Ondernemers doen te weinig met debiteuren

Ondernemers in het midden- en kleinbedrijf kiezen vaak niet voor een solide debiteurenadministratie, ondanks dat ze regelmatig worden geconfronteerd met omzetdaling en verlies van inkomsten. En het niet (h)erkennen van deze noodzaak kan ze financieel in de gevarenzone brengen.

“Eigenlijk is het een typisch geval van ‘we zien als ondernemer het probleem, we kennen het, maar we doen niks met deze kennis’”, aldus Edwin Prevoo, directeur van Intrum Justitia, dat onderzoek naar deze kwestie deed. Mkb’ers hebben geen actief debiteurenbeheer en versturen maar weinig schriftelijke herinneringen in gevallen waarin niet wordt betaald.

Veel ondernemers doen weinig met debiteuren

Eén op de tien ondernemers stuurt zelfs helemaal nooit een herinnering. Twintig procent stuurt zo’n één à twee herinneringen en driekwart belt structureel naar klanten die nog openstaande facturen hebben.

Soms is er amper een debiteurenadministratie. De administratie bestaat uit simpelweg enkele pagina’s in Excel, puur gemaakt voor de Belastingdienst. Zolang het juridisch verantwoord is, zit het wel goed en zo besparen maandelijks enkele tientjes op administratie-software, zo denken veel ondernemers. Maar goede administratie en een strak debiteurenbeleid levert in de meeste gevallen juist geld op.

Liquiditeit en bedrijfsgroei verslechteren

En dat terwijl het níét bellen of versturen van betalingsherinneringen alleen maar meer (financieel) gedonder oplevert voor de ondernemer in kwestie. Uit een eerder onderzoek van de financiële dienstverlener bleek namelijk dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven een verslechtering van de liquiditeit constateert als gevolg van achterstallige betalingen. En volgens één op de drie ondernemers zorgt dit slechte betaalgedrag voor een rem op de bedrijfsgroei.

De vraag is dan ook waarom ondernemers niet vaker een herinnering de deur uitdoen. Want vaak weten ze donders goed waarom hun klanten te laat betalen. Zo zijn veel gehoorde verklaringen dat de klant z´n administratie niet op orde heeft, dat hij zelf in financiële problemen verkeert of dat hij opzettelijk te laat betaalt. En met de economische crisis van de afgelopen jaren is het aantal te late betalingen alleen maar toegenomen.

Er is geen reden om geen goed georganiseerde debiteurenbeheer te hebben. En een goed beheer van debiteuren begint al vóór de transactie plaatsvindt. Eigenlijk zou elke ondernemer iedere klant financieel al aan de voordeur moeten checken, dus nog voordat hij besluit zaken te doen. En wees niet te beschroomd als het gaat om het bespreken van geldzaken, adviseert Prevoo. En: “Daarnaast kan het aanscherpen van algemene voorwaarden een optie zijn, met bijvoorbeeld het toevoegen van een boeteclausule in geval van te laat betalen.”