Ondernemen & internet
menu
e-boekhouden

Kilometerregistratie

Met een kilometerregistratie kun je bijhouden hoeveel kilometers je rijdt voor de onderneming. Dat kan belangrijk zijn voor je belastingaangifte. Ook kun je reiskosten rekenen aan opdrachtgevers of van medewerkers de reiskosten deels onbelast vergoeden.

Eisen en verschillen tussen een ritten- en kilometerregistratie

Heb je een auto van de zaak en wil je geen bijtelling privégebruik betalen? Dan moet je kunnen bewijzen dat je minder dan 500 kilometer hebt gereden in een jaar. Daarvoor is een sluitende rittenregistratie vereist. Wil je alleen de zakelijke reiskosten boeken? Dan is een eenvoudige kilometerregistratie voldoende.

Regel je jouw financiële administratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het nu tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Zelf een sluitende kilometerregistratie maken

KilometerregistratieRij je af en toe zakelijke ritjes met een privéauto? Dan kun je een kilometeradministratie bijhouden en deze in de administratie meenemen. Voor een officiële rittenregistratie heb je ook telkens de kilometerstand nodig, maar als je alleen een kilometerprijs rekent hoeft dat niet.

Wil je alleen een prijs per kilometer rekenen? Dan is een simpele kilometerregistratie voldoende.

Alles wat je nodig hebt zijn:

  • de datum
  • begin- en eindadres
  • het aantal kilometers
  • het doel van de rit

Bij het doel van de rit hoef je geen hele toelichting te geven maar maak je wel duidelijk waarom de rit zakelijk was. Je hoeft verder geen kilometerstand bij te houden en het maakt ook niet uit welk vervoersmiddel je hebt gebruikt. Je hoeft dus ook geen kenteken te noteren en zelfs zakelijke fietsritjes kun je op deze manier boeken.

Het totaal neem je mee op de winst- en verliesrekening

kilometers bijhoudenAan het einde van de maand (of kwartaal) tel je het totaal op en reken je 19 cent per kilometer. Dit bedrag kun je aan kosten opvoeren in de winst- en verliesrekening. De 19 cent per kilometer zijn voor de belastingdienst alle autokosten die je kunt rekenen. Je kunt hiernaast dus geen autokosten, benzinebonnetje of parkeerkaartje meer aftrekken. Die kosten zijn dan in de 19 cent per kilometer verwerkt.

Het totaal aan reisafstand zet je voor 19 cent per kilometer in je boekhouding.

Jouw overzicht met de afstanden is hiervan de bewijslast. De belastingdienst kan deze wel controleren door ook andere zaken op te vragen. Ben jij een week lang aan de slag geweest voor een opdrachtgever en heb je die reiskosten geboekt? Dan kan de belastingdienst dat bijvoorbeeld controleren door na te gaan of die uren wel zijn gefactureerd.

Kilometerregistratie bijhouden

Je hoeft bij deze regeling geen kilometerstanden bij te houden maar rekent telkens het aantal kilometers per rit uit. Je kunt de kilometeradministratie daarom simpel bijhouden via Excel of andere software. Veel boekhoudprogramma’s hebben hiervoor ook een kilometeradministratie standaard in hun pakket zitten. Daarnaast zijn er online veel losse oplossingen en enkele mobiele apps voor te vinden.

Regel je jouw financiële administratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het nu tijd voor een goed boekhoudprogramma.

Kilometers doorrekenen naar opdrachtgever of van medewerkers vergoeden

Wil je jouw reiskosten doorrekenen naar je opdrachtgever? Dat staat los van de regeling van de belastingdienst maar is dan simpelweg iets dat je met een opdrachtgever afspreekt. Het is dan omzet. Je hoeft je dan dus niet aan die 19 cent per kilometer meer te houden en als je normaal btw rekent moet dat ook over je reiskosten.

Geef je soms ook een kilometervergoeding aan medewerkers? Dan werk je op dezelfde manier en medewerkers mag je tot 19 cent per kilometer onbelast vergoeden.