Een presentatie geven

Een presentatie geven is voor veel mensen geen pretje. Maar als ondernemer kom je er niet onderuit. Je zult jezelf toch moeten verkopen, bijvoorbeeld als je naar potentiële klanten toe gaat. Hoe pak je dit aan?

Aansluiten op je publiek

Ondernemers die assertiviteit en zelfvertrouwen hebben, zullen minder opzien tegen het geven van een presentatie dan mensen die dit minder hebben. Maar wees gerust, over het algemeen kun je presenteren leren.

Bij het geven van een presentatie is het belangrijk om inzicht te hebben in het publiek. De kennis en ervaring van je toehoorders kan per onderwerp namelijk enorm verschillen. Als je hier rekening mee houdt, zal de presentatie duidelijker overkomen en veel meer effect hebben.

Met aansluiten op je publiek kun je denken aan bijvoorbeeld de taal waarin je de presentatie geeft, de moeilijkheidsgraad en de hoeveelheid details. Ga je technisch de diepte in, en hoeveel achtergrondinformatie geef je?

Ook kan je de presentatie laten aansluiten op de persoonlijkheid van het publiek. Bestaat je publiek uit technische mensen, dan worden logische argumenten verwacht. Praktische mensen verwachten voorbeelden en aanwijzingen, en sociaal gerichte medewerkers van bijvoorbeeld een afdeling Personeelszaken zien graag verwijzingen naar relaties en personen. Ambtenaren houden van orde en precisie en dus van helder gestructureerde presentaties. Een Raad van Bestuur daarentegen, is gericht op de lange termijn en verwacht trends en prognoses.

Vind je het lastig om een goede presentatie of elevator pitch te geven aan klanten? Je bent niet alleen. Maar ook jij kunt leren verkopen en nieuwe klanten werven.

Opbouw van de presentatie

Een goede presentatie bestaat uit drie delen: de kop, de romp en de staart.

In de kop groet je je medewerkers, introduceer je jezelf en je bedrijf, geef je de aanleiding voor de presentatie, je eigen doelstelling en een motiverende doelstelling voor het publiek.

De romp is het grootste deel van je presentatie en beslaat ongeveer negentig procent van de tijd. Meestal kun je het beste eerst de belangrijkste boodschap verkondigen en deze daarna onderbouwen. Dit door er logisch naar toe te werken of er dieper op in te gaan en details te geven.

Je kunt starten met een agenda, die aangeeft welke punten je zal gaan bespreken. Het is fijn voor toehoorders om enigszins te weten wat ze kunnen verwachten. Dan houden zij de aandacht ook langer vast.

Vervolgens presenteer je de onderwerpen. Als je daarbij gebruikmaakt van bruggetjes tussen de onderwerpen, kan het publiek je goed volgen. De romp wordt afgesloten met een korte samenvatting van de voor de toehoorders belangrijkste hoofdpunten. Ofwel: zeg wat je gaat vertellen, vertel het en benoem kort wat je verteld hebt.

In de staart zit de afsluiting. Je kan bijvoorbeeld afsluiten door een slagzin of citaat te vertellen, een actie van je publiek te vragen, hen een vraag te stellen of door een verhaal te vertellen. Vergeet tenslotte niet je publiek te bedanken voor hun aandacht. Als er tijd voor is kun je altijd kijken of er nog vragen zijn.

Hulpmiddelen

In een presentatie staat de boodschap altijd centraal. Er zijn vele hulpmiddelen beschikbaar die je zou kunnen inzetten om de boodschap te versterken. Hieronder een paar tips.

• Houd rekening met de ruimte. Een kleinere zaal is beter dan een grote. Belangrijk is te letten op de temperatuur en het gezichtsveld.
• Let op het geluid en de akoestiek. Tot veertig personen ben je vaak zonder microfoon prima te verstaan. Mocht je toch een microfoon gebruiken, probeer deze dan vooraf te testen.
• Zorg dat er genoeg verlichting is. Op deze manier kun je oogcontact houden en kan het publiek eventueel aantekeningen maken. Te fel licht zorgt dan weer voor vermoeidheidsverschijnselen.
• Deel brochures, hand-outs of monsters pas na afloop uit. Wanneer je dit tijdens de presentatie doet, moeten mensen hun aandacht verdelen wat storend kan werken. Vooraf neerleggen en ernaar verwijzen is ook een goede optie. Op deze manier weet het publiek waar ze na afloop meer informatie kunnen vinden. Dit geeft jou ook de mogelijkheid om contact met individuele toehoorders te maken.
• Een flip-over kan gebruikt worden voor kleine groepen. Door ter plekke te schrijven, krijgt het verhaal dynamiek. Daarbij is het belangrijk in grote blokletters te schrijven. Wanneer je rechtshandig bent, zet dan de flip-over links van je. Maar denk er wel aan: tijdens de presentatie of bij de afronding daarvan blijft het vel zichtbaar. Dit kan ook verstorend werken. Een oplossing is het vel om te slaan zodat een schoon vel naar voren komt.
• Wanneer je een overhead projector of beamer gebruikt: zorg dat je precies weet hoe het apparaat werkt. Het is ook belangrijk dat iedereen het scherm goed kan zien.
• Een grote valkuil is veel experimenteren met het gebruik van bewegende beelden of special effects. De boodschap van de presentatie is nog altijd het belangrijkste. Dit moet niet overschaduwd worden door te veel toeters en bellen.
• De meest gemaakte fout bij het gebruik van sheets is dat er te veel woorden in voorkomen. Als leidraad voor leesbare teksten: gebruik grote letters (ongeveer 28 pts) en houd 7 regels per sheet aan.
• De gezichtsuitdrukking is vaak gekoppeld aan gevoelens. Hieraan kun je zien of iemand geïnteresseerd is of niet. Wanneer je glimlacht drukt dit sympathie en belangstelling uit, wat stimulerend werkt op het publiek. Te veel glimlachen kan er echter voor zorgen dat het publiek zich niet meer serieus genomen voelt of dat je onzeker over komt. Ook fronsen is een bekende gezichtsuitdrukking, te veel fronsen wordt gezien als afkeuring. Maar als je af en toe fronst, kan dat voor het publiek betekenen dat je bijvoorbeeld je best doet een vraag uit het publiek te begrijpen. In dat geval is fronsen een uiting van betrokkenheid.
• Oogcontact werkt stimulerend wanneer je ogen die van de ander af en toe ontmoeten. Constant oogcontact kan er voor zorgen dat je toehoorder zich ongemakkelijk voelt, maar vermijding van oogcontact duidt op onzekerheid.
• Dat je enthousiast en open bent, kun je overbrengen door een ontspannen lichaamshouding. De beste houding is de tennisbalhouding: de handen losjes in elkaar (alsof je een tennisbal vasthoudt met twee handen) ter hoogte van je buik. Dit is een goede uitgangspositie.

Non-verbale communicatie

Er wordt geschat dat het effect van communicatie voor 55 procent wordt bepaald door non-verbale signalen, voor 38 procent door de stem van de spreker en voor maar 7 procent door zijn of haar woorden.

Ben jij net ondernemer geworden? Dan kan het voorkomen dat je presentatie piekfijn in elkaar zit, maar je nog zenuwachtig bent omdat je niet weet of je verhaal wel overkomt. Dit straal je dan ook uit tijdens je presentatie. Een aantal keren oefenen op vrienden of mensen binnen het eigen bedrijf is dan ook zeker aan te raden.

Het is belangrijk dat je je bewust bent van je non-verbale communicatie. De drie belangrijkste punten zijn de gezichtsuitdrukking, het oogcontact en de lichaamshouding. Als je er tenslotte voor zorgt dat je er netjes en verzorgd uit ziet en duidelijk spreekt, komt het vast helemaal in orde. Succes!