Een beetje ondernemer beschikt over een goed doortimmerde ICT-strategie. Maar pas op dat u daarbij een vuistregel van de oude economie niet veronachtzaamt. Want of u nou een website opzet, een offerte schrijft of reageert op een klacht: correct spellen en verzorgd schrijven blijven van cruciaal belang voor de waardering van uw onderneming. Henk Hanssen van redactioneel adviesbureau KingContent vertelt het verhaal van de komma die miljoenen kan schelen.

Your easy reading is damn hard writing.
Ernest Hemingway

Personeelsbeleid voeren, marketingplannen ontwikkelen, brainstormen over een nieuw product, toezicht houden op de productie, beheren van een computersysteem, sollicitatiegesprekken, budget bewaken, kwaliteitscontrole naar hoger niveau tillen, concurrenten analyseren, besluiten nemen... In vrijwel alle kerntaken van de ondernemer staat communicatie centraal. Toch zijn er maar weinig ondernemers die communicatie tot hun belangrijkste bezigheden rekenen. Spreken, luisteren, lezen, schrijven: dat zijn de basics van communicatie.

Als het op praten aankomt, scoren ondernemers gemiddeld hoog. En ook in luisteren blinken ze uit, met name als ze zelf aan het woord zijn. Voor lezen hebben ze te weinig tijd en schrijven laten ze het liefst aan een ander over. Natuurlijk is dit beeld sterk gechargeerd. Maar toch zullen er weinig ondernemers zijn die lang nadenken over de plaats van een komma of de spelling van woorden als knowhow en per se. Schrijven lijkt voor menigeen de sluitpost van het tijdsbudget in afwachting van een applicatie die de ondernemer voortaan ontslaat van deze onoverkomelijke nevenactiviteit.

“Het belang van een verzorgde tekst wordt door ondernemers inderdaad sterk onderschat,” stelt Wim Daniëls, toonaangevend schrijver van taalboeken over spelling, schrijftechnieken en tekstkwaliteit. De Eindhovense tekstwetenschapper baseert zijn uitspraak vooral op het werk dat hij verricht voor bedrijven en overheden. “Bij Elsevier geef ik bijvoorbeeld cursussen aan journalisten van vakbladen. Via hen krijg ik allerhande persberichten van kleine ondernemers onder ogen. Zodoende weet ik dat er met name in het MKB nogal wat aangemodderd wordt. En daarmee doen ondernemers zichzelf tekort. Uit diverse waarderingsstudies blijkt namelijk dat het publiek een verzorgde presentatie, vooral een correcte spelling, en een correcte en vlotte formulering zeer op prijs stelt. Een bedrijf dat opzichtige taalfouten maakt, wordt minder serieus genomen.”

Lezers staan nu centraal
Wanneer bezit een tekst een hoge kwaliteit? Pas sinds de jaren tachtig proberen tekstwetenschappers deze vraag met systematische studies te beantwoorden. Tot die tijd gaven de hoogleraren Nederlands meer aandacht aan literatuur en het uitpluizen van grammaticale kwesties. “De geachte lezers speelden heel lang geen rol bij de bepaling van de kwaliteit van een tekst,” licht Daniëls toe. “Maar tegenwoordig staan zij centraal. Bij onderzoeken werk je met twee lezersgroepen. Beide groepen krijgen dezelfde tekst voorgelegd, maar er zitten op taalniveau enkele verschillen in. Je meet bij zo’n onderzoek de leessnelheid, het tekstbegrip en de tekstwaardering. Uit dit type onderzoek blijkt dat mensen een tekst minder waarderen als hij slecht geschreven is. De veronderstelling dat alleen de inhoudelijke betekenis telt, een gedachte die nog altijd bij veel mensen leeft, is door deze onderzoeken gelogenstraft.”
Uit de studies zijn geleidelijk objectieve normen gedestilleerd waarmee je de kwaliteit van een tekst kunt beoordelen. Zo heeft de Tilburgse hoogleraar Jan Renkema, schrijver van Schrijfwijzer, een van de bestverkochte taalbijbels van Nederland, het CCC-model ontwikkeld. CCC staat voor de drie normen waar elke tekst aan zou moeten voldoen.
• Correspondentie
Heeft niets met brieven schrijven te maken maar alles met het creëren van een relatie met uw lezer. Elke tekst, zelfs een dagboek, heeft een lezer. Uw tekstdoel moet corresponderen met de tekstbehoeften van de lezer.
• Consistentie
Als u in een tekst een bepaalde keuze maakt, wees dan consequent. Schrijf niet in hetzelfde stuk rendabiliteit en een pagina verder rentabiliteit (beide spellingsvormen zijn toegestaan).  
• Correctheid
Wees correct in de naleving van de regels voor de spelling, interpunctie, zinsbouw, woordkeuze, opbouw en tekstsoort.

Letten op de punten uit het CCC-model is een lovenswaardig doel dat in de praktijk van het bedrijfsleven echter zelden wordt gehaald. Ondernemers scoren hoger op het onderdeel fouten maken. Om de kwaliteit van een tekst te beoordelen hanteren tekstwetenschappers vijf beoordelingsniveaus: tekstsoort, inhoud, structuur, formulering en presentatie.

Bij het onderdeel tekstsoort gaat het om het kiezen van de juiste tekstsoort en om het toepassen van de conventieregels die er voor de verschillende tekstsoorten zijn. Persberichten moeten bijvoorbeeld geen reclameteksten worden, maar redelijk objectieve nieuwsberichten zijn. Veel ondernemers die een persbericht versturen, doen in feite een reclamefolder de deur uit, die juist daardoor de pers niet haalt. "Een tekstsoortfout die je tot voor kort veel in brieven tegenkwam, vooral in brieven van de overheid, was het ontbreken van een aanhef," zegt Wim Daniëls. "Soms werd dat verantwoord met de zin: ‘Deze brief is automatisch aangemaakt, daarom staat er geen aanhef boven'. Inmiddels heeft de Nationale Ombudsman - na vele klachten van burgers - de nadrukkelijke uitspraak gedaan dat boven elke brief een aanhef en een afsluiting hoort. Dus ook bij per computer aangemaakte standaardbrieven.”

De fouten worden grover en talrijker als het gaat om structuur en de formulering van de tekst. Daniëls: “Veel ondernemers hanteren geen echt structuurprincipe. Daardoor gaat het onder meer vaak fout met opsommingen. Een voorbeeld: ik heb net een brief van de Postbank binnengekregen. ‘Nieuw is bovendien...’ zo begint een zin. Het opsommende signaalwoord ‘bovendien’ is hier ten onrechte gebruikt want in het voorafgaande gedeelte is nog niets nieuws genoemd. Ook bij het volgende niveau, de formulering, zeg maar zinsbouw en woordkeuze, constateer ik veel fouten. Ondoorzichtige zinnen, foutieve samentrekkingen, niet-bedoelde woordbetekenissen, noem maar op.

Dan heb je het laatste niveau, de presentatie. Hieronder vallen interpunctie en spelling. Ja, als gevolg van de deels onduidelijke nieuwe spellingsregels wordt er veel tegen die nieuwe regels gezondigd. Het gaat vaak fout met woorden met een tussen-n. Neem het woord gedachtegang, dat woord wordt bijna altijd fout gespeld. Bijna iedereen schrijft gedachtengang vanuit de oude regel dat het meer dan een gedachte is. De nieuwe regel luidt: als je een samenstelling hebt – een samenstelling is een woord waarvan de samenstellende delen ook los van elkaar als zelfstandig woord voor kunnen komen – en het eerste deel daarvan is een zelfstandig naamwoord dat uitsluitend een meervoud op n heeft, dan krijg je een tussen-n. Pan heeft als meervoud uitsluitend pannen, niet zoiets als pans, dus krijg je pannenkoek. Gedachtegang heeft twee meervouden, gedachten en gedachtes, en daarom krijg je daar geen tussen-n. Maar ik vind dat je niemand deze fout kwalijk kunt nemen, alleen de overheid die zo’n stompzinnige regel bedenkt.”

Het terrein waarop misschien wel de meeste fouten worden gemaakt, is dat van de interpunctie, de leestekens. “Bedrijven rommelen maar wat aan,” zegt Wim Daniëls vermanend, “vooral met de komma, die wordt maar ergens neergekwakt. De meeste kommafouten worden gemaakt bij bijzinnen. Moet er voor een bijzin nou wel of geen komma staan? Nou, bij sommige bijzinnen wel en bij andere niet. Maar vergis je niet, dit verschil kan verstrekkende gevolgen voor de betekenis van de zin hebben. Als iemand schrijft ‘mijn vermogen, dat onbelast is vermaak ik aan’ of ‘mijn vermogen dat onbelast is vermaak ik aan’ dan kan dat voor de ontvanger miljoenen schelen! In het eerste geval krijgt degene aan wie het geld wordt vermaakt het hele vermogen. In het tweede geval gaat het slechts om het onbelaste deel van het vermogen. U kunt denken 'wat een muggenzifterij' maar in Amerika wordt over de komma weleens een rechtszaak gehouden!”

Meer info  over zijn boeken (en zijn schrijfcursus via internet) vindt u op: www.wimdaniels.nl

Voorkom clichés door te kiezen voor een directe, persoonlijk gerichte stijl. Schrijf in plaats van 'Naar aanleiding van uw schrijven' bijvoorbeeld  'Op (datum) ontvingen wij uw brief over de kwestie... En in plaats van 'In afwachting van uw antwoord teken ik' klinkt 'Laat u ons weten of u met het voorstel akkoord gaat?' al heel anders.

Uit: Zakelijke Communicatie, Wolters-Noordhoff (ISBN 90 043187 9) Prijs: € 50.

Dit artikel is geschreven door redactioneel adviesbureau KingContent. Wilt u uw bezoekers vaker terugzien op uw website? Neem dan contact op met redactioneel adviesbureau KingContent, specialisten in webredactie.