Als ondernemer moet er met de auto een keuze gemaakt worden of de auto van de zaak wordt of dat het een privé auto wordt. De keuze tussen een auto van de zaak of een privé auto kan later niet zomaar worden veranderd en hierover moet dus goed worden nagedacht. Het heeft nogal financiële consequenties. In ieder geval moet het wel logisch zijn. Een auto welke voor het overgrote deel zakelijk wordt gebruikt moet bij de zaak worden gerekend en een auto welke bijna enkel privé wordt gebruikt mag niet op de zaak worden gezet. Daartussen is een groot grijs gebied waarin een keuze moet worden gemaakt.

In eerste instantie is het met bijna alles wat je zakelijk of privé kunt kopen 9 van de 10 gevallen beter om deze van de zaak te maken maar met een auto zijn hierop wat extra voorwaarden. Zo kan het zijn dat de ondernemer privé een bijtelling van 22% (bron: Belastingdienst 2006) van de catalogus (nieuwwaarde) van de auto krijgt op zijn inkomen voor belasting, indien deze op naam van de zaak staat. In dit artikel meer over de verschillen tussen een auto van de zaak en een auto privé.

Een auto van de zaak
De onderneming kan verschillende bezittingen hebben en zo kan het ook voorkomen dat er een auto van de zaak aanwezig is. Alle kosten van de auto, zoals benzine, onderhoud, afschrijving, aanschaf, verzekeringen, belasting etc. komen dan uit de zaak. Onder andere de BTW bij de aanschaf is dan al een fijne aftrekpost. De zaak betaalt de volledige kosten voor de auto. Enkel de BTW van de aanschaf, en de afschrijving van de auto schelen vaak al duizenden euro's. Als dit mogelijk is, is dit meestal de goedkoopste oplossing. Vandaar dat de Belastingdienst bij een auto van de zaak een belangrijke regel heeft opgesteld:

De ondernemer mag max. 500 privé kilometers per jaar rijden
De bewijslast ligt bij de ondernemer. Deze moet kunnen bewijzen dat dit het geval is. Via een sluitende ritten administratie, en bewijzen dat deze ritten hebben plaatsgevonden via visitekaartjes van mensen waarmee een gesprek is geweest, toegangskaarten, een oude agenda, oude offertes, en een sluitende kilometer administatie etc. Er zijn wel alternatieve manieren om dit niet te hoeven maar dan moet bijv. de auto op een vergrendeld parkeerterrein na het werk worden achtergelaten, en/of een blackbox worden geinstalleerd welke de kilometeradministratie uit handen neemt. Op deze manier krijgen taxi-chauffeurs etc geen bijtelling. Ze gaan met hun privé auto naar huis. Voor veel ondernemers die na het werk met de auto naar huis rijden is dit veelal onmogelijk om te bewijzen omdat het veelal niet haalbaar is. Er is simpelweg geen andere privé auto aanwezig. Als je een zakelijke auto van duizenden euros voor de deur hebt staan en je moet even naar de supermarkt laat je dat ding toch niet staan verroesten?

Wat als de ondernemer meer dan 500 kilometers per jaar privé zal rijden
In dat geval komt er een bijtelling bij het inkomen van de ondernemer als deze de auto op de zaak zet. Er moet dan in het geval van de eenmanszaak 22% (bron: Belastingdienst 2006) van de cataloguswaarde bij het inkomen worden opgeteld.

Een auto privé
Als ondernemer is het mogelijk om een privé auto in bezit te hebben. Als er met deze auto wordt gereden voor de zaak dan kunnen deze kilometers worden verrekend. In 2006 is dat 19 eurocent per kilometer. Dit bedrag kan aan het einde van het jaar van het inkomen worden afgetrokken. Het resultaat is net als andere zakelijke kosten dat er minder winst gemaakt wordt en bijv. in het geval van een eenmanszaak minder inkomsten belasting betaald moet worden. Deze kilometers moeten wel achteraf bewezen kunnen worden naar de Belastingdienst. Deze kan vragen om bewijzen van deze kilometers. Een ritten administratie is dan ook noodzakelijk. Daarnaast kunnen er bewijzen worden getoond via bijv. een agenda met afspraken (bewaren dus die oude agenda) en zaken als offertes welke besproken zijn, visitekaartjes van mensen waar een bezoekje bij is afgelegd etc. De bewijslast bij de kilometer boekhouding is wel veel minder strict dan die bij de auto welke 100% van de zaak is. Een direct sluitende kilometer boekhouding is niet altijd nodig. Een ritten administratie wel.

Naast de prijs per kilometer heeft een auto privé een andere eigenschap in vergelijking met een auto van de zaak als er een besloten vennootschap is of als de auto op naam staat van iemand anders (partner bijv.). Bij een faillissement zou de auto dan mogen blijven.

Verschillen
Er zijn dus belangrijke financiële verschillen tussen een auto van de zaak en privé. Om bovenstaande iets duidelijker te maken een voorbeeld. Let op: Onderstaande voorbeelden zijn natuurlijk geheel speculatief en enkel om een beeld te krijgen. Stel je wilt een nieuwe auto aanschaffen van 25.000 euro en verwacht 20.000 kilometer per jaar zakelijk en 10.000 privé te rijden.

100% auto van de zaak:
Ruwweg geschat kan zo'n auto met 20.000 zakelijke kilometers 7700 euro per jaar kosten. Deze zijn 100% zakelijk te declareren. De privé kilometers kan niets mee worden gedaan. Resultaat: 7700 voor belasting.

Auto van de zaak met bijtelling
Ruwweg geschat kan zo'n auto met 30.000 kilometers 9300 euro per jaar kosten. Daarentegen komt er een bijtelling bij: 22% van de nieuwwaarde van de auto: 5500. Resultaat: 3800 euro voor belasting.

Auto privé
- 19 eurocent per zakelijke kilometer: 3800 euro voor belasting.

Met bovenstaande voorbeeld zouden we aan de cijfers niet kunnen zien welke optie de beste keuze is. Wel geeft het aan dat de bijtelling een groot verschil maakt. Factoren die van invloed (kunnen) zijn op de keuze of de auto van de zaak wordt of een privé auto wordt:
- Liquiditeit van de zaak (bijvoorbeeld voor keuze tussen leasen & kopen)
- Verwachte aantal kilometers zakelijk
- Verwachte aantal kilometers privé
- Kostprijs per kilometer (verzekeringen, belasting, brandstof, onderhoud etc)
- Waarde (en afschrijving) van de auto (tweedehands of nieuw?)
- Functies van de auto (represenatie, noodzaak van de auto)
- Inkomen en dus belastingschaal waarin ondernemer zich bevind
De keuze of de auto op de zaak wordt gezet of een privé eigendom wordt is dan ook in de meeste gevallen niet zomaar te noemen. Dit is per persoon en per onderneming te verschillend. Reken zelf dan ook (in overleg met een specialist als boekhouder of accountant) uit wat voor jou de juiste keuze zal zijn.