Factuur maken

Zelf een nieuwe factuur maken in drie stappen via Excel, of een boekhoudprogramma. Inclusief wettelijke eisen over wat je op elke factuur moet vermelden en hoe je online facturen in de boekhouding kunt bewaren. Tips voor software en de inhoud voor als je zelf facturen maken én versturen gaat.

Inhoud:

• Voorbeelden
• Wat vermeld je op een factuur?
• Facturen maken met Excel
• Boekhoudprogramma’s
• Facturen bewaren
• Factureren naar het buitenland

Wanneer maak je een factuur?

Een factuur is bijna hetzelfde als een rekening. Als je iets verkoopt aan consumenten dan is het niet verplicht om daarvoor facturen te maken. Met een webshop of winkel kun je dus ook met kassa- of bestelbonnen werken.

Als je producten of diensten verkoopt aan een bedrijf dan verplicht de belastingdienst je om daarvoor een factuur te maken. Alle facturen moet je daarom bewaren als bewijs voor je boekhouding.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Voorbeelden van facturen

Enkele voorbeelden van facturen zijn:

• Voorbeeld 1 gemaakt met Word & Excel.
• Voorbeeld 2 gemaakt met MoneyMonk.
• Voorbeeld 3 gemaakt met e-Boekhouden.nl.
• Voorbeeld 4 gemaakt met SnelStart.

Wat vermeld je op een factuur?

Je bepaalt zelf hoe je facturen maakt. Je eerste factuur kun je dus maken met Excel of Google Docs. Deze bieden gratis templates waarmee je al een goed voorbeeld hebt. De belastingdienst heeft een aantal regels voor de administratie en de inhoud van een factuur.

Het is bijvoorbeeld belangrijk dat je het product of de dienst op de factuur volledig omschrijft. Beschrijf de gemaakte uren of geleverde diensten en/of producten. Niet alleen de belastingdienst controleert deze, ook je klant leest deze tekst. Zet duidelijk puntsgewijs uiteen wat de klant heeft gekocht.

Andere zaken die je altijd noemt op elke factuur: 

• Bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer
• KvK-nummer
• Uniek opvolgend factuurnummer
• Datum waarop de factuur is gemaakt
• Naam en het adres van klant
• Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
• Btw-bedrag in euro’s (of de valuta waarin je rekent)
• factuurbedrag exclusief btw
• Het btw-percentage (0%, 9% of 21%)

Vermelden van betaalmethodes en bezoekadres

Veel ondernemers versturen facturen zonder betalingstermijn. Met een betaaltermijn en aanbieden van heldere betaalmethodes maak het eenvoudig om de factuur te betalen. Op een digitale factuur kun je een iDEAL-betaallink toevoegen waarmee de klant de factuur direct kan betalen.

Let verder op een duidelijk (bezoek)adres van de klant. Je kunt facturen versturen via e-mail, maar als je op de factuur alleen een postbusadres noemt kan een deurwaarder geen dagvaarding met handtekening voor ontvangst afgeven. Een duidelijke tenaamstelling maakt helder wie de factuur moet betalen.

Facturen maken met Excel

Met Excel kun je eenvoudig gratis facturen maken. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel. Hiermee kun je zelf een professionele factuur opstellen.

Met Excel kun je deze zelf deze opslaan als pdf-bestand en als bijlage per e-mail sturen. Op boekhouden in Excel, Excel-Boekhouden.nl en op Office.com staan gratis Excelsjablonen voor de facturatie.

Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig sjablonen downloaden voor Excel-facturen. Voor eenmalig 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.

Maak zelf in enkele stappen een factuur in Excel:

1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en kies hier voor facturen.
3. Kies het sjabloon met het factuur-voorbeeld dat je het meest aanspreekt.
4. Vul gegevens in. Kijk of alle verplichte inhoud op de factuur staat of voeg deze zelf toe.
5. Sla het document op in pdf-formaat.
6. Verstuur de factuur direct als bijlage bij een e-mail.

Veel startende ondernemers maken facturen met Excel.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Als je veel verschillende klanten, producten of diensten hebt kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met een simpel boekhoudprogramma kun je zelf factureren en de btw-aangifte doen. Zo heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

Met bijna elk boekhoudprogramma kun je onbeperkt facturen maken en versturen. Met een los factuurprogramma maak je ook professionele facturen. Deze werken vaak met pdf-bestanden die je direct per mail kunt versturen. Met beide oplossingen kun je zelf professionele facturen opstellen.

Online je facturen bewaren

Elke factuur is onderdeel van de financiële administratie en moet je 7 jaar bewaren en bij een controle kunnen laten zien. Je kan je administratie bewaren in een archiefkast, maar mag facturen ook online opslaan, bijvoorbeeld in een facturatie- of boekhoudpakket, dat facturen (en bonnetjes) veilig in de cloud opslaat.

Je moet facturen 7 jaar in originele staat bewaren.

Factuur buitenland

Factureer je een buitenlandse afnemer dan moet je letten op de regels die gelden voor de btw. Voor buitenlandse facturen kun je met de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten Nederland), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Klanten zonder btw-nummer kun je zien als particuliere klant en reken je het Nederlandse btw-tarief op je factuur.

Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer en hier kun je de btw verleggen naar het land van je klant. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven nummer vooraf te controleren. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de belastingdienst.

Maak facturen eenvoudig met een goed factuurprogramma. De populairste oplossingen kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over online facturen maken zijn:

Mag ik facturen zelf maken?

Zeker! Je maakt zelf een correcte factuur in Excel in drie stappen, of met een boekhoudprogramma. Hiermee kun jij ook gemakkelijk zelf je eigen factuur maken en naar je klant versturen. Een online boekhoudpakket biedt meestal ook ondersteuning bij het herinneren van openstaande facturen. Let wel op wat je op elke factuur moet vermelden en hoe je een verzonden factuur netjes kunt bewaren.

Waar moeten facturen verplicht aan voldoen?

Facturen zijn het achterliggende bewijs van je boekhouding. De belastingdienst heeft regels met wat op elke factuur vermeld moet staan. Zoals je naam, btw- en kvk-nummer, factuurnummer en factuurdatum.

Wat is een goed factuurprogramma?

Er zijn verschillende goede facturatieprogramma’s waarmee je eenvoudig zelf online je facturen kunt maken en verzenden, volgens alle wettelijke factuureisen. Daarnaast kun je er eenvoudig periodieke facturen mee genereren, en meestal toont het ook wanneer de facturen zijn betaald. Voor kleine bedrijven is gratis facturatie-software vaak al voldoende.