Arbeidscontract opstellen

Als het goed gaat met je onderneming kun je de eerste werknemer in loondienst nemen. Als werkgever mag je zelf een arbeidscontract opstellen voor het dienstverband. Wat zet je in een schriftelijke arbeidsovereenkomst en waar moet het contract of jouw onderneming allemaal aan voldoen?

Inhoud:

• Zelf het contract opstellen
• Inhoud arbeidsovereenkomst
• Vast vs. tijdelijk contract
• Contract vs. bedrijfsreglement
• Bedrijfsreglement opstellen

Wat is een arbeidscontract?

Een arbeidscontract, ook wel arbeidsovereenkomst genoemd, geeft in hoofdlijnen weer welke afspraken er zijn gemaakt tussen de werkgever en werknemer. Denk aan de looptijd, het salaris of de werktijden en werkzaamheden die de medewerker in dienstverband kan verwachten.

Soms is er een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) geregeld. Daarbuiten is elk arbeidscontract maatwerk. Welke arbeidsvoorwaarden dan precies in een arbeidsovereenkomst staan verschilt per contract. Wel zijn er hoofdlijnen die gewoonlijk in zo’n overeenkomst beschreven staan.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Zelf een arbeidsovereenkomst opstellen

Als je personeel aanneemt kun je zelf de arbeidscontracten maken, maar je kunt de arbeidsovereenkomsten ook laten opstellen. Grotere bedrijven laten een arbeidsovereenkomst vaak over aan juristen en advocaten wat zo’n schriftelijke overeenkomst vrij kostbaar maakt. Dit resulteert meestal wel in de beste persoonlijke documenten.

Als werkgever kun je bij een simpeler arbeidscontract ook standaardcontracten gebruiken. Waarschijnlijk begin je met een kort tijdelijk contract en is risico van het salaris te overzien. Toch is het slim om ook bij tijdelijke contracten goed de rechten en plichten, zoals de werktijden, looptijd of het salaris, duidelijk vast te leggen.

Contract laten controleren door een boekhouder

Als je de arbeidsovereenkomst zelf opstelt is het wel slim om het te laten controleren. Geen jurist in je netwerk? Je kunt ook een boekhouder of administratiekantoor vragen naar het contract te kijken. Vaak moet je hier toch mee in gesprek, want de salarisadministratie van een medewerker in loondienst is voor veel ondernemers lastig om zelf te regelen.

Het is maar de vraag of een boekhouder specialistische kennis heeft van de wettelijke regels van het arbeidsrecht. Voor juridisch advies bij conflicten is deze niet geschikt maar een boekhouder kan werkgevers vaak wel helpen met de wensen van de belastingdienst of gebruikelijke rechten en plichten in het arbeidscontract controleren.

Inhoud arbeidsovereenkomst

Je mag met je medewerker de arbeidsovereenkomst mondeling afspreken. Van een aantal belangrijke afspraken over het dienstverband is het handig deze op papier aan je medewerker te verstrekken.

• De naam en woonplaats van partijen;
• De plaats waar de arbeid wordt verricht;
• De functie van de werknemer;
• Het tijdstip van indiensttreding;
• De duur van het contract;
• Arbeidsduur per dag/week;
• Hoogte van het vakantiegeld;
• Aantal vakantiedagen;
• De opzegtermijn;
• Duur van eventuele proeftijd;
• Het loon en de termijn van uitbetaling;
• Of er een pensioenregeling geldt voor de werknemer;
• De toepasselijkheid van een CAO.

Ook afspraken over het werken bij concurrenten (relatie- of concurrentiebeding), en gebruik van beeld- of tekstueel materiaal (intellectueel eigendomsrecht) en het delen van informatie die op de werkvloer wordt opgedaan (geheimhoudingsbeding) staan vaak in een arbeidscontract.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Arbeidscontract bij tijdelijke ondersteuning

Je kunt starten met personeel door gelijk iemand vast in loondienst te nemen maar de meeste werkgevers beginnen ermee door eerst eens een extra kracht in te huren. Ook met een uitzendkracht, stagiaire of tijdelijke vakantiekracht het raadzaam goed op juridische, fiscale en administratieve veranderingen te letten.

Een arbeidsovereenkomst komt tot stand door wilsovereenstemming tussen werkgever en werknemer en mondelinge afspraken zijn geldig. Een schriftelijke vorm is voor de geldigheid van een arbeidscontract niet verplicht. Dit is wel het geval voor enkele specifieke bedingingen, zoals het concurrentie- en relatiebeding en het proeftijdsbeding.

Toch is het ook bij tijdelijke arbeidsovereenkomst slim om afspraken even schriftelijk vast te leggen in een schriftelijk contract. Bij een contract met zeer korte looptijd, zoals bij uitzendkrachten of stagiaires, kan de  overeenkomst ook een voor akkoord ondertekende aanstellingsbrief zijn. Zolang daar de vaste zaken dan maar in beschreven staan.

Looptijd: tijdelijk of vast contract

Arbeidscontracten kunnen worden gesloten voor bepaalde of voor onbepaalde tijd. Bij een tijdelijk contract kan de duur van de arbeidsovereenkomst zijn bepaald door een project (zoals het bouwen van een huis) of door een concrete kalenderperiode.

Een project levert alleen dan een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd op, wanneer het einde of de voltooiing van het werk objectief is te bepalen. Omdat dit niet vaak het geval is, komt een tijdelijk contract in de vorm van een vaste kalenderperiode veel vaker voor.

Rechten bij een vast contract zijn vergelijkbaar

Bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd spreken we van een vast contract. Als werkgever lijkt een contract voor een bepaalde tijd veiliger, toch hoeft dat niet zo te zijn. Bij een contract voor onbepaalde tijd is de einddatum nog onbekend maar het ontslag kan al vrij snel plaatsvinden, als daar een goede reden voor is. Soms is dan een transitievergoeding van toepassing maar die is beperkt bij een kort dienstverband.

Ook een vast contract kun je opzeggen, al is de einddatum bij aanvang nog onbekend.

Een tijdelijk contract kun je lastig tussentijds opzeggen. Bij onbepaalde tijd is het ontslag in het begin vrij makkelijk te regelen. Zolang je daar open en eerlijk over bent naar je werknemer hoeft het geen probleem te zijn.

Het is pas lastig als de werknemer al heel lang in dienst is en dus bepaalde rechten heeft opgebouwd. Maar of die zijn opgebouwd met enkele tijdelijke contracten en vervolgens een vast contract, of dat die direct met een vast contract is begonnen, maakt daarin geen verschil.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Gezagsverhouding

Sluit je een arbeidsovereenkomst af dan is er sprake van een gezagsverhouding tussen jou als werkgever en je werknemer. De werknemer moet zich richten naar opdrachten die jij geeft.

Je hebt als werkgever de bevoegdheid om instructies aan de werknemer te geven. Je bepaalt de werktijden van de werknemer en stelt regels vast voor het melden van ziekte. De werknemer houdt zich aan deze regels, mag opgedragen werk niet weigeren en zorgt ervoor dat opgedragen werk binnen de hiervoor bepaalde termijn klaar is.

Wat zet je in een overeenkomst?

In een arbeidscontract beschrijf je zaken die specifiek voor die persoon gelden. Denk aan het salaris, de functie en als die niet direct duidelijk is kun je hier ook de werkzaamheden in grote lijnen benoemen. Maar meestal blijft het daar wel bij, want werkzaamheden of de dagelijkse gang van zaken kunnen van dag tot dag veranderen. Daarnaast wil je hierin waarschijnlijk niet te ver in detail gaan.

Een bedrijfsreglement stel je met elkaar samen op.

De bedrijfscultuur kun je prima mondeling bespreken of vastleggen in een bedrijfsreglement. Denk hierbij aan zaken die voor iedereen gelden en die jij niet per definitie alleen bepaalt, maar die door alle mensen samen zijn overeengekomen. Veelvoorkomende punten zijn kledingvoorschriften, telefoon, internet- of social media-gebruik, rookpauzes, hygiëneregels of hoe je omgaat met verjaardagen en bedrijfsfeestjes.

Een bedrijfsreglement opstellen?

Veel bedrijven hebben, naast de arbeidscontracten zelf, de interne regels niet op papier. Dat is ook niet verplicht. Zeker in kleine bedrijven voelt dat soms wat formeel. Toch kan het opstellen van een bedrijfsreglement ook helderheid geven, en gewaardeerd worden door medewerkers.

Wat je in een bedrijfsreglement van jouw onderneming zet is helemaal aan jou en de medewerkers. Vinden die het bijvoorbeeld belangrijk dat huisdieren niet zijn toegestaan? Of willen ze duidelijkheid rond social media-gebruik of (privé)telefoongebruik? Dan kun je dat ook opnemen in een los reglement.

Een bedrijfsreglement kan social media, telefoongebruik of kledingvoorschriften beschrijven.

Als je verschillende mensen in dienst neemt ben je dus aardig wat tijd kwijt aan het opstellen van deze contracten. Helemaal als het gaat om verschillende functies, looptijden en contracten. Denk er goed over na of je het opstellen van arbeidscontracten zelf gaat doen of dat je er iemand voor inhuurt.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen rond het opstellen van een arbeidsovereenkomst zijn:

Hoe wijzig of verleng ik een arbeidsovereenkomst?

Bij verlengingen of wijzigingen kun je een nieuwe contract maken en deze wederom tekenen maar dit is niet nodig. De afspraken veranderen vaak regelmatig. Denk aan nieuwe werkzaamheden, een verhuizing, of een salarisverhoging.

Zolang maar duidelijk is dat jullie dit beide zijn overeengekomen is het akkoord. Een simpel mailtje waarin je beschrijft wat jullie zojuist mondeling akkoord zijn bevonden, kan hiervoor dus al voldoende zijn.

Hoelang bewaar ik het arbeidscontract?

Zolang deze geldig is, is het logisch dat je het contract bewaart. Zorg wel dat dit op een afgesloten plaats is want meestal bevat deze gevoelige informatie. Is de medewerker inmiddels uit dienst? Dan is het zaak dat je privacygevoelige informatie niet te lang bewaart.

Zaken als een sollicitatiebrief of cv kun je bijvoorbeeld direct verwijderen. Als het arbeidscontract nog dient als bewijs voor jouw eigen financiële administratie kun je deze nog een tijdje bewaren. Hiervoor is een periode van twee jaar gebruikelijk.

Wat als het arbeidscontract niet is getekend?

Heb je iemand in dienst genomen maar ben je vergeten deze voor aanvang te laten tekenen? Een getekende arbeidsovereenkomst is niet verplicht. Als je medewerker is begonnen dan is die (blijkbaar) akkoord gegaan met het voorstel.

Meestal zijn de belangrijkste zaken uitgebreid in sollicitatiegesprekken besproken. Toch kan het wel lastig zijn om te bewijzen dat alle details uit de overeenkomst akkoord zijn bevonden. Zijn er nog geen problemen ontstaan? Dan kun je alsnog even vragen of de medewerker akkoord is met alle details en het arbeidscontract even wil tekenen.