Auto van de zaak

Als ondernemer moet je bij een auto kiezen of je de auto van de zaak maakt of de auto privé koopt. Je kunt de keuze later niet zomaar veranderen en moet er dus goed over nadenken. Het heeft financiële gevolgen, zo moet je al snel een bijtelling bij je belastbaar inkomen optellen.

Auto van de zaak geeft een bijtelling privé

Vrijwel alles wat je zakelijk of privé kunt kopen is zakelijk goedkoper, maar voor een auto gelden wat extra voorwaarden. Voor het privégebruik krijg je bijvoorbeeld een bijtelling van de catalogus (nieuwwaarde) van de auto bij de inkomstenbelasting als deze op naam van de zaak staat.

Daarnaast moet de keuze logisch zijn. Een auto die je vooral zakelijk gebruikt moet je bij de zaak rekenen en een auto die je (bijna) alleen privé gebruikt mag je niet op de zaak zetten. Daartussen is een groot grijs gebied waarin je zelf de keuze mag maken van de belastingdienst. In dit artikel meer over de verschillen tussen een auto van de zaak en een auto privé.

Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.

Een auto van de zaak rijden

Bij een auto van de zaak zijn alle kosten van de auto, zoals benzine, onderhoud, afschrijving, aanschaf, verzekeringen, motorrijtuigenbelasting en andere kosten voor rekening van de onderneming. Onder andere de btw bij de aanschaf is dan al een fijne aftrekpost.

De grootste voordelen van een zakelijke auto, zijn dan ook financieel: de zaak betaalt de volledige kosten voor de auto. Door de btw van de aanschaf en de afschrijving van de auto scheelt dit vaak al duizenden euro’s. Vandaar dat de belastingdienst bij een auto van de zaak regels heeft opgesteld voor het privégebruik, of dit compenseert via de inkomstenbelasting.

Zakelijke auto bij maximaal 500 privékilometers

Als de auto op de zaak staat dan mag je hier maximaal 500 kilometer per jaar privé mee rijden. De bewijslast hiervan ligt bij jou als ondernemer. Als je het kan aantonen, bijvoorbeeld via een sluitende rittenregistratie, en je kan bewijzen dat de ritten zakelijk waren dan kunnen alle kosten zakelijk blijven, en heeft de auto verder geen nadelen.

Deze rittenadministratie is veel werk. Bij een bestelauto is een vereenvoudigde rittenregistratie soms mogelijk. Hierbij hoef je niet langer alle ritten te bewijzen maar moet je wel aantonen dat je de auto echt alleen zakelijk gebruikt. Hiervoor moet je goedkeuring aanvragen bij de belastingdienst.

Regel je de kilometerregistratie handmatig? Je kunt deze administratie automatiseren met een rittenregistratie-systeem zoals het GPS-systeem van TrackJack (vanaf 79,95 euro).

Privékilometers uitsluiten

Een vereenvoudigde rittenregistratie is mogelijk als je bijvoorbeeld een bestelauto na het werk achterlaat op een vergrendeld parkeerterrein. Bij een personenauto kan een blackbox met een gps een oplossing bieden voor de kilometeradministratie. Op deze manier krijgen taxichauffeurs geen bijtelling. Ze gaan met een andere auto naar huis en gebruiken de auto dus niet voor woon-werkverkeer.

Voor veel ondernemers die na het werk met de auto naar huis rijden is dit veelal onmogelijk. Er is simpelweg geen andere auto aanwezig. Als je een zakelijke auto van duizenden euro’s voor de deur hebt staan en je moet even naar de supermarkt laat je dat ding toch niet staan verroesten?

Bijtelling bij meer dan 500 privékilometers per jaar

Als je administratie niet sluitend is of als je meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt met de auto komt er een bijtelling bij het belastbaar inkomen als je de auto op de zaak hebt gezet. Je verdiende – in natura – dan ook een percentage van de cataloguswaarde van de auto van de zaak.

Door dit bijtellingspercentage lijkt je inkomen hoger bij de aangifte van de inkomstenbelasting dan wat je werkelijk in euro’s hebt verdiend. Ook moet je voor het privégebruik, inclusief het woon-werkverkeer, btw betalen. Deze btw kun je corrigeren door bij de laatste btw aangifte van het jaar in de rubriek privégebruik aan te geven hoeveel btw je moet betalen. Als je hier geen administratie van bijhoudt is dit 1,5% of 2,7% van de cataloguswaarde van de auto, inclusief btw en bpm.

Naast een bijtelling bij de inkomstenbelasting moet je ook de btw over het privégebruik deels aangeven en betalen.

Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.

Zakelijk rijden met een privéauto

Als ondernemer is het mogelijk om een privéauto in bezit te hebben en deze auto van jezelf te lenen voor een bedrag van maximaal 19 cent per zakelijk gereden kilometer. Dit bedrag mag je zien als zakelijke kosten en hiermee daalt dus je belastbare inkomen. Het resultaat is, net als bij andere zakelijke kosten, dat je op papier minder winst maakt. Bij een eenmanszaak betaal je dan ook minder inkomstenbelasting.

Kilometeradministratie bijhouden

Deze kilometers moet je achteraf kunnen bewijzen aan de belastingdienst. Die kan vragen om het aantonen van deze kilometers. Een rittenadministratie is ook hier noodzakelijk. Daarnaast kun je het bewijzen met bijvoorbeeld een agenda met afspraken (bewaren dus die oude agenda) en zaken als offertes die besproken zijn, visitekaartjes van mensen waar een bezoekje bij is afgelegd.

De bewijslast bij de kilometerboekhouding is minder strikt dan die van een auto die 100% van de zaak is. Een direct sluitende kilometeradministratie is niet altijd nodig, je privékilometers mag je dus buiten de boeken houden. Een rittenadministratie waaruit de zakelijk gereden ritten blijkt en waar het bedrag vandaan komt is natuurlijk wel noodzakelijk.

Verschillen en voorbeelden

Er zijn dus belangrijke financiële verschillen tussen een auto van de zaak en privé. Om bovenstaande iets duidelijker te maken een voorbeeld. Let op: onderstaande voorbeelden zijn natuurlijk geheel speculatief en enkel om een beeld te krijgen. Stel je wilt een nieuwe auto aanschaffen van 25.000 euro en verwacht 20.000 kilometer per jaar zakelijk. Privé wil je 10.000 kilometer rijden.

1. 100% auto van de zaak
   Ruwweg geschat kan zo’n auto met 20.000 zakelijke kilometers 7500 euro per jaar kosten. Deze schatting bevat alle kosten van verzekering, onderhoud, brandstof, en aanschaf. Deze zijn 100% zakelijk te declareren. Privé mag je er niet mee rijden, dus voor die 10.000 kilometer moet je een andere oplossing zoeken. Resultaat: een aftrekpost van 7500 voor belasting.
2. Auto van de zaak met bijtelling
   Bij deze auto kun je ook de privékilometers ermee rijden. Je kunt de volledige 30.000 kilometers zakelijk boeken, waardoor deze naar onze schatting 9300 euro per jaar kost. Daarnaast komt er een bijtelling bij: 25% van de nieuwwaarde van de auto: 6250. Resultaat: een aftrekpost van 3050 euro voor belasting.
3. Auto privé
   19 eurocent per zakelijke kilometer. Resultaat: 3800 euro aftrekken voor belasting, maar de verdere autokosten zijn allemaal privé.

Al kun je met bovenstaande voorbeeld nog niet zien welke optie de beste keuze is. De 100% zakelijke keuze is fiscaal het beste, maar dan moet je wel een oplossing vinden voor die 10.000 privékilometers en het is dan maar de vraag of die 3700 euro belastingaftrek financieel beter zijn. Bovenstaande voorbeeld laat zien dat de bijtelling een groot verschil maakt.

Factoren die van invloed zijn bij de keuze

Ondanks dat de kosten tussen een privéauto of een zakelijke auto met bijtelling verschillen, is het niet te zeggen of je hier voor een auto van de zaak of privéauto moet kiezen. Andere factoren die van invloed (kunnen) zijn:

• Liquiditeit van de zaak (bijvoorbeeld voor keuze tussen leasen & kopen)
• Verwachte aantal kilometers zakelijk
• Verwachte aantal kilometers privé
• Kostprijs per kilometer (verzekeringen, belasting, brandstof, onderhoud etc.)
• Waarde (en afschrijving) van de auto (tweedehands of nieuw?)
• Functies van de auto (representatie, noodzaak van de auto)
• Inkomen en dus belastingschaal waarin ondernemer zich bevindt

De keuze of je de auto op de zaak zet of dat deze een privé-eigendom wordt is daarom lastig te maken. Het kan per persoon en per onderneming verschillen. Reken daarom zelf goed uit, eventueel in overleg met een boekhouder of goed boekhoudprogramma, wat voor jou de juiste keuze is.