e-boekhouden

E-facturatie

E-factureren is het versturen van elektronische facturen. Zo’n e-factuur is een digitaal bestand met een vaste structuur, waarvan een boekhoudsysteem de gegevens gemakkelijk kan lezen en verwerken. Dit brengt vele voordelen met zich mee.

e-factureren gaat verder dan een e-mail met pdf

E-facturerenAls ondernemers digitaal factureren dan versturen ze de facturen vaak per e-mail via een pdf of Word-document. Dat klinkt misschien goed maar het versturen van die e-mails, of het opslaan van die bijlagen, gebeurt vaak nog handmatig. Deze handmatige verwerking kost niet alleen veel tijd, maar ook geld. En een foutje is natuurlijk zo gemaakt.

Zelf elektronisch factureren? Probeer e-Boekhouden gratis uit! Of vergelijk pakketten eenvoudig in ons overzicht van facturatieprogramma’s.

Wat is e-facturatie?

E-factureren gaat een stap verder dan het versturen van een pdf-bestanden per e-mail. Het maakt van de factuur een gestructureerd bestand. Hierdoor kunnen de gegevens op zo’n elektronische factuur vanuit het ene boekhoudprogramma automatisch verwerkt worden in een ander boekhoudprogramma. Je hoeft dus niet zelf meer een e-mail te versturen of de bijlage in de juiste map op te slaan.

Een e-factuur is een gestructureerd bestand. Programma’s ontvangen en verwerken deze zelf.

De voordelen van e-facturen

Zoals gezegd, gebeurt e-factureren elektronisch en kan de verwerking automatisch verlopen wat het allemaal net wat gemakkelijker maakt. Ook kan alles sneller gebeuren, omdat de papierstroom achterwege blijft en zullen er minder fouten worden gemaakt, omdat verwerking niet langer handmatig gebeurt.

Daarnaast is e-facturen goedkoper (je hebt geen print- en portokosten meer) en draag je gelijk je steentje bij aan het milieu, aangezien het papierverbruik en de uitstoot van CO² zal verminderen.

De standaard van e-facturen

UBL-facturen versturenZoals je een digitaal document of formulier vaak als pdf verstuurt en een tekstbestand als Word-document, zo zijn er ook standaarden voor elektronisch factureren. UBL (Universal Business Language) is zo’n internationale standaard en is door de Nederlandse overheid en andere landen in Europa gekozen als dé standaard op het gebied van e-factureren.

UBL is in Europa gekozen als de standaard voor e-facturen.

Het einde van spookfacturen

Achter deze standaard schuilt in Europa ook een techniek voor e-facturatienetwerken. In 2008 is de Europese Commissie gestart met het project PEPPOL: Pan-European Public Procurement OnLine. Met dit initiatief wordt UBL als standaard in de publieke sector gepusht. Europa wil ook dat alle verzenders en ontvangers van e-facturen worden geïdentificeerd door middel van het Peppol ID. Hierdoor moeten spookfacturen tot het verleden gaan behoren.

Welke overheden doen mee met e-factureren?

Al in 2011 werd het mogelijk gemaakt voor bedrijven om hun facturen elektronisch in te dienen bij de Rijksoverheid. In dat jaar werden ministeries ook verplicht om zich aan te sluiten bij Digipoort.

De Rijksoverheid heeft inmiddels al een nog grotere stap gezet in de promotie van e-factureren en verplicht haar leveranciers sinds 1 januari 2017 bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen te sturen. Dit is afgestemd met brancheorganisaties uit het bedrijfsleven en de overheid hoopt dan ook dat door deze stap te nemen snel meer bedrijven en mede-overheden zullen volgen.

Zelf elektronisch factureren? Probeer e-Boekhouden gratis uit! Of vergelijk pakketten eenvoudig in ons overzicht van facturatieprogramma’s.