De kracht van grenzen stellen

Als ondernemer moet je grenzen stellen, of je nou net begonnen bent of al meer ervaring hebt. Maar wat houdt dat nou in? Waar leg je de grens, en in welke situatie doe je dat?

Elke ondernemer moet grenzen stellen

Grenzen zijn persoonlijk en dus voor iedereen weer heel anders. Als je als ondernemer in de verkoop werkt, zal je andere grenzen stellen dan een ondernemer die software ontwikkelt. De bakker die direct vanuit zijn of haar winkel verkoopt heeft weer andere grenzen dan de ondernemer die online verkoopt. Maar er zijn ook verschillen tussen mensen die parttime werken en dus hun tijd scherp moeten indelen, en ondernemers met een startup die juist veel tijd in hun onderneming willen steken.

Grenzen zijn dus persoonlijk, maar het karakter van de ondernemer en de markt waarin hij of zij opereert hebben er altijd veel invloed op. Voorbeelden van grenzen zijn: de afspraken die je maakt in de vorm van een contract. Hoeveel uur staat er voor de klus? En wat als dit aantal uren wordt bereikt, maar de klus is nog niet af? Wat gebeurt er als er extra werk bij komt? Wanneer is coulance gewenst, en wanneer moeten er harde regels worden besproken?

Vind je het lastig om een offerte te maken met afgebakende afspraken met klanten? Goede offertesoftware helpt jou om de juiste grenzen te stellen én te bewaken.

Waarom zijn grenzen nodig in het zakenleven?

Grenzen zijn nodig, al wordt er weleens gezegd dat succesvolle ondernemers zich zelden aan regels houden. Dat succesvolle ondernemers zelfs een beetje psychopatisch kunnen zijn. Maar het omgekeerde gebeurt misschien nog wel vaker: de klant probeert regelmatig afspraken op te rekken. Als er geen grenzen worden gesteld, dan kan je onmogelijk op je effectiefst werken. Zowel in je werkzaamheden als effectiviteit in je relatie met elkaar. Ondernemers die continu over hun grenzen gaan en continu extra werk leveren voor de klant om vooral aan klantenbinding te doen, zullen dit gedrag tegen zich zien keren.

De klant waardeert het wel, maar de grenzen van de klant schuiven steeds meer op. Er wordt steeds meer van je verwacht en dit signaal komt ook in de markt te liggen. Nieuwe klanten eisen dus hetzelfde als de bestaande klanten. Dit gaat vast en zeker leiden tot zeer ongewenste situaties.

Als het eenmaal te ver gaat, is het voor de zelfstandige ondernemer bijna niet meer mogelijk dit patroon van klantwensen terug te draaien. Het hoofd boven water houden en een statement naar de klant maken, zonder te star te zijn, maakt je projecten effectiever en efficiënter. Het voorkomt een aderlating van de energie die nodig is om je bedrijf succesvol op te bouwen.

Ga jij over je grenzen?

Elke startende ondernemer mag zichzelf deze vraag stellen. Als je vaak het gevoel hebt dat klanten te veel eisen voor wat ze betalen en dat ook krijgen, dan worden er persoonlijke grenzen gepasseerd. De klant is altijd koning, maar de ondernemer zelf is kapitein op zijn eigen schip. Jij bepaalt de koers en bepaalt binnen welke grenzen je schip moet blijven om niet tegen de rotsen te pletter te slaan of in een storm terecht te komen.

Of je binnen je persoonlijke grenzen blijft, kan je als ondernemer zelf het beste bepalen. Heb je het gevoel van ‘geleefd worden’? De klant is dominant en te bepalend? Dit zijn signalen dat jouw grenzen overschreden zijn. Als je dit afzet tegen de gebruikelijke etiquette van de markt waarin je werkt, kan je een eerlijke en realistische inschatting van de huidige situatie maken.

Moet je altijd grenzen stellen?

Deze vraag zal je voor jezelf moeten beantwoorden. Misschien leeft het idee dat grenzen niet gesteld hoeven te worden in het eerste jaar waarin je je onderneming opbouwt. Dan is het allerbelangrijkste dat klanten en opdrachtgevers tevreden zijn. En ja, dat is ook belangrijk, maar er is maar één kans om een duidelijk statement te maken naar de markt en je klanten.

Waar staat jouw onderneming voor en wat kun jij voor klanten betekenen? Er zijn altijd wel uitzonderingssituaties waarin de klant andere wensen heeft of de koers van het schip moet worden bijgesteld. Dit heet flexibiliteit. Er zal altijd een spanningsveld blijven bestaan tussen flexibiliteit en het stellen van grenzen. Het is turbulent vaarwater, maar met gezond verstand en eerlijkheid kom je als startende ondernemer heel ver.

5 tips voor het stellen van grenzen

Wat zijn de beste manieren om je grenzen te stellen en te bewaken? Een top vijf.

1. Peil voor een contract wordt gemaakt heel duidelijk wat de exacte verwachtingen zijn van de klant. Bepaal ook in onderhandelingen hoever je wilt gaan voor de opdracht. Maak vervolgens een contract waarin deze verwachtingen en gemaakte afspraken helder uitgedrukt worden. Bouw ook wat lucht in het voordeel van de klant. Dit heet goodwill en valt onder het kopje flexibiliteit.
2. Ontstaat tijdens je werkzaamheden een situatie die niet binnen de richtlijnen van het contract valt? Ga dan onmiddellijk in conclaaf met de klant. Benoem het en presenteer eerlijke oplossingen voor beide partijen. Wees hier niet te coulant richting de klant, maar geef de opdrachtgever wel ademruimte.
3. Duurt het langer dan afgesproken om een bepaald onderdeel van de werkzaamheden af te ronden? Kijk dan voor jezelf wat de mogelijkheden zijn binnen het contract. Twee uur langer werken aan onderdeel A en twee uur minder aan onderdeel C, zijn keuzes die vallen binnen het werkterrein van de ondernemer. Mits het eindresultaat van de klant daardoor niet in gevaar wordt gebracht. Een opdrachtgever zit vaak niet te wachten op dit soort kleinigheden, tenzij dit specifiek vooraf afgesproken is.
4. Neem ademruimte tussen opdrachten in. Bouw dit zoveel mogelijk in. Het heeft weinig zin om je helemaal vast te zetten, want dat is echt een overschrijding van jouw persoonlijke grenzen. Zeker als dit effect heeft op privétijd. Daarnaast biedt een gezonde ademruimte in de agenda, al is het maar tien procent, de mogelijkheid om flexibel om te gaan met de wensen van potentiële opdrachtgevers of nieuwe wendingen in een samenwerking met een bestaande klant.
5. Wees eerlijk naar jezelf toe. Voor bijna ieder startende ondernemer zal de neiging bestaan om gewoon te gaan, zoveel mogelijk zaken te doen en zo snel mogelijk alle resultaten te willen bereiken. Maar neem tijd voor jezelf en wees eerlijk als je voelt dat je grenzen worden overschreden. Op de langere termijn heeft het weinig zin om geen rekening te houden met persoonlijke grenzen. Jij bent de kapitein en jij bepaalt grotendeels in welk vaarwater je je wilt bevinden.

Vind je het lastig om een offerte te maken met afgebakende afspraken met klanten? Goede offertesoftware helpt jou om de juiste grenzen te stellen én te bewaken.

Met grenzen stellen straal je kracht uit

Grenzen stellen is dus een van de dingen die je als startende ondernemer kunnen maken of breken. Weten waar die grenzen liggen, vereist een stukje zelfinzicht. Zelfkennis leidt tot kracht en helderheid voor alle partijen. Krachtige keuzes worden door opdrachtgevers gerespecteerd en maken het mogelijk een sterke klantenkring op te bouwen met goede referenties. Niemand wil samenwerken met iemand die continu zichzelf voorbij schiet en daardoor onbetrouwbaar is. Zeker niet op de lange termijn.