Facturen maken

Facturen maken is voor de meeste ondernemers het leukste onderdeel van de financiele administratie. Een enkel papiertje met een mooi bedrag als laatste afsluiting voor een langdurig project, vele uren of meerdere producten is altijd leuk om te versturen. De kroon op het werk. Facturen maken is normaal gesproken ook niet het moeilijkste onderdeel van de financiële administratie dus hoewel veel administratie door de meeste ondernemers wordt uitbesteed worden facturen veelal wel door de ondernemer zelf gemaakt.

Wat is een factuur
Een factuur is een duur woord voor rekening. In de consumenten wereld wordt vooral over rekeningen gesproken, in zakelijk verkeer over facturen.

Regels voor facturen
Bovenstaande definitie van de factuur gaat niet helemaal op maar geeft wel direct een beeld. Het is niet helemaal hetzelfde want een rekening mag iedereen aan iedereen versturen zolang beide partijen het maar eens zijn. De factuur is de rode draad in de financiele administratie en moet dan ook aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo heeft de Belastingdienst regels waaraan de factuur moet voldoen. De volgende zaken moeten op elke factuur genoemd worden:

  • Een opvolgend factuurnummer
  • Een datum (en de factuur moet ook op die datum verstuurd worden)
  • Je naam en adres en het BTW-nummer van je onderneming
  • De naam en het adres van je klant (in het geval van een buitenlandse transactie is het BTW-identificatienummer ook vereist)
  • Een BTW-identificatienummer als er sprake is van verlegging van BTW
  • De datum waarop de dienst of het product is geleverd (voor zover dit mogelijk is)
  • Een duidelijke omschrijving van de door jou geleverde producten of diensten (en eventueel de hoeveelheid)
  • Het BTW-bedrag in euro’s met daarbij het geldende BTW-tarief (bij verschillende prestaties moet je telkens het van toepassing zijnde BTW-tarief melden)
  • De prijs per eenheid exclusief BTW en eventuele kortingen
  • De datum waarop de prestatie plaatsvond
  • De datum waarop een vooruitbetaling is gedaan
  • Eventuele verwijzingen naar voorgaande facturen (bijvoorbeeld in het geval van creditfacturen en ontvangen voorschotten)
  • De vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’ in het geval dat de afnemer die een prestatie afneemt de factuur uitreikt (ook wel ‘selfbilling’  genoemd)
  • Indien van toepassing: een verwijzing naar de geldende vrijstelling of de intracommunautaire levering die onder het nultarief valt

Een adres en omschrijving is ook noodzakelijk voor de klant, dus deze zijn op de meeste facturen wel te vinden. De datum van de factuur en het factuurnummer worden vaker vergeten. Er kunnen aanvullende voorwaarden en uitzonderingen zijn maar de bovenstaande factoren zijn eigenlijk voor elke factuur wel van toepassing.

Aandachtspunten bij het maken van de factuur

  1. Houd rekening met een betalingstermijn
    Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Niet elk bedrijf betaalt even snel. Als je een bedrijf bent gestart en je kunt pas facturen maken nadat de dienst of het product geleverd is, houd dan rekening met een behoorlijk liquiditeitsgat en debiteuren administratie. In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas een factuur kunt sturen na 4 weken (omdat de dienst of het product pas na die tijd is geleverd) verdien je je geld dus pas na een dag of 70-80. Houd hier rekening mee en factuureer indien nodig in delen of een bedrag vooruit.
  2. Een gemaakte factuur is direct geldig
    Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de omzetbelasting. Als je op 30 september voor 25.000 euro aan facturen kunt maken en deze worden pas in de eerste week van november betaald (zie punt 1) dan moet je de Belastingdienst 4.750 (het BTW bedrag over de 25.000) voorschieten. De Belastingdienst wil de omzetbelasting al binnen 30 dagen ontvangen en de omzetbelasting wordt gecalculeerd op de verstuurde facturen en niet op het bedrag dat op de rekening wordt bijgeschreven (Er zijn wederom uitzonderingen mogelijk. Vraag in dat geval informatie aan bij de Belastingdienst). Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit of stuur facturen in dat geval op de eerste dag van een nieuw kwartaal.
  3. Facturen maken is verplicht
    Een factuur kun je prima iets later maken, maar niet veel later. De Belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering de factuur maakt. Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven als dit fiscaal voordeliger is (wij doen liever geen uitspraken over of het ook niet gebeurt).
  4. Een factuur mag niet zomaar worden vernietigd
    Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is (zie ook punt 2). Een factuur moet opvolgend zijn en mag dus niet zomaar vervallen. Het kan voorkomen dat er bedragen veranderen of facturen komen te vervallen. Omdat factuurnummers opeenvolgend moeten zijn kunnen deze nummers echter niet zomaar verdwijnen. Ook staan er data op de factuur, dus de Belastingdienst kan na controle zien dat er een latere factuur voor een eerdere factuurdatum is komen te staan. Dit kan niet. Facturen kunnen vervallen indien hier een bewijsvorm voor is. Bijvoorbeeld aangetekende facturen die niet opgehaald zijn en dus retour worden gestuurd. Bewaar deze dan ook als bewijslast. Naar klanten waar nog wel contact mee is kan een nieuwe creditfactuur worden verstuurd. De factuur kan dan worden verrekend met een factuur die een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft en zo worden deze tegen elkaar weggestreept. De creditfactuur krijgt dan een eigen factuurnummer en zo is alles weer in orde.

Verdere eisen aan de boekhouding?
Veel startende ondernemers verwachten dat het verplicht is alle facturen te archiveren in een nette boekhouding die aan allerlei regels voldoet. Voor de Besloten Vennootschap is dit het geval. Hier moet een accountant goedkeuring geven en is een duidelijke boekhouding aan de hand van allerlei regels verplicht. De accountant kan je hier meer over vertellen.

Bij de eenmanszaak valt het gelukkig mee. Je geeft vooral totalen op en de boekhouding zelf is er enkel om eventueel achteraf als bewijslast te dienen. Op aanvraag en bij controle moet je de aangifte bij de Belastingdienst kunnen bewijzen. Facturen zijn hiervoor vaak de eerste keuze. Dat je ze binnen een redelijke termijn moet kunnen vinden mag duidelijk zijn. Maar als jij ze simpel op volgorde in een mapje legt en wilt boekhouden via Excel is dit zeker toegestaan.

Digitaal facturen maken en verzenden
Sinds 2009 is een digitale administratie toegestaan. Digitale facturen zijn rechtsgeldig. Daarvoor maakten sommige bedrijven ook al digitaal facturen maar als deze niet voldaan waren kon je dit niet zien als officiele wanbetaling. Een herinnering per post was dan de enige oplossing. Tegenwoordig is digitaal factureren geen probleem en enkele bedrijven zijn hier dan ook gelijk op ingestapt. MoneyBird is een van de partijen die het hele traject uit handen neemt en praktisch alles direct goed zet. Ook Exact laat je gemakkelijk online facturen maken. De meeste boekhoudingsoftware-aanbieders geven tegenwoordig ook de mogelijkheid om direct via e-mail facturen te maken en te versturen.

Bekijk voor meer informatie onze pagina over boekhouden in het algemeen of de specifieke boekhoudingsoftware-pagina.