7 tips waarmee je tijd kunt besparen

Tijd is geld en dus moet je besparen waar het niet van essentieel belang is om het te spenderen. Of je nu freelancer bent of directeur van een grote franchise organisatie. Deze tips zijn ook voor jou van toepassing.

1. Nieuws en e-mail

Nieuws en e-mail zijn voor veel ondernemers verreweg het meest tijdrovend. Om de minuut even verzenden en ontvangen of een krant of Nu.nl als je startpagina in je browser kosten enorm veel tijd. Telkens even die koppen lezen terwijl je eigenlijk je browser had gestart met een doel. Maar als een van die nieuwskoppen je kan afleiden ben je een minuut later vergeten wat je ook al aan het doen was. Weg dus met die nieuwe technologie als iGoogle of RSS readers als startpagina en gewoon weer een cleane ouderwetse Google.nl als startpagina en het verzenden en ontvangen van je e-mail instellen op maximaal eens per 2 uur zonder nog op die knop te drukken. Je bent misschien wat later op de hoogte van het laatste nieuws of dat ene mailtje maar je doet wel opeens zoveel meer werk!

2. De laatste technologie

’s Morgens eerst de computer opstarten en dan even een kopje koffie zetten. Als je terug komt is hij bijna klaar met starten. Veel ondernemers werken nu toch minstens een uur of 6 per dag achter de computer. Toch kopen ze maar om de 3 jaar een nieuwe.

Bedenk je eens dat je met een computer die 2 jaar nieuwer is 10 seconden kan besparen per keer dat je een browser opent. 20 seconden per keer dat je mail binnenhaalt. In totaal kun je meestal meer dan 20 minuten per dag besparen. Ruim anderhalf uur per week. Die computer heb je in 3-4 maanden weer terug verdiend.

 Heb jij crm-software of een boekhoudprogramma al overwogen? Klantcontact en administratie kunnen bij een succesvol bedrijf al snel veel tijd in beslag nemen.

3. Social media

LinkedIn, Twitter, bloggen. Het zijn allemaal manieren om meer autoriteit te krijgen. Om online te kunnen netwerken. Ik geloof je direct als je zegt dat je al 2 klanten via je weblog hebt gekregen. Maar zeg eens eerlijk. Hoeveel uur per dag ben je hier nu mee bezig? Als je elke dag drie uur bezig bent om een berichtje te schrijven en zo 15 uur per week hieraan kwijt bent, is het dan ook nog zo interessant? Veel bedrijven storten zich direct in elke nieuwe hype zonder dat ze vooraf doelen stellen. Als je start met een Twitter account, stel jezelf dan vooraf ook een doel. Dit kan bijvoorbeeld zijn: “Per 20 uur die ik besteed aan mijn Twitter account wil ik minimaal 2 nieuwe contacten op doen en een offerte kunnen versturen.” Als je vooraf een duidelijk doel stelt, loop je niet achter de menigte aan maar ga je doelgericht te werk.

4. Wissel je werk af

Zelf betrap ik me er ook nog geregeld op dat ik vergeten ben te lunchen en al 5 uur achter elkaar met een klus bezig ben. Alhoewel de eerste twee uurtjes nog wel productief zijn is het eigenlijk ongewoon als je 5 uur achter elkaar productief kunt zijn. Net als in het verkeer is een wandelingetje van een minuut of 5 na elke 2 uur werken echt niet overbodig. Goed lunchen, soms even de benen strekken, even wisselen van werkzaamheden en je gedachten op iets anders kunnen richten werkt verfrissend en productief.

5. Reizen

Ik betrap mezelf erop dat ik me meer en meer druk kan maken om files. Ik wil bijna niet meer bij klanten of interessante partijen op bezoek omdat ik zo’n hekel krijg aan de drukte in het Nederlandse verkeer. Met name in de spits. Als je ondernemer bent wees dan zo brutaal om zelfs bij freelance klussen je werktijden buiten de spits te houden, afspraken voor of na de lunch te maken en werk die uren gewoon thuis achter de PC. Je e-mail opruimen om 8 uur ’s morgens of tussen 5-6 ’s avonds is enorm effectief en kan prima thuis. Die uren moet je niet in de auto zitten.

6. Bereikbaarheid

Als ondernemer wil je voor de buitenwereld het liefste 100% bereikbaar zijn. De deur staat altijd open, en je telefoon staat dag en nacht aan. Niet te vergeten je Skype account op je computer. Dat is goed, maar heb soms ook het lef om als er iemand even te vragen of je hem of haar terug mag bellen omdat je net even ergens middenin zit. Zodat je even je huidige klus af kunt maken. Afspraken nooit op die ene werkdag, bijvoorbeeld vrijdag te maken omdat je die dag reserveert voor het afmaken van de opdrachten van de week. Vol komt de dag toch wel.

7. Plannen

Per dag doe je waarschijnlijk honderden dingen maar er zijn er meestal drie of vier die je nog kunt herinneren als je dag er weer op zit. Plan vooraf dan ook maximaal drie dingen die je die dag zeker gedaan wilt hebben. Dat kan klein zijn als die ene factuur of herinnering of grote opdrachten waar je vandaag aan werken moet. Maar hoe klein ze ook zijn, houd het bij drie. Op deze manier ben je zeker dat je planning je niet boven het hoofd groeit maar dat het je enkel stimuleren zal om te zien dat je dag productief is geweest. Want niets werkt productiever als zien dat je laatste 2 dagen productieve dagen zijn geweest.

8. Suggesties?

Bovenstaande zijn tips die ik op een maandag als deze tegen kom. Maar ik sta open voor suggesties. Heb je zelf nog een goede toevoeging? Reageer even op het berichtje en laat weten wat voor jou een goede manier is.