Offerte maken

Bij grotere opdrachten wil je vooraf eerst een goede offerte maken. Hiermee geef je een heldere omschrijving van een mogelijke opdracht met de betreffende werkzaamheden, planning en kosten hierbij. De offerte geeft je klant een goed beeld van de kosten en tijdsplanning als die de opdracht accepteert.

Inhoud:

• Wanneer moet je een offerte opstellen?
• Verschil met opdrachtbevestiging
• Wat staat er in een offerte?
• Ondertekenen en geldigheid
• Online een offerte maken
• Met de opmaak je klant overtuigen

Wat is een offerte?

Een offerte is een zakelijk voorstel waarin je meestal een prijsberekening, werkzaamheden, planning en/of verwachting beschrijft.

Je maakt deze als een opdracht of aankoop niet in een oogopslag duidelijk is. Bijvoorbeeld omdat er maatwerk nodig is. Je geeft een klant een gericht aanbod en die weet precies wat hij mag verwachten als hij de offerte accepteert.

Offerteprogramma’s

Met de volgende software kun je gemakkelijk een professionele offerte maken:

Wanneer moet je een offerte opstellen?

Een offerte is een uitgebreide prijsopgave. In veel branches is het gebruikelijk om vooraf offertes te  maken, zeker bij grotere opdrachten. Maar het is nooit verplicht om een offerte te maken en er zijn geen wettelijke verplichtingen voor de inhoud.

Een mondelinge afspraak is net zo rechtsgeldig. Of een offerte nodig is en wat hier precies in moet staan is aan jou en de klant om te beslissen.

Hoe groter de klus en hoe langer het duurt voor je het gewenste resultaat bereikt, hoe belangrijker het is om een offerte te maken. Bij een vast aanbod voor producten of diensten is een offerte meestal overbodig. Maar zodra je van een standaard prijsopgave afwijkt kan het onduidelijk worden wat een klant koopt. Dan is het fijn als de afspraak op papier staat met een duidelijke prijsopgave en begeleidende tekst.

Is het lastig om de hele bestelling mondeling te bespreken? Dan kun je een offerte opstellen.

Verschil met opdrachtbevestiging of prijsopgave

Wettelijk heeft alleen een factuur een speciale status. Een prijsopgave, offerte of opdrachtbevestiging niet. Deze documenten zijn iets tussen jou en de klant. Juridisch gezien is er geen verschil tussen een mondelinge afspraak, een afspraak die per e-mail is gemaakt of een getekende opdrachtbevestiging.

Maar als beide partijen het gesprek anders herinneren dan is het natuurlijk wel makkelijker om te zien wie er gelijk heeft bij een getekende offerte dan wanneer iets enkele weken geleden mondeling is besproken. Het is lastig om te zien wie er gelijk heeft bij een meningsverschil als de afspraken niet beschreven staan.

Aan de andere kant wil je soms een potentiële klant die net een grote opdracht accepteert niet nog eens aan het twijfelen maken. Dan kun je een opdrachtbevestiging sturen. De klant begrijpt dan dat het niet de bedoeling is dat jullie hier nog over onderhandelen. Al gebeurt dat in de praktijk natuurlijk soms nog wel.

Bij een offerte kan de klant vaak nog onderhandelen.

Duidelijkheid tijdens de looptijd

Als je twijfelt is het al snel slim om even een offerte te maken. Zeker als er tussen jullie akkoord en levering wat tijd zit is een getekende bevestiging fijn om te hebben. Je wilt niet tussentijds discussie over de gemaakte afspraken. Door deze met een handtekening te ondertekenen is dit voor beide partijen duidelijk.

Een voorbeeld:
Als bij jou thuis de vaatwasmachine stuk is en je laat een monteur langskomen, dan vraag je vooraf misschien even om advies en een prijsindicatie maar je laat daarvoor niet eerst een hele offerte maken.

Anders wordt het als die vaatwasmachine voor jou de laatste druppel is en je een hele nieuwe keuken laat plaatsen. Dan ga je eerst naar verschillende aanbieders toe en vraag je wel om een offerte met alle mogelijkheden, planningen, voorwaarden en prijzen. Bij een aankoop van duizenden euro’s, waar je misschien ook nog wekenlang op moet wachten, wil je vooraf wel graag het voorstel op papier.

Wat staat er in een goede offerte?

Een offerte, vaak een simpel pdf-document in je eigen huisstijl, maakt het voor beide partijen duidelijk wat het einddoel is. Hoe je dat omschrijft is helemaal aan jou en de klant. Hier zijn geen regels voor. Wel komende volgende punten vaak in offertes aan bod:

• Beide partijen (contactgegevens en officiële benamingen)
• Een samenvatting van de opdracht (gewenste resultaat)
• Stappen die uitgevoerd worden (en de planning hierbij)
• Een samenvatting van de planning
• De kosten en tarievenstructuur
• Een datum van akkoord
• Geldigheidsduur van de offerte
• Verwijzing naar algemene voorwaarden

Zaken die niet in je offerte staan maar die wel behoren tot je werkwijze of gemaakte afspraken kun je het beste vastleggen in algemene voorwaarden en als losse bijlage meesturen met je offerte. Zo wordt je offerte niet onnodig lang met juridische zaken die helemaal niet van toepassing hoeven te zijn.

Ondertekenen en geldigheid van de offerte

Een offerte is geldig zodra beide partijen hierover akkoord zijn. Dat kan dus mondeling of telefonisch al maakt dat het lastig om het achteraf te bewijzen. Meestal heeft een offerte een vervaldatum, en moet de klant deze daarvoor ondertekenen met een datum, plaatsnaam en (digitale) handtekening.

Een offerte heeft dus geen handtekening nodig om geldig te zijn, zolang je maar kunt aantonen dat de klant akkoord was met wat er staat beschreven.

Mails waaruit dit blijkt kan dus ook de geldigheid bevestigen al is het lastiger om hiermee aan te tonen dat alles is gelezen. Bij digitaal ondertekenen kun je dat wel verwachten en een digitale handtekening is dus ook helemaal geldig. Bij een grote klus is het altijd handig om even een kopie van een ondertekende offerte te maken zodat jij en de klant een getekend exemplaar hebben.

Online een offerte maken

Vind je het lastig om een prijsopgave of begeleidende tekst te omschrijven dan bieden veel boekhoudprogramma’s ook offertemodules waarmee je stappen in de administratie automatiseert. Bijvoorbeeld dat je automatisch je algemene voorwaarden meestuurt, de offerte opstelt in je eigen huisstijl of ziet wanneer je deze moet herinneren. Vaak bieden deze ook een vaste indeling of opmaak.

Partijen als e-Boekhouden, MoneyBird en Exact Online bieden eenvoudige software om direct een offerte te maken, versturen en administreren. Je klant kan deze eenvoudig online ondertekenen. En als het moment van factureren is aangebroken, kun je gemakkelijk op basis van de offerteregels de factuur maken. Als je ze vaker maakt kun je ook offertes maken met online offertesoftware.

Maak eenvoudig offertes met Gripp. Alles in je eigen huisstijl, inclusief digitaal laten tekenen. Automatiseer je klantcontact, projectmanagement en facturatie met de juiste CRM-software.

Offerte opmaken en opvolgen

Bedrijven vragen soms bij meerdere partijen uitgebreide offertes op en baseren hierop de keuze voor de gewenste aanbieder. Je mag de inhoud en lay-out van je offerte zelf bepalen en kunt deze dus helemaal opmaken in de huisstijl en vormgeving van jouw onderneming. Als ook de opmaak van je offerte een goede indruk geeft zijn potentiële klanten nog sneller overtuigd van jouw kwaliteiten.

Als je offerte eenmaal gestuurd is, is het deels afwachten. Maar als je met zorg tijd hebt besteed aan het maken van je offerte, zorg dan ook ook voor een goede follow-upstrategie om van die offerte een ondertekende opdracht te maken. Zorg dus niet alleen voor een mooie offerte, maar scoor actief de ondertekening!

Ben je op zoek naar offertesoftware? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van offertesoftware.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een goede offerte opstellen zijn:

Wat betekent offerte?

Een offerte is een voorstel voor een opdracht. In feite kun je het dus vertalen als (zakelijk) voorstel. Meestal bevat deze een prijsopgave of planning. Gaat het over iets dat al akkoord is? Dan spreekt men meestal van een opdrachtbevestiging.

Kun je zelf een offerte maken?

Jazeker! Een offerte klinkt misschien vrij officieel maar is gewoon een zakelijk woord voor voorstel. Als jij met iemand een vrij ingewikkelde opdracht wilt maken kun je deze altijd even opschrijven.

Vaak bieden boekhoudprogramma’s modules om offertes mee te maken. Als je deze net wat uitgebreider wilt maken dan kan  offertesoftware je hierbij helpen.

Wat moet er in een offerte staan?

Je bent helemaal vrij om een offerte op te stellen op de manier die voor jou werkt. Je bent dus niet verplicht om bepaalde zaken op te nemen. Wel zijn er bepaalde zaken gebruikelijk om op te nemen.

Waar moet een offerte aan voldoen?

Voor een offerte gelden geen regels. Je mag hierin dus zetten wat je wilt. Natuurlijk kan deze wel ongeldig worden als de andere partij deze kan aanvechten. Als die bijvoorbeeld aangeeft dat het niet is wat er besproken is, als uit e-mails blijkt dat er van de offerte mocht worden afgeweken, of als bepaalde zaken in de offerte elkaar tegenspreken.

Wanneer is een offerte geldig?

Een offerte is meestal geldig als beide partijen hetgeen zijn overeengekomen.

Dat kun je bijvoorbeeld aantonen als de offerte door beide partijen is ondertekend, maar als het blijkt uit e-mails dan is dat vaak ook voldoende. Aan de andere kant kan een ondertekende offerte zelfs ook ongeldig zijn. Bijvoorbeeld als blijkt dat de persoon die deze heeft ondertekend eigenlijk niet bevoegd was om te handelen namens het bedrijf waaraan de offerte gericht was.