wilt zeggen. Wat zijn je belangrijkste punten en wat is nu eigenlijk het doel van de tekst? Houd dit doel voor ogen bij het schrijven van de tekst. Bedenk ook wat je doelgroep is voor deze tekst en schrijf in een stijl die aansluit bij deze doelgroep.

2. Structuur
Het geheim van elke duidelijke tekst is structuur. Zonder structuur ontstaat er een wirwar van woorden en  raakt de lezer het spoor bijster. Deel daarom je tekst van tevoren duidelijk in. Bedenk hoe je het doel dat je in stap 1 vaststelde gaat bereiken en deel de tekst in in alinea’s die naar dit doel toewerken . Schrijf het grove ontwerp van je tekst op! 

3. Inleiding
Schrijf je een langere tekst voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief of persbericht? Zorg dan voor een goede inleiding die aangeeft waar de tekst over gaat. De inleiding hoort een hele korte samenvatting te zijn van wat er komen gaat. 

4. Alinea’s en tussenkopjes
Vervolgens schrijf je de volgende alinea’s. Houd hierbij het grove ontwerp dat je maakte in stap 2 bij de hand. Begin de alinea met het belangrijkste punt dat je erin wilt maken in een heldere, samenvattende zin. Geef vervolgens een korte uitleg van dit punt. Wijd hierbij niet teveel uit! Geef vervolgens elke alinea een passend tussenkopje. Tussenkopjes houden je tekst overzichtelijk en dienen de scannende lezer.

5. Loopt de tekst?
Lees de tekst nu even door en bekijk of de alinea’s op elkaar aansluiten. Loopt de tekst en maak je het belangrijkste punt duidelijk? Pas de alinea’s aan als dit niet het geval is. Natuurlijk kun je alinea’s verwijderen of toevoegen als dit de tekst duidelijker maakt.

6. Conclusie
 Besluit de tekst zo nodig met een korte conclusie waarin je een samenvatting geeft. Dit is vaak niet nodig bij kortere teksten of brieven maar kan bij langere artikelen of persberichten veel toevoegen.

7. Controleer!
Controleer uiteindelijk je tekst. Dit is een belangrijke stap, want spelfouten doen je bedrijf amateuristisch overkomen. Let op bekende valkuilen als de tussen-n, d’s en t’s en verkeerde spaties. Weet waar je zwakke punten liggen en besteed hier wat extra aandacht aan. Onthoud ook: less is more, schrap wat niet noodzakelijk is.

8. De proeflezer
Laat een ander je tekst lezen. Vraag de lezer te letten op de helderheid en het doel van de tekst. Weet de lezer na het lezen van de tekst wat je ermee wilt zeggen? Twee paar ogen zien meer dan één, dus je eerste lezer kan wellicht ook nog spelfouten uit de tekst halen.

Leer jezelf aan volgens deze stappen te werk te gaan bij het schrijven van teksten. Vooral het vooraf bepalen van de structuur van je tekst scheelt je veel tijd. Onthoud daarbij dat minder altijd meer is en de indeling je tekst maakt of breekt. Controleer achteraf goed op overbodige tekst, grammatica en spelling. Gebruik altijd de spellingscontrole maar vertrouw er niet blindelings op, vooral grammaticale fouten ziet de spellingscontrole vaak over het hoofd! 

Verder lezen

Reacties