Sollicitatiegesprek voorbereiden

Sollicitaties zijn spannend. Voor kandidaten, maar zeker ook voor werkgevers. Zowel vanwege de financiële gevolgen, als dat je via een of enkele gesprekken moet bepalen of de sollicitant echt de juiste kandidaat is voor de functie. Een goede voorbereiding op een sollicitatiegesprek kan hierbij helpen.

De werkgever leidt het gesprek

Hoewel mensen begrijpen dat een sollicitatiegesprek eng is voor de persoon die een baan zoekt, is het voor werkgevers misschien nog wel spannender. Als de match achteraf niet goed blijkt, moet je weer opnieuw beginnen en heeft het financiële gevolgen. Ook kost het veel energie om de juiste persoon voor de baan te vinden.

De werkgever is meestal leidend tijdens het sollicitatiegesprek.

Van jou als werkgever wordt meestal verwacht dat je het sollicitatiegesprek leidt. Jij stelt de (eerste) vragen en hebt hiermee veel invloed op hoe het gesprek verloopt. Ook maak je de arbeidsovereenkomst. Daarom is het zo belangrijk om een sollicitatiegesprek goed voor te bereiden, ook als werkgever.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Bedenk waar de juiste kandidaat aan moet voldoen

Een goed sollicitatiegesprek voeren als werkgever is vrijwel onmogelijk zonder dat je precies weet wie je zoekt. Het klinkt zo logisch, maar toch blijkt dat veel nieuwe werkgevers zich voorbereiden op een functie in plaats van een persoon.

Tijdens het gesprek vraag je dan naar mogelijke ervaring of studies, maar is het niet veel belangrijker of de kandidaat in je bedrijf past? En of je daarmee kunt samenwerken?

Met een fulltime functie zie je diegene vijf dagen per week. Dat is misschien wel meer dan je beste vrienden of je eigen partner. Bereid je sollicitatievragen daarom niet alleen voor op de functie, maar ook op het vinden van de beste persoon voor jou en je onderneming.

De vacature en uitstraling van je onderneming

Een eerste voorbereiding op het sollicitatiegesprek als werkgever is een duidelijke vacature. Natuurlijk moet je de functie goed uitleggen en de juiste informatie delen om iemand enthousiast te maken. Maar hiermee kun je ook gelijk zorgen dat je zelf voldoende informatie krijgt.

Wat vind jij belangrijk in een kandidaat? Laat dit weten in de vacature, zodat sollicitanten zich op deze vraag voorbereiden of het antwoord zelfs al meesturen in het CV of de sollicitatiebrief. De vacature geeft hopelijk alle informatie over de functie, maar meestal willen sollicitanten wel wat meer weten.

Veel proberen ook om buiten de vacature om informatie te vinden. Voordat je de vacature uitzet is het dus slim om de website en social media-kanalen even na te lopen. Geven die een goede uitstraling? Komt je bedrijf actief en aantrekkelijk over bij kandidaten? En geef je hiermee een goed beeld voor de vacature?

Je als gespreksleider voorbereiden op het gesprek

Zorg dat je als gespreksleider, wat je als werkgever meestal bent, goed bent voorbereid op het sollicitatiegesprek. Dat betekent dat je een rustige ruimte hebt gereserveerd waar je even kunt zitten en niet wordt afgeleid.

Probeer verder voorafgaand aan het gesprek niet allerlei stressvolle taken op te pakken waardoor je je mogelijk slechter kunt concentreren. Zorg bij het begin van het gesprek voor iets te drinken.

Probeer de sfeer ontspannen te houden door je telefoon uit of stil te zetten, alleen noodzakelijke telefoontjes aan te nemen of indien mogelijk zelfs even je telefoon buiten het gesprek te laten zodat jij je echt kunt focussen op het sollicitatiegesprek.

Een duidelijke tijdsindeling en introductie

Geef aan het begin van het gesprek even aan wat je precies verwacht van het gesprek. Vertel wat je zoal wilt weten aan het einde en hoelang het gesprek ongeveer zal duren.

Maak het niet te lang. Niemand zit erop te wachten om een sollicitatiegesprek van meerdere uren te houden. Meestal zijn mensen toch gespannen en kost het aardig wat energie en concentratie. Ideaal is een sollicitatiegesprek van ongeveer een uur. De persoon heeft dan lang genoeg de tijd gehad om te ontspannen en zichzelf te laten zien, maar het is nog een acceptabele lengte zodat de persoon niet bekaf uit het gesprek komt.

Stel jezelf en het bedrijf aan het begin van het sollicitatiegesprek even voor. Natuurlijk weet de sollicitant wel waar hij of zij solliciteert, maar toch kan het helpen uit jouw mond te horen wat de onderneming precies inhoudt. Probeer ook dit vrij bondig te houden, veel informatie over het bedrijf staat waarschijnlijk al in de vacature of op de bedrijfswebsite.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Vragen die je wel of juist niet kunt stellen

Na het voorstellen heb je tijdens een sollicitatiegesprek genoeg tijd om elkaar een beetje te leren kennen. Dit is het moment om enkele vragen te stellen. Het is normaal dat kandidaten in het begin wat nerveus zijn, dus meestal is het handiger om zelf te openen met vragen. Maar houd er ook rekening mee dat sollicitanten meestal ook wel enkele vragen hebben. Probeer daar voldoende ruimte voor te vinden tijdens het gesprek.

Geef de sollicitant ook ruimte om vragen te stellen.

Wat goede vragen zijn is sterk afhankelijk van de functie, persoon en de onderneming. Veel werkgevers kiezen voor open vragen. In het eerste gesprek ben je benieuwd waarom iemand interesse heeft in de functie, waarom het bedrijf aanspreekt en of de dagelijkse werkzaamheden aansluiten.

Als een bepaalde gespreksstijl niet bij jou past, kun je het ook op een andere manier aanpakken. Hoewel een baan een belangrijke stap is, maakt het niet uit als het gesprek iets formeler of juist informeler verloopt dan gebruikelijk.

Stel geen directe sollicitatievragen over het privéleven

In een sollicitatiegesprek mag je best iemand een beetje leren kennen, maar er zijn dingen die je beter niet kunt vragen. Of iemand zwanger of gelovig is en hoe groot de kans is dat diegene een burn-out krijgt, zijn niet alleen onfatsoenlijk maar ook wettelijk verboden om te vragen.

Iemands privésituatie is, zoals het woord al zegt, privé. Al mag een sollicitant er zelf wel voor kiezen om bepaalde privézaken te delen. Als jij dat belangrijk vindt, kun je vragen zo stellen dat een sollicitant alsnog wat over diens privéleven deelt. Maar specifieke sollicitatievragen over iemands privéleven zijn ongepast.

Soms komen het salaris en de arbeidsvoorwaarden pas in een tweede sollicitatiegesprek aan bod.

Los daarvan ben je redelijk vrij welke sollicitatievragen jij stelt. Soms kun je dus vrij direct zijn en in een eerste gesprek al keuzes maken. Maar vaak blijft het eerste gesprek gericht op de werkzaamheden van de functie. Onderwerpen zoals het salaris komen dan pas in een tweede of zelfs derde gesprek pas aan bod.

Doelen voor het eerste gesprek

Wat je allemaal wel bespreekt, verschilt per gesprek. Soms is een sollicitatiegesprek persoonlijk en komen de vragen vanzelf op tijdens het gesprek. Toch is het handig tijdens de voorbereiding een aantal vragen voor jezelf op te schrijven. Wat wil je minimaal weten aan het einde van het gesprek?

Wat je bespreekt en op welke manier, hangt van jou af. Er zijn veel theorieën over de beste strategie voor een sollicitatiegesprek. Sommige bedrijven drijven bewust de spanning op, vragen vooral negatieve zaken en proberen iemand zijn stressbestendigheid of politieke correctheid al tijdens een gesprek te peilen.

Of dat altijd zo succesvol is, is nog maar de vraag. Het sollicitatiegesprek is ook jouw eerste visitekaartje voor je nieuwe medewerker. Met een plezierig gesprek maak je de persoon eerder gemotiveerd. Toch is het zeker acceptabel om kritisch te zijn.

Je hebt er niets aan om iemand te motiveren als die persoon niet de eigenschappen heeft die jij zoekt. Je mag ook best onderzoeken in hoeverre de persoon werkelijk de vacature gelezen en begrepen heeft.

Het sollicitatiegesprek afronden

Als gespreksleider is het meestal aan jou om het gesprek af te ronden. Heb je na een uur nog lang niet alles besproken? Dan is het meestal toch beter het gesprek te beëindigen en later een tweede of mogelijk zelfs derde sollicitatiegesprek te houden. Zo houd je de energie op peil en kun je zelf de boel tussentijds nog even laten bezinken.

Ook al is een kandidaat vaak erg nieuwsgierig, het is niet nodig om direct een uitslag te geven.

Het is meestal niet nodig om gelijk een uitslag te laten weten. Al kun je, zonder dat je gelijk te veel loslaat, wel aangeven hoe jij het gesprek hebt ervaren. Bijvoorbeeld: ‘ik heb een goed beeld gekregen tijdens je sollicitatie en vond het een prettig gesprek’, is een prima manier om het sollicitatiegesprek af te sluiten. Laat dan wel weten wanneer de kandidaat ongeveer de uitslag kan verwachten.